Vinou Cellar – Einstellungen

Grundangaben zu Deinem Betrieb, zur Abrechnung und zum Verhalten des Programms sind an einer Stelle gebündelt – so musst Du sie nur einmal setzen und hast im Alltag Ruhe damit.

Ganz oben stehen die Account-Einstellungen: Du siehst Dein aktuelles Abrechnungsmodell und kommst über das Stift-Symbol zu den Rechnungsinformationen, also Rechnungsadresse, Bankverbindung und den Daten zu Deiner Mitgliedschaft. Darunter unter „Mein Weingut“ steht Dein Betrieb mit Anschrift. Über „Neu anlegen“ kannst Du weitere Weingüter ergänzen – praktisch, wenn Du Weine unter einem zweiten Namen oder als Abfüller vertreibst. Diese Angaben sind im Vinou-Netzwerk öffentlich sichtbar; mit dem Schalter rechts entscheidest Du, ob ein Eintrag aktiv ist.

Im unteren Teil folgen die System-Einstellungen:

• Applikation – Grundlegendes wie die Währung oder die Verarbeitung von Texten, damit überall dieselben Vorgaben gelten.

• E-Mails – hier hinterlegst Du Dein Postfach und legst fest, welche Nachrichten verschickt werden. Läuft der Versand über Dein eigenes Konto, liegt der Schriftwechsel auch in Deinem Postfach.

• Dokumente – Einstellungen rund um Deine Ausdrucke und Unterlagen.

Arbeitest Du für mehr als einen Betrieb – etwa ein zugekauftes Weingut oder eine zweite Firmierung –, legst Du ihn über dieses Fenster an. So bleiben die Aufzeichnungen der Betriebe sauber getrennt, und Du musst Dich beim Wechsel nicht neu anmelden.

Zwingend brauchst Du nur zwei Angaben: die Bezeichnung des Weinguts und das Land. Alles andere – Ansprechpartner, Straße, Postleitzahl, Stadt, Weinregion und Umsatzsteuer-ID – kannst Du sofort eintragen oder später ergänzen. Die Weinregion lohnt sich früh, weil sie bei den Herkunftsangaben Deiner Weine mitgeht.

Weiter unten folgen Telefon und Fax. Diese Angaben landen später auf Deinen Dokumenten, deshalb trägst Du sie am besten gleich so ein, wie sie auf dem Briefpapier stehen. Über das Speichersymbol unten rechts sicherst Du den neuen Betrieb, mit dem Kreuz oben schließt Du das Fenster ohne Änderung.

Rechnungen an Dein Weingut werden genau mit den Angaben aus diesem Fenster erstellt – deshalb lohnt ein prüfender Blick, bevor Du speicherst.

Ganz oben steht, wer im Betrieb angesprochen wird, dazu Firmenname und die vollständige Anschrift mit PLZ, Stadt und Land. Die Weinregion gehört ebenfalls dazu. All das ist Pflicht, sonst lässt sich die Rechnung nicht sauber zustellen.

Darunter folgen die steuerlichen Angaben. Die USt-ID brauchst Du in jedem Fall, die Steuernummer kannst Du auch später nachtragen, wenn sie Dir gerade nicht vorliegt. Links lädst Du ein Bild hoch oder entfernst es wieder – etwa das Logo Deines Weinguts. Gespeichert wird über das Zeichen unten rechts, mit dem Kreuz oben schließt Du das Fenster ohne Änderung.

Arbeitest Du mit Kellereien, Abfüllern oder Partnerbetrieben zusammen, die ebenfalls mit Vinou arbeiten, legst Du in diesem Fenster fest, wie eng dieser Austausch sein soll. Alles bleibt aus, solange Du nichts einschaltest – Du entscheidest also selbst, was von außen zu Dir durchkommt.

Der eine Punkt, um den es geht, ist die Stammdaten-Synchronisation. Schaltest Du sie ein, dürfen andere Mitglieder Artikelangaben direkt in Dein Sortiment übertragen. Das spart Dir das Abtippen, wenn ein Partner einen neuen Artikel anlegt – und sorgt dafür, dass Bestellungen zu neuen Artikeln automatisch bei Dir landen statt liegen zu bleiben.

Pflichtangaben gibt es keine: Du kannst den Schalter jederzeit wieder umlegen. Nicht vergessen, zum Schluss unten rechts zu speichern – sonst bleibt die Einstellung so, wie sie vorher war.

Was auf Etiketten, Analyseaufträgen und Schreiben an Labore als Absender erscheint, stammt aus diesem Fenster. Trage einmal sauber ein, wie Dein Betrieb heißt und wo er sitzt – dann musst Du das später nirgends mehr wiederholen.

Zwingend nötig sind nur zwei Dinge: die Bezeichnung des Betriebs und das Land. Alles andere – Ansprechpartner, Straße, Postleitzahl und Ort, die Weinregion wie Rheinhessen, dazu Telefon, Fax und die USt-ID. – kannst Du in Ruhe nachtragen. Die Region lohnt sich früh, weil sie bei Meldungen und Auswertungen mitläuft.

