Vinou eLabel – Benutzer

Nicht jeder im Betrieb soll alles ändern dürfen – deshalb bekommt jede Person, die mit den digitalen Etiketten arbeitet, einen eigenen Zugang. In der Übersicht steht jede Person auf einer eigenen Kachel, mit Name und Rolle darunter: Administrator oder Benutzer. So siehst Du auf einen Blick, wer mitarbeitet und wer volle Rechte hat.

Über „Neu anlegen“ kommt jemand dazu, etwa eine Aushilfe im Büro oder der Kollege, der die Nährwertangaben pflegt. Ein Klick auf eine Kachel öffnet den Eintrag, wenn sich Name, E-Mail-Adresse oder die Rolle ändern. Und scheidet jemand aus, nimmst Du den Zugang wieder heraus – wichtig, damit nur aktive Mitarbeiter an Deine Etikettendaten kommen.

Bei vielen Zugängen hilft das Suchfeld: Ein paar Buchstaben des Namens oder ein Teil der E-Mail-Adresse genügen. Über die beiden Symbole oben rechts wechselst Du zwischen Kacheln und einer schmalen Liste, die bei langen Aufstellungen übersichtlicher ist. Mit „Download“ holst Du Dir alle Zugänge als Datei – praktisch, wenn Du einmal im Jahr durchgehen willst, wer noch Zugriff braucht.

Kommt jemand Neues dazu, bekommt er ein eigenes Konto – so arbeitet jeder unter seinem Namen und Du siehst später, wer was eingetragen hat. Im Reiter „Allgemein“ brauchst Du unter Zugangsdaten den Namen (mindestens drei Zeichen), die E-Mail-Adresse, die zugleich der Anmeldename ist, und ein Passwort mit mindestens zwölf Zeichen, das Du zweimal eingibst.

Unter Einstellungen wählst Du die Sprache und das Startmodul. Wer den ganzen Tag an den Etiketten sitzt, startet gleich dort. Der Schalter „aktiv“ oben rechts entscheidet, ob sich die Person anmelden darf.

Was jemand sehen und tun darf, legst Du im Reiter „Rollen und Rechte“ fest – etwa bei der Aushilfe im Büro, die nicht das ganze Programm braucht. Gespeichert wird über Speichern in der Fußleiste, Abbrechen schließt das Fenster ohne Änderung.

Ganz oben siehst Du, um wen es geht: Bild oder Anfangsbuchstabe, Name und E-Mail-Adresse. Über Bild hochladen bzw. Bild ändern kommt ein Foto dazu, am besten als freigestelltes PNG mit 1000 × 1000 Pixeln. Rechts daneben sitzt der Schalter „aktiv“: Scheidet jemand aus oder pausiert eine Saisonkraft, schaltest Du den Zugang ab – die Daten bleiben erhalten.

Unter Zugangsdaten änderst Du Name, E-Mail-Adresse und Passwort. Ein Passwort musst Du nicht selbst vergeben: Mit Passwort-Mail verschicken bekommt die Person einen Link und legt ihr Passwort selbst fest. Unter Einstellungen stehen Sprache und Startmodul – damit landet jemand nach dem Anmelden gleich dort, wo er arbeitet.

Was jemand darf, regelst Du im Reiter „Rollen und Rechte“. Gespeichert wird über Speichern in der Fußleiste – egal, in welchem Reiter Du gerade bist.

Dein eigenes Profil öffnest Du über Deinen Namen oben in der Kopfzeile. Dort fehlen der Reiter „Rollen und Rechte“, der Schalter „aktiv“ und die Passwort-Mail – Deine eigenen Rechte und Deinen Zugang kann nur ein anderer Administrator ändern.

Ganz oben wählst Du die Rolle: Administrator oder Benutzer. Darunter legst Du fest, welche Bereiche die Person im Menü sieht – zum Beispiel bei der Aushilfe im Büro, die nur einen Teil des Programms braucht.

