Vinou Office – Fassweine

Verkaufst Du Wein im Fass statt in der Flasche, sammeln sich diese Partien auf dieser Seite – jede mit Name und Jahrgang auf einer eigenen Kachel. Sobald Du einen Wein aus dem Keller zum Verkauf freigegeben hast, taucht er hier auf und lässt sich wie jeder andere Artikel anbieten und abrechnen.

Über das Suchfeld kommst Du auch bei vielen Partien schnell zum richtigen Fasswein – Name, Land, Region, Jahrgang oder Artikelnummer genügen. Zusätzlich kannst Du nach Tag oder Weintyp filtern, etwa um alle Rotweine eines Jahrgangs nebeneinander zu sehen. Rechts oben schaltest Du zwischen Kachel- und Listenansicht um; mit Download holst Du Dir alle Fassweine als Datei, praktisch für Angebote oder die Buchhaltung.

Fährst Du eine Kachel an, klappen oben die Aktionen auf – so wie beim Riesling Test Ungarn im Bild. Mit dem Stift in der Mitte öffnest Du den Fasswein und pflegst seine Angaben, der Schalter links stellt ihn verkäuflich oder ruhend, daneben legst Du eine Kopie an, löschst den Eintrag oder ordnest ihn zu. Über das Plus links legst Du einen neuen Fasswein von Hand an.

Steht ein Wein zum Verkauf im Fass bereit, legst Du ihn über dieses Fenster als eigenen Artikel an. Zwingend brauchst Du nur zwei Angaben: den Namen und den Typ. Damit ist der Fasswein gespeichert und taucht in Deiner Liste auf – alles andere kannst Du in Ruhe nachtragen, wenn die Analyse da ist oder der Kunde fragt.

Sinnvoll sind Geschmacksrichtung und Qualitätsstufe samt Zusatzangabe, weil Du damit später leichter filterst und dem Käufer sofort sagen kannst, was er bekommt. Die Schalter für Bio zertifiziert und Vegan setzt Du, wenn es zutrifft – diese Angaben werden oft ausdrücklich verlangt. Über die Tags ordnest Du den Fasswein Deinen eigenen Gruppen zu; fehlt eine, legst Du sie mit „Neu anlegen“ direkt an.

Unter Zusammensetzung trägst Du die Rebsorten ein. Besteht der Wein aus mehreren, schaltest Du Cuvée ein und verteilst die Anteile – so ist später nachvollziehbar, was im Fass liegt.

Name und Typ sind Pflicht – ohne sie lässt sich der Fasswein nicht speichern. Alles Weitere, von der Geschmacksrichtung über die Qualitätsstufe bis zur Zusatzangabe, macht Dein Angebot für den Käufer eindeutig: Wer Fasswein kauft, will genau wissen, was im Tank liegt.

Mit den Schaltern kennzeichnest Du bio zertifizierte und vegane Weine. Über die Tags ordnest Du den Wein Deinen eigenen Gruppen zu – Rotwein, Ortwein, Probierpakete oder was Du sonst brauchst. Fehlt eine Gruppe, legst Du sie über „Neu anlegen“ direkt hier an und kannst später gezielt danach filtern.

Unter Zusammensetzung trägst Du die Rebsorten ein; besteht der Wein aus mehreren, schaltest Du Cuvée dazu. Links lädst Du ein freigestelltes Bild hoch – es taucht überall dort wieder auf, wo der Wein gezeigt wird. Gespeichert wird über das grüne Symbol unten rechts.

Ein QR-Code führt vom Papier direkt zu Deinem Wein – vom Aufkleber am Fass, vom Angebot oder vom Etikett aufs Handy. Über Neuen QR-Code anlegen erzeugst Du für den Riesling so viele Codes, wie Du brauchst, etwa einen je Anlass oder je Abnehmer.

Zu jedem Code siehst Du den Ziel-Typ und die Anzahl der Aufrufe. So merkst Du, ob ein Code überhaupt gescannt wird und welcher Weg bei Deinen Kunden ankommt.