Links lädst Du über die orangefarbene Schaltfläche Dein Logo hoch; mit Bild löschen nimmst Du es wieder heraus. Oben wechselst Du zu Adressen, Dateien und Notizen, wenn Du abweichende Liefer- oder Rechnungsanschriften, Dokumente oder interne Vermerke hinterlegen willst. Gespeichert wird unten rechts über das grüne Feld – sonst gehen Deine Änderungen beim Schließen verloren.

Preise, Rechnungen, Auswertungen – irgendwo muss festgelegt sein, in welcher Währung Vinou rechnet. Genau das erledigst Du in diesem Fenster, zusammen mit der Frage, wie Du Texte zu Deinen Weinen erfasst.

Die Währung ist die Pflichtangabe. Sie gilt für alle Beträge im Programm, also auch für Rechnungen und Angebote – stell sie einmal richtig ein, dann passt sie überall. Standardmäßig steht dort Euro.

Die HTML-Verarbeitung kannst Du jederzeit nachträglich ändern. Ist sie eingeschaltet, bekommst Du für Beschreibungen von Weinen, Produkten und Weinpaketen einen ausführlichen Editor – hilfreich, wenn Du Texte für Deinen Shop gestalten willst. Brauchst Du das nicht, schalte sie ab und schreibe einfach drauflos. Zum Schluss speicherst Du unten rechts.

Standardmäßig gehen alle Nachrichten an Deine Kunden über das Postfach von Vinou raus – als Absender steht dann noreply@vinou.de im Posteingang. Willst Du lieber mit Deiner eigenen Adresse auftreten, trägst Du in diesem Fenster die Zugangsdaten Deines Postfachs ein. Für Deine Kunden sieht die Mail dann so aus, als käme sie direkt vom Weingut – und Antworten landen bei Dir.

Vier Angaben sind Pflicht, damit der Versand funktioniert: Host / Server und TLS-Port Deines Anbieters sowie Benutzername und Passwort des Postfachs. Diese Daten stehen in der Einrichtungsanleitung Deines Mail-Anbieters oder liegen Deinem Vertrag bei.

Darunter kannst Du noch festlegen, welche Adresse und welcher Absendername bei ausgehenden Mails erscheinen sollen – etwa der Name Deines Weinguts statt einer nüchternen Adresse. Der Schalter oben bestimmt, ob wirklich alle Mails aus Vinou über dieses Postfach laufen; er lässt sich erst umlegen, wenn die Zugangsdaten stehen. Zum Schluss speichern, sonst bleibt alles beim Vinou-Postfach.

Jedes PDF, das Vinou für Dich erzeugt, folgt den Vorgaben aus diesem Fenster – vom Briefpapier im Hintergrund bis zur Frage, ob Logo und Absenderblock mitgedruckt werden.

Das Hintergrund-PDF ist der wichtigste Punkt: Lade Dein Briefpapier oder Deine Designvorlage hoch, und jede Rechnung, jeder Lieferschein und jedes Angebot kommt automatisch im Auftritt Deines Weinguts heraus. Achte darauf, ein PDF mit Vektordaten zu verwenden und nicht mehr als 1 MB – sonst wird der Druck unsauber. Solange Du nichts hochlädst, arbeitet Vinou mit dem Standard-Layout weiter, Du kannst Deine Vorlage also jederzeit nachreichen.

Die Schalter darunter regelst Du danach, wie Dein Briefpapier aussieht. Steht Dein Logo und Deine Anschrift schon aufgedruckt darauf, blende Logo und Adressblock aus, damit nichts doppelt erscheint. Mit Lieferadresse immer auf Lieferschein taucht die Anschrift auch beim Abhofverkauf auf – hilfreich, wenn Deine Papiere immer gleich aussehen sollen. Zum Schluss über das Speichern-Symbol unten rechts sichern.

Jede Rechnung, jeder Lieferschein und jedes Angebot bekommt von Vinou automatisch eine Nummer. Wie diese Nummer aussieht, legst Du in diesem Fenster fest – so bleibt Deine Nummerierung durchgängig und passt zu dem, was Dein Steuerberater erwartet.

Für jede Belegart stellst Du drei Dinge ein:

• Prefix – ein Kürzel, das vorangestellt wird, etwa RE für Rechnungen. Kannst Du auch leer lassen.
• Stellen – wie lang die Nummer ist. Bei vier Stellen wird aus der 7 eine 0007.
• Starte mit – ab welcher Zahl gezählt wird. Praktisch, wenn Du aus einem anderen Programm umsteigst und dort schon bei 1250 warst.

Die Zeilen für Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine und Stornorechnungen füllst Du am besten aus, bevor Du den ersten Beleg schreibst – nachträglich ändern lässt sich das zwar, springt in der Nummernfolge aber ins Auge. Speichern nicht vergessen, das grüne Zeichen unten rechts sichert Deine Eingaben.