Vinou Cellar – Benutzer

Wer im Keller Einträge macht, wer Analysen beauftragt, wer nur mitliest – wer dazu berechtigt ist, entscheidest Du auf dieser Seite. Jede Kachel steht für eine Person mit Name und Rolle, hier zum Beispiel Administrator oder Benutzer. So bleibt nachvollziehbar, wer mit welchen Rechten im Betrieb arbeitet.

Über Neu anlegen kommt jemand Neues dazu – praktisch, wenn ein Kellermeister oder eine Aushilfe anfängt. Das Suchfeld hilft Dir, jemanden über Name oder E-Mail schnell zu finden, und mit Filter anzeigen grenzt Du die Liste weiter ein. Rechts oben wechselst Du zwischen Kachel- und Listenansicht, und mit Download holst Du Dir die Übersicht als Datei – etwa für die eigenen Unterlagen.

Fährst Du über eine Kachel, klappen die Aktionen auf, wie bei Christian Händel zu sehen: Der Stift führt zu den Angaben der Person, über den Schalter setzt Du den Zugang aktiv oder inaktiv, und der Papierkorb entfernt den Eintrag ganz. Der Schalter ist der ruhigere Weg, wenn jemand nur vorübergehend nicht mehr mitarbeitet – die bisherigen Einträge bleiben dabei erhalten.

Kommt jemand Neues dazu, bekommt er ein eigenes Konto – so arbeitet jeder unter seinem Namen und Du siehst später, wer was eingetragen hat. Im Reiter „Allgemein“ brauchst Du unter Zugangsdaten den Namen (mindestens drei Zeichen), die E-Mail-Adresse, die zugleich der Anmeldename ist, und ein Passwort mit mindestens zwölf Zeichen, das Du zweimal eingibst.

Unter Einstellungen wählst Du die Sprache und das Startmodul. Wer den ganzen Tag im Keller arbeitet, startet gleich dort. Der Schalter „aktiv“ oben rechts entscheidet, ob sich die Person anmelden darf.

Was jemand sehen und tun darf, legst Du im Reiter „Rollen und Rechte“ fest – etwa bei der Aushilfe im Keller, die nicht das ganze Programm braucht. Gespeichert wird über Speichern in der Fußleiste, Abbrechen schließt das Fenster ohne Änderung.

Ganz oben siehst Du, um wen es geht: Bild oder Anfangsbuchstabe, Name und E-Mail-Adresse. Über Bild hochladen bzw. Bild ändern kommt ein Foto dazu, am besten als freigestelltes PNG mit 1000 × 1000 Pixeln. Rechts daneben sitzt der Schalter „aktiv“: Scheidet jemand aus oder pausiert eine Saisonkraft, schaltest Du den Zugang ab – die Daten bleiben erhalten.

Unter Zugangsdaten änderst Du Name, E-Mail-Adresse und Passwort. Ein Passwort musst Du nicht selbst vergeben: Mit Passwort-Mail verschicken bekommt die Person einen Link und legt ihr Passwort selbst fest. Unter Einstellungen stehen Sprache und Startmodul – damit landet jemand nach dem Anmelden gleich dort, wo er arbeitet.

Was jemand darf, regelst Du im Reiter „Rollen und Rechte“. Gespeichert wird über Speichern in der Fußleiste – egal, in welchem Reiter Du gerade bist.

Dein eigenes Profil öffnest Du über Deinen Namen oben in der Kopfzeile. Dort fehlen der Reiter „Rollen und Rechte“, der Schalter „aktiv“ und die Passwort-Mail – Deine eigenen Rechte und Deinen Zugang kann nur ein anderer Administrator ändern.

Ganz oben wählst Du die Rolle: Administrator oder Benutzer. Darunter legst Du fest, welche Bereiche die Person im Menü sieht – zum Beispiel bei der Aushilfe im Keller, die nur einen Teil des Programms braucht.

Links stehen alle Module, jedes mit eigenem Schalter. Die Zahl daneben, etwa „5/7“, zeigt, wie viele Untermodule freigegeben sind. Ein Klick auf ein Modul öffnet rechts seine Untermodule, die Du einzeln an- und ausschaltest oder mit Alle auswählen und Alle abwählen auf einmal. Schaltest Du ein Modul ein, sind zunächst alle Untermodule frei; ist es aus, sind seine Untermodule gesperrt.

Auch die Einstellungen sind ein eigenes Modul: Schaltest Du es ab, verschwindet der Menüpunkt für diese Person. Auf dem Smartphone tippst Du ein Modul an und kommst auf eine eigene Seite mit den Untermodulen, über „Module“ geht es zurück. Die Änderungen gelten, sobald die Person Vinou neu lädt oder sich neu anmeldet.

Wer arbeitet eigentlich alles mit Vinou – und mit welchen Rechten? Über den Download-Knopf oben rechts bekommst Du genau diese Übersicht als Datei auf den Rechner, statt sie von Hand abzutippen.

Zwei Wege stehen Dir offen: ein Export für den täglichen Gebrauch und einer für die Weiterverarbeitung in anderen Programmen. Was gerade in der Ansicht steht – etwa nur die Administratoren – landet auch in der Datei, Du kannst die Liste also vorher passend filtern.

Über Export legt Dir Vinou alle angelegten Benutzer in einer Datei ab – mit Namen, Zugangsdaten und Rollen, so wie sie in der Übersicht stehen. Das ist nützlich, wenn Du in Ruhe am Rechner durchgehen willst, wer noch im Betrieb ist und wer nicht mehr mitarbeiten sollte.

Gut aufgehoben ist die Datei auch als Nachweis für Deine Unterlagen, etwa wenn jemand wissen möchte, wer Zugriff auf Eure Aufzeichnungen hat.

Manchmal braucht es einen Blick von außen auf die Zugänge: Wer ist angelegt, mit welcher Mailadresse, mit welchen Rechten? Genau das schreibt Vinou Dir in eine Datei, die Du herunterladen und in Excel öffnen kannst.

Praktisch ist das, wenn Du zum Jahreswechsel aufräumst und prüfen willst, ob noch Aushilfen von letztem Herbst einen Zugang haben. Auch bei einer Prüfung oder wenn Dein Betriebsleiter eine Übersicht möchte, hast Du die Liste in Sekunden zur Hand.

Fahre eine Kachel an, und oben links tauchen zwei kleine Zeichen auf. Der kleine Schalter stellt den Zugang an oder ab: Abgeschaltet bleibt der Eintrag mit allen Angaben erhalten, aber die Person kommt nicht mehr in Vinou hinein. Praktisch für Aushilfen, die nur im Herbst mitarbeiten – im nächsten Jahr schaltest Du den Zugang einfach wieder an, statt alles neu zu erfassen.

Das Papierkorb-Zeichen daneben entfernt den Benutzer dauerhaft. Der Eintrag ist danach weg und lässt sich nicht zurückholen – wer nur eine Pause braucht, ist mit dem Schalter besser bedient. Was diese Person im Keller eingetragen hat, bleibt bestehen, denn Arbeitsschritte müssen nachvollziehbar dokumentiert bleiben.

Ein Klick auf den orangen Stift mitten in der Kachel öffnet den Eintrag zum Bearbeiten. Dort änderst Du Name, Mailadresse und die Rolle – ob jemand als Administrator alles darf oder als Benutzer nur mitarbeitet. Gespeicherte Änderungen gelten sofort beim nächsten Anmelden.