Mit Download SVG holst Du Dir den Code als Datei – sauber in jeder Größe druckbar, auch für die Druckerei. Über das Stift-Symbol änderst Du das Ziel nachträglich, mit dem Papierkorb wirfst Du einen Code wieder raus.

Vier Schalter legen fest, wo der Eintrag überhaupt auftaucht: im Vinou-Netzwerk für andere Mitglieder, intern für Deine angemeldeten Kunden, öffentlich auf Deiner Webseite und im Shop. So kannst Du eine Partie schon anlegen und pflegen, bevor sie jemand zu sehen bekommt – und später einfach freischalten. Orange bedeutet aktiv, grau heißt: hier passiert gerade nichts.

Darunter steht die Adresse, unter der der Wein auf Deiner Webseite erreichbar ist. Automatisch baut Vinou sie aus Artikelnummer, Name, Jahrgang und Geschmack zusammen und passt sie bei Änderungen an; auf Manuell schreibst Du sie selbst. Ältere Adressen funktionieren weiter – verschickte Links und gedruckte Angebote laufen also nicht ins Leere. Die Vorschau links zeigt Dir, wie der Eintrag in einer Suche erscheint.

Zwei kleine Stellschrauben zum Schluss: Mit Topseller hebst Du einen Fasswein hervor, und über den manuellen Sortierindex bestimmst Du, an welcher Stelle er in der Liste steht – praktisch, wenn eine Partie weg soll, bevor die nächste kommt.

Wie viel Liter tatsächlich noch im Fass sind, steht ganz oben: der verfügbare Bestand, hier 474 Liter. Darunter listet die Tabelle jeden Vorgang auf – mit Datum, Menge, Art der Bewegung und der zugehörigen Rechnungs- oder Belegnummer. So kannst Du jederzeit nachvollziehen, woher der aktuelle Stand kommt.

Der erste Eintrag entsteht meist von selbst: Sobald Du einen Wein aus dem Keller als Fasswein freigibst, taucht die Menge als Zugang auf. Alles Weitere – etwa eine Zulieferung oder eine Abgabe an einen Abnehmer – trägst Du über „Warenein-/ausgang buchen“ nach. Menge, Datum und Belegnummer dazu, fertig.

Der Vorteil: Du musst Dir nicht merken, was wann aus dem Fass gegangen ist. Kommt eine Rückfrage vom Abnehmer oder von der Buchhaltung, öffnest Du diesen Reiter und hast den kompletten Verlauf mit Belegnummern vor Dir.

Über "Neue Datei anlegen" lädst Du ein Dokument oder Bild hoch und gibst ihm einen Titel und eine kurze Beschreibung. So liegt das Laborergebnis oder das Musterangebot genau dort, wo der Wein steht – und nicht irgendwo im Mailpostfach.

Solange noch nichts hinterlegt ist, steht rechts nur der Hinweis, dass keine Einträge vorhanden sind. Sobald Du etwas hochlädst, siehst Du an dieser Stelle Deine Liste und kannst die Dateien wieder öffnen.

Das lohnt sich vor allem bei Fassweinen, die Du an mehrere Interessenten anbietest: Wer nach der Analyse fragt, bekommt sie in Sekunden – ohne Suchen im Ordner.

Absprachen mit dem Käufer, ein Hinweis zur Probe, eine Erinnerung für den nächsten Kontrolltermin: Über "Neue Notiz erstellen" schreibst Du solche Dinge direkt zum Fasswein dazu. So liegt die Information dort, wo Du sie später suchst – und nicht auf einem Zettel im Büro.

Solange noch nichts erfasst ist, steht rechts "Noch keine Einträge vorhanden". Angelegte Notizen sammeln sich dort untereinander, sodass auch Kollegen nachlesen können, was zuletzt besprochen wurde.