Links stehen alle Module, jedes mit eigenem Schalter. Die Zahl daneben, etwa „5/7“, zeigt, wie viele Untermodule freigegeben sind. Ein Klick auf ein Modul öffnet rechts seine Untermodule, die Du einzeln an- und ausschaltest oder mit Alle auswählen und Alle abwählen auf einmal. Schaltest Du ein Modul ein, sind zunächst alle Untermodule frei; ist es aus, sind seine Untermodule gesperrt.

Auch die Einstellungen sind ein eigenes Modul: Schaltest Du es ab, verschwindet der Menüpunkt für diese Person. Auf dem Smartphone tippst Du ein Modul an und kommst auf eine eigene Seite mit den Untermodulen, über „Module“ geht es zurück. Die Änderungen gelten, sobald die Person Vinou neu lädt oder sich neu anmeldet.

Wer hat eigentlich Zugang zu Deinem eLabel-Konto? Über die Download-Schaltfläche oben rechts bekommst Du die Liste aller angelegten Benutzer als Datei – mit Namen, E-Mail-Adresse und der jeweiligen Rolle.

Zwei Varianten stehen Dir zur Wahl: eine Datei zum Anschauen und Ausdrucken und eine zum Weiterverarbeiten in einem Tabellenprogramm. Praktisch, wenn Du einmal im Jahr durchgehen willst, wer noch mitarbeitet und wer nicht mehr im Betrieb ist.

Was Du vorher über Suche und Filter einschränkst, wirkt sich auch auf den Download aus – so bekommst Du zum Beispiel nur die Administratoren in die Datei.

Brauchst Du eine Übersicht Deiner Zugänge außerhalb der Software, erzeugt „Export“ genau das: eine Datei mit allen angelegten Benutzern und den Angaben, die Du zu ihnen hinterlegt hast. Die kannst Du in einem Tabellenprogramm öffnen, ausdrucken oder ablegen.

Praktisch ist das etwa, wenn Du einmal im Jahr durchgehen willst, wer noch Zugang zu Deinem eLabel-Konto hat – oder wenn jemand aus dem Betrieb ausscheidet und Du festhalten möchtest, was zu diesem Zeitpunkt eingerichtet war.

Über „Export (EDV)“ lädst Du Deine Benutzer als Liste herunter – mit den Angaben, die Du zu jedem Zugang hinterlegt hast, also etwa Name, E-Mail-Adresse und Rolle. Die Datei lässt sich in einem Tabellenprogramm öffnen und weiterverarbeiten.

Gebraucht wird das vor allem, wenn jemand außerhalb der Software wissen muss, wer Zugang hat: bei einer Prüfung, beim Übergeben an eine Kollegin oder wenn Du zum Jahreswechsel einmal durchgehen willst, welche Zugänge noch aktuell sind.

Zeigst Du auf einen Benutzer, färbt sich die Kachel dunkel und oben tauchen zwei kleine Schaltflächen auf, dazu wird die Kachel selbst zum Bearbeiten-Feld. Der Schalter links stellt den Zugang an oder ab – ein abgeschalteter Benutzer bleibt mit allen Angaben erhalten, kann sich aber nicht mehr anmelden. Praktisch für eine Aushilfe, die nur zur Lese mitarbeitet.

Das Papierkorb-Symbol daneben entfernt den Benutzer dauerhaft. Der Zugang samt Rolle ist danach weg und lässt sich nur durch ein komplettes Neuanlegen zurückholen – wenn jemand nur vorübergehend pausiert, ist der Schalter die bessere Wahl.

Ein Klick auf das Stift-Zeichen in der Mitte öffnet den Eintrag zum Bearbeiten. Dort änderst Du Name, E-Mail und die Rolle. Eine geänderte Rolle wirkt sofort: Aus einem Administrator wird ein einfacher Benutzer mit weniger Rechten – oder umgekehrt.