Vinou eLabel – Einstellungen

Rechnungsadresse, Weingutsdaten, Mailversand: Was Du einmal einstellst, gilt danach für alles, was Vinou eLabel für Dich erzeugt. Deshalb lohnt sich ein Rundgang durch diese Seite gleich zu Beginn – später musst Du selten wieder her.

Ganz oben stehen die Account-Einstellungen. Dein Abrechnungsmodell zeigt Dir, welchen Umfang Du gebucht hast, und unter den Rechnungsinformationen hinterlegst Du Adresse und Bankverbindung für Deine Vinou-Mitgliedschaft – so kommen Deine Rechnungen von Uns immer an der richtigen Stelle an.

Darunter steht Dein Weingut mit Anschrift. Über das Stiftsymbol änderst Du die Angaben, mit dem Schalter daneben stellst Du das Weingut aktiv oder inaktiv. Mit Neu anlegen kommen weitere Betriebe dazu – praktisch, wenn Du Weine unter einem zweiten Namen oder als Abfüller vertreibst. Diese Angaben sind im Vinou-Netzwerk öffentlich sichtbar und tauchen auf Deinen Etiketten auf.

Unter den System-Einstellungen legst Du fest, wie das Programm arbeitet:

• Applikation – Währung und Textverarbeitung, damit Preise und Beschreibungen überall gleich aussehen.

• E-Mails – Dein eigenes Postfach für den Versand und die Auswahl, welche Mails rausgehen sollen; so kommt Post beim Kunden mit Deiner Absenderadresse an.

• Vorlagen – das Aussehen Deiner Dokumente.

Ganz unten am Rand stehen die Zertifizierungsnummer und die Versionsnummern. Die brauchst Du, wenn Du eine Frage an den Support stellst – dann können Wir Dein Anliegen sofort zuordnen.

Führst Du mehr als einen Betrieb oder trittst Du unter einem zweiten Namen auf, trägst Du das Weingut in diesem Fenster ein. Die Angaben erscheinen später auf Deinen digitalen Etiketten – der Verbraucher sieht also sofort, von wem der Wein stammt.

Ohne Bezeichnung und Land geht es nicht, beides ist Pflicht. Alles andere – Ansprechpartner, Anschrift, Weinregion, USt-ID. sowie Telefon und Fax unter „Kontakt“ – kannst Du gleich mit eintragen oder später ergänzen. Es lohnt sich trotzdem, die Adresse vollständig zu erfassen, damit Deine Etiketten von Anfang an sauber aussehen und Du nicht später nacharbeiten musst.

Gespeichert wird über das Disketten-Zeichen unten rechts. Mit dem Kreuz oben schließt Du das Fenster wieder, ohne etwas zu übernehmen.

Damit Deine Rechnungen von Vinou korrekt bei Dir ankommen, hinterlegst Du in diesem Fenster, an wen und wohin sie gehen sollen. Ansprechpartner, Firma, Straße, PLZ, Stadt und Land sind Pflicht – ohne diese Angaben lässt sich keine saubere Rechnung ausstellen.

Dazu wählst Du Deine Weinregion aus und trägst Deine USt-ID. ein. Die Steuernummer kannst Du freilassen und später nachtragen, wenn Du sie zur Hand hast.

Links lädst Du ein Bild hoch, etwa Dein Logo oder ein Foto des Ansprechpartners – über Bild löschen wirst Du es wieder los. Zum Schluss speicherst Du unten rechts, sonst bleiben die Änderungen nicht erhalten.

Ob und wie Du Dich am Vinou-Netzwerk beteiligst, entscheidest Du in diesem Fenster. Es ist schnell erledigt: Es gibt nur eine einzige Einstellung, alles andere bleibt so, wie Du es sonst eingerichtet hast.

Der Schalter Stammdaten-Synchronisation erlaubt anderen Mitgliedern, Angaben zu ihren Artikeln direkt in Dein Sortiment zu übertragen. Das spart Dir das Abtippen, wenn ein Partner einen neuen Artikel anlegt – und sorgt dafür, dass Bestellungen für solche Artikel automatisch weitergeleitet werden können. Lässt Du den Schalter aus, kommt nichts von außen in Dein Sortiment.

Pflicht ist die Einstellung nicht – Du kannst sie jederzeit wieder ändern. Wichtig ist nur: Nach dem Umlegen des Schalters unten rechts auf Speichern tippen, sonst bleibt alles beim Alten.

Dein Betrieb hat einen Namen, eine Anschrift und ein Gesicht – in diesem Fenster hältst Du beides fest. Was Du hier einträgst, taucht später auf Deinen eLabels und in den Unterlagen wieder auf, ohne dass Du es jedes Mal neu tippen musst.

Zwingend nötig sind nur zwei Angaben: die Bezeichnung Deines Weinguts und das Land. Alles andere – Ansprechpartner, Straße, Postleitzahl und Ort, die Weinregion wie etwa Rheinhessen sowie die Umsatzsteuer-ID – kannst Du in Ruhe nachtragen. Je vollständiger die Angaben, desto weniger musst Du später bei Rechnungen oder Etiketten von Hand ergänzen.

Links lädst Du über die orangefarbene Schaltfläche Dein Betriebslogo hoch; „Bild löschen“ entfernt es wieder. Weiter unten folgen Telefon und Fax für den Kontakt. Über die Reiter oben kommst Du zu Adressen, Dateien und Notizen. Gespeichert wird über das Symbol unten rechts – erst dann sind Deine Änderungen übernommen.

Welche Währung soll auf Deinen Preisen, Rechnungen und Listen stehen? Genau das legst Du in diesem Fenster fest – einmal eingestellt, gilt es überall in Vinou. Für den deutschen Raum bleibt Euro (EUR) stehen, exportierst Du in die Schweiz oder nach Übersee, stellst Du hier um.

Der zweite Schalter betrifft Deine Beschreibungstexte zu Weinen, Produkten und Weinpaketen. Ist die HTML-Verarbeitung eingeschaltet, bekommst Du beim Schreiben einen ausführlichen Editor – damit kannst Du Absätze, Fettdruck oder Aufzählungen setzen, so wie es im Shop später aussehen soll. Brauchst Du das nicht und willst einfach nur Text tippen, schalte ihn aus.

Beides kannst Du jederzeit wieder ändern. Wichtig ist nur: Nach einer Anpassung auf das Speicher-Symbol unten rechts klicken, sonst bleibt alles beim Alten.

Bestellbestätigungen, Rechnungen, Nachrichten aus dem Online-Shop – all das geht standardmäßig von noreply@vinou.de raus. Trägst Du in diesem Fenster Dein eigenes Postfach ein, steht künftig Deine Weingutsadresse als Absender darin. Für Deine Kunden wirkt das vertrauter, und Antworten landen direkt bei Dir.

Vier Angaben brauchst Du dafür zwingend, sie stehen so in den Zugangsdaten Deines Mail-Anbieters: Host beziehungsweise Server, der TLS-Port für die verschlüsselte Verbindung sowie Benutzername und Passwort. Ohne diese vier lässt sich nichts speichern.

Darunter kannst Du festlegen, welche Adresse und welcher Name bei ausgehenden Mails erscheinen sollen – etwa Dein Weingutsname statt einer nüchternen Mailadresse. Das ist kein Muss und lässt sich jederzeit nachtragen. Der Schalter oben entscheidet, ob wirklich alle Vinou-Mails über dieses Postfach laufen; er wird erst aktiv, wenn die Pflichtangaben stehen.

Rechnungen, Preislisten oder Angebote sollen aussehen wie Dein Weingut – dafür ist dieses Fenster da. Zu jedem PDF-Typ lädst Du eine eigene Vorlage hoch, die dann die Standardvorlage von Vinou ersetzt. Bis dahin bleibt überall die Vinou-Vorlage aktiv, so wie es unter "Aktuell" steht.

Pflicht ist keine dieser Vorlagen. Du kannst also mit den Standardvorlagen arbeiten und einzelne Dokumente später nachrüsten – etwa erst die Preisliste, wenn die Aussendung ansteht. Über Datei auswählen lädst Du die Datei hoch, sie muss die Endung .vin haben und darf höchstens 5 MB groß sein.

Ein Hinweis, den Du ernst nehmen solltest: Hinter den Vorlagen steckt Technik, die schnell empfindlich reagiert. Ist eine Vorlage fehlerhaft, werden Deine PDFs nicht mehr richtig erzeugt. Lass die Dateien deshalb von jemandem erstellen, der sich damit auskennt.

Papier mit Rebstock am Rand, Logo oben, Adressblock links: Wie Deine erzeugten PDFs aussehen, legst Du in diesem Fenster fest – einmal eingestellt, gilt es für Rechnungen, Lieferscheine, Bestellbestätigungen und Angebote gleichermaßen.

Das Hintergrund-PDF ist der wichtigste Punkt. Lädst Du Dein eigenes Briefpapier oder eine Designvorlage hoch, erscheint es unter allen Dokumenten – so brauchst Du kein vorgedrucktes Papier mehr im Drucker. Wichtig: Es muss ein PDF mit Vektordaten sein und darf höchstens 1 MB groß sein, sonst wird der Druck unscharf. Lädst Du nichts hoch, bleibt der Vinou-Standard aktiv.

Die Schalter darunter kannst Du jederzeit nachträglich umlegen. Nutzt Du eigenes Briefpapier, auf dem Logo und Firmenanschrift schon aufgedruckt sind, blendest Du Logo und Adressblock aus, damit nichts doppelt erscheint. Und wenn Deine Kundschaft auch beim Abhofverkauf die Lieferadresse auf dem Lieferschein sehen soll, aktivierst Du die erste Einstellung. Zum Schluss über den grünen Knopf unten rechts speichern.

Scannt ein Kunde den Code auf Deiner Flasche, landet er beim eLabel – und dieses Fenster legt fest, was ihm dort angezeigt wird. Vier Schalter, jeder für einen Teil der Seite: Flaschenbild, die Weindaten wie Rebsorte, Jahrgang und Alkoholgehalt, den Block "Weitere Angaben" mit Dingen wie der Trinktemperatur und den Block "Weinbeschreibung" mit Boden, Ausbau und Beschreibungstext.

Die Schalter wirken auf alle Deine eLabels gleichzeitig. Steht ein Schalter auf Orange, ist der Bereich sichtbar; schaltest Du ihn aus, verschwindet er von jedem Etikett. Praktisch, wenn Du bei manchen Weinen keine ausführlichen Texte gepflegt hast – dann bleibt die Seite trotzdem aufgeräumt.

Angaben, die gesetzlich aufs eLabel gehören – Zutaten und Nährwerte –, kannst Du hier nicht abschalten. Für alles, was Du selbst wählst, gilt: Prüf im Zweifel mit Deinem Berater, ob die Darstellung passt. Vinou übernimmt dafür keine rechtliche Haftung. Zum Schluss über das grüne Speichern-Symbol sichern, sonst greifen die Änderungen nicht.