Praktisch ist das besonders bei Fassweinen, die über Wochen im Gespräch sind – Du siehst auf einen Blick, was vereinbart war und wo es gerade hakt.

Der orange Knopf "Download" öffnet ein kleines Menü mit drei Wegen, wie Deine Fassweindaten den Weg zwischen Vinou und Deinem Rechner finden. Zwei davon führen hinaus – als Liste zum Weiterarbeiten oder Weitergeben, etwa an die Buchhaltung oder einen Händler. Der dritte Weg führt hinein: Damit spielst Du Fassweine aus einer vorbereiteten Tabelle ein, statt sie einzeln von Hand zu erfassen.

Wenn die Zahlen das Weingut verlassen sollen, ist der Export der schnellste Weg: Vinou legt Dir die Fassweine aus dieser Übersicht als Datei zum Herunterladen bereit. Drin steht, was Du auch am Bildschirm siehst – Deine angelegten Fassweine mit den dazu erfassten Angaben.

Gebraucht wird das immer dann, wenn jemand anderes mit den Zahlen weiterarbeitet: die Buchhaltung zum Jahresabschluss, ein Fassweinhändler, der eine Liste möchte, oder Du selbst, wenn Du in Ruhe am Rechner rechnen und sortieren willst.

Die Datei ist eine Momentaufnahme. Änderst Du danach etwas an Deinen Fassweinen, lädst Du sie einfach neu herunter.

Sobald jemand außerhalb von Vinou Deine Fassweine schwarz auf weiß braucht, ist der Export der kurze Weg: Vinou stellt Dir die Fassweine aus dieser Übersicht als Datei zusammen, die Du herunterlädst und in Excel oder einem ähnlichen Programm öffnest.

Enthalten sind die Angaben, die Du zu Deinen Fassweinen gepflegt hast – also das, was Du auch in der Übersicht siehst. Damit kannst Du filtern, sortieren und rechnen, ohne in Vinou etwas zu verändern.

Typisch ist das zum Quartalsende für die Buchhaltung, bei Anfragen von Kellereien oder Händlern, die eine Liste wollen, oder wenn Du Dir selbst einen Überblick über die vorhandenen Mengen verschaffen willst.

Viele Fassweine auf einmal einzutippen kostet Zeit – schneller geht es mit der Vorlage. Über Import (EDV) lädst Du eine leere Tabelle herunter, in der die Spalten schon so beschriftet sind, wie Vinou sie erwartet.

Du füllst sie am Rechner aus – etwa nach der Ernte, wenn mehrere Partien gleichzeitig anstehen, oder beim Wechsel von einer alten Liste zu Vinou – und spielst sie anschließend wieder ein. So musst Du Dich nicht durch jedes Formular einzeln klicken.

Zeigst Du mit der Maus auf einen Fasswein, erscheint am oberen Rand der Kachel eine Reihe von Symbolen. Ganz links der Schalter, mit dem Du den Fasswein aktiv oder inaktiv setzt: Inaktive Fassweine bleiben erhalten, tauchen aber im Verkauf nicht mehr auf – gut für Partien, die gerade nicht angeboten werden sollen.

Daneben liegt das Duplizieren. Damit legst Du eine Kopie mit allen Angaben an, die Du nur noch anpassen musst – spart Tipparbeit, wenn sich zwei Partien nur im Jahrgang oder in der Menge unterscheiden. Das Papierkorb-Symbol löscht den Fasswein samt seinen Angaben; das lässt sich nicht rückgängig machen, deshalb setze lieber inaktiv, wenn Du die Daten noch brauchst.

Das vierte Symbol führt zu Warenein- und -ausgang: Dort buchst Du zugegangene oder abgegebene Liter, und der verfügbare Bestand rechnet sich sofort mit – so weißt Du jederzeit, was im Fass noch verkäuflich ist. Der große Stift in der Mitte öffnet den Fasswein zum Bearbeiten, wo Du Name, Typ, Jahrgang und alle weiteren Angaben änderst.