Vinou Office – Weinpakete

Drei Flaschen zum Probierpaket, sechs zum Frühlingsangebot: Zusammengestellte Pakete verkaufen sich oft leichter als einzelne Flaschen – und genau die legst Du auf dieser Seite an. Jedes Paket bekommt eine eigene Kachel mit Bild und Name, so wie "Red Dragon" oder "Frühlingserwachen".

Über das Plus links legst Du ein neues Weinpaket an. Das Suchfeld oben findet ein Paket auch, wenn Du nur einen Teil des Namens oder der Beschreibung weißt, und über die Kategorieauswahl schränkst Du die Anzeige weiter ein – hilfreich, wenn im Lauf der Jahre viele Pakete zusammenkommen. Rechts oben schaltest Du zwischen Kachel- und Listenansicht um; mit Download holst Du Dir alle Pakete als Liste, etwa für Deine Buchhaltung.

Fährst Du über eine Kachel – hier "Spring Energy" –, erscheinen die Schnellaktionen: mit dem Stift in der Mitte öffnest Du das Paket zum Bearbeiten, mit dem Schalter links stellst Du es sichtbar oder blendest es aus, und über den Papierkorb löschst Du es. So nimmst Du ein Saisonpaket nach der Aktion einfach aus dem Verkauf, ohne es ganz zu verlieren.

Ein Weinpaket schnürst Du, wenn mehrere Weine zusammen als ein Angebot verkauft werden sollen – etwa das Probierpaket oder die Geschenkkiste. In diesem Dialog legst Du zuerst fest, wie das Paket heißt und wie Du es beschreibst. Der Name ist Pflicht, alles andere kannst Du später jederzeit ergänzen.

Der Schalter ganz oben bestimmt, ob das Paket aktiv ist. Solange Du noch am Zusammenstellen bist, lässt Du ihn aus – so taucht das Paket weder im Verkauf noch im Shop auf, bis Du damit zufrieden bist.

Im Beschreibungsfeld kannst Du frei formulieren und den Text gestalten: fett, kursiv, Aufzählungen, Links. Dieser Text ist das, was Deine Kunden später zum Paket lesen – ein guter Platz, um zu erzählen, warum genau diese Weine zusammengehören.

Der Name macht den Anfang – er ist Pflicht und steht später überall dort, wo das Paket auftaucht: im Shop, auf dem Lieferschein, auf der Rechnung. Wähl ihn so, dass Deine Kunden gleich wissen, was sie bekommen.

Im Beschreibungsfeld erzählst Du die Geschichte hinter dem Paket: welche Weine drinstecken, zu welchem Anlass es passt, für wen es gedacht ist. Du kannst den Text fett oder kursiv setzen, Listen anlegen und Links einfügen – so liest sich das Angebot im Shop wie ein kleiner Verkaufstext und nicht wie eine Aufzählung.

Links lädst Du über die orange Schaltfläche ein Bild hoch. Am besten quadratisch mit 1500x1500 Pixeln und als freigestelltes .png, dann sitzt das Paket sauber im Shop. Der Schalter aktiv ganz oben entscheidet, ob das Paket überhaupt angeboten wird – praktisch für Saisonpakete, die Du nach Weihnachten einfach ausschaltest statt zu löschen.

Ein gedruckter Code auf Flyer, Regalschild oder Präsentkarton bringt Deine Kunden mit einem Scan genau zu diesem Weinpaket. Über "Neuen QR-Code anlegen" erzeugst Du ihn in Sekunden – links stehst Du dabei immer beim richtigen Paket, hier "Christian Special".

Zu jedem Code siehst Du den Ziel-Typ und die Anzahl der Aufrufe. So merkst Du, ob Deine Aktion überhaupt gescannt wird und ob sich der Druck gelohnt hat.

Mit "Download SVG" holst Du Dir den Code in einer Qualität, die auch großflächig scharf bleibt – Deine Druckerei kann ihn ohne Nacharbeit übernehmen. Über die beiden kleinen Zeichen rechts oben änderst Du einen Code oder löschst ihn wieder.

Fünf Schalter entscheiden darüber, wer Dein Paket zu sehen bekommt: im Vinou-Netzwerk für andere Mitglieder, intern für Deine angemeldeten Kunden, öffentlich auf Deiner Website ohne Login, im Shop zum Bestellen und in der Weinsuchmaschine WINESEARCH.io. So kannst Du ein Präsentpaket etwa erst still vorbereiten und später scharf schalten - oder ein Angebot nur Deinen Stammkunden im Login-Bereich zeigen.

Links daneben siehst Du eine Vorschau, wie der Eintrag später in einer Suchmaschine erscheint. Das hilft Dir einzuschätzen, ob Name und Adresse für einen Fremden verständlich sind.

Unter Website & Shop-Einstellungen legst Du das Pfadsegment fest - den letzten Teil der Adresse, unter der das Paket erreichbar ist. Automatisch erzeugt Vinou ihn aus dem Namen, manuell bestimmst Du ihn selbst. Änderst Du ihn später, bleiben alte Adressen weiter erreichbar, gedruckte Links laufen also nicht ins Leere.

Über "Neue Datei anlegen" hängst Du dem Weinpaket alles an, was dazugehört: ein Foto der gepackten Kiste, das Datenblatt der enthaltenen Weine oder die Beschreibung für den Handel. So musst Du diese Unterlagen nicht auf dem Rechner suchen, wenn ein Kunde danach fragt.

Zu jeder Datei gibst Du einen Titel und eine kurze Beschreibung an – dann weißt Du auch nach Monaten noch, worum es sich handelt. Solange nichts hinterlegt ist, steht an dieser Stelle nur der Hinweis, dass noch keine Einträge vorhanden sind.

Praktisch ist das besonders bei Paketen, die Du jedes Jahr neu schnürst: Bilder vom letzten Weihnachtsangebot oder der Text aus dem Vorjahr sind gleich zur Hand.

Gedanken zum Paket festhalten – dafür ist diese Ansicht da: welche Weine nächstes Jahr wieder hinein sollen, was die Kundin vom Restaurant dazu gesagt hat, oder warum Du den Preis geändert hast. Mit "Neue Notiz erstellen" legst Du einen Vermerk an, solange Dir die Sache noch frisch im Kopf ist.

Solange nichts eingetragen ist, steht rechts "Noch keine Einträge vorhanden". Danach sammeln sich die Notizen dort und bleiben am Paket hängen – auch dann noch, wenn Du das Angebot erst in der nächsten Saison wieder hervorholst.

Das hilft besonders, wenn mehrere im Betrieb mit denselben Paketen arbeiten: Wer das Angebot das nächste Mal öffnet, sieht sofort, was zuletzt besprochen wurde, und muss nicht nachfragen.

Sobald Zahlen zu Deinen Weinpaketen woanders gebraucht werden – in der Buchhaltung, in einer eigenen Kalkulation oder in einem anderen Programm –, führt der Weg über das Download-Menü. Du entscheidest dabei zweierlei: ob Du nur die Pakete selbst brauchst oder auch die einzelnen Weine darin, und ob die Datei zum Lesen oder zur Weiterverarbeitung gedacht ist.

Was Du im Menü auswählst, richtet sich immer nach dem, was gerade in der Übersicht steht – Suche und gesetzte Filter wirken sich also auf die Datei aus. Die vier Punkte im Einzelnen sind unten beschrieben.

Mit einem Klick auf "Export" legt Vinou Dir Deine Weinpakete als Datei bereit – mit den Angaben, die Du hier zu jedem Paket erfasst hast, etwa Name, Inhalt und Preis. Die Datei kannst Du in Excel oder einem ähnlichen Programm öffnen und weiterverarbeiten.

Nützlich ist das zum Beispiel, wenn Deine Buchhaltung die Zahlen braucht, wenn Du eine Preisliste für den Weihnachtsverkauf zusammenstellst oder wenn ein Händler eine Übersicht Deiner Pakete anfordert. So musst Du nichts doppelt abtippen.

Anders als der Export der Pakete selbst geht diese Datei eine Ebene tiefer: Sie listet auf, welche Weine in welcher Menge in welchem Paket stecken. So hast Du die Zusammensetzung schwarz auf weiß, ohne jedes Paket einzeln aufklappen zu müssen.

Praktisch ist das, wenn Du vor dem Packen wissen willst, wie viele Flaschen jeder Sorte Du aus dem Lager holen musst, oder wenn Du prüfst, ob ein Wein in zu vielen Paketen verplant ist. Die Datei kannst Du in Deinem Tabellenprogramm öffnen und nach Wein oder Paket sortieren.

Braucht ein anderes Programm die Zahlen zu Deinen Weinpaketen, wählst Du "Export (EDV)". Vinou legt Dir dann eine Datei bereit, in der die Weinpakete aus dieser Ansicht mit ihren gespeicherten Angaben stehen – nicht hübsch aufbereitet, sondern so, dass eine andere Software sie sauber einlesen kann.

Typisch ist das, wenn Deine Buchhaltung die Umsätze weiterverarbeitet oder ein Dienstleister die Daten für einen anderen Zweck übernimmt. Du sparst Dir das Abtippen und vermeidest Zahlendreher.

Für den eigenen Überblick am Bildschirm oder auf Papier nimmst Du besser den normalen Export – der ist zum Lesen gemacht.

Nicht das Paket als Ganzes, sondern sein Inhalt steht in dieser Datei: Zeile für Zeile, welcher Wein in welchem Paket steckt und in welcher Menge. Der Zusatz "EDV" heißt, dass die Datei fürs Weiterverarbeiten gemacht ist – Programme kommen damit besser zurecht als das menschliche Auge.

Du brauchst sie, wenn ein anderes System die Zusammenstellung Deiner Pakete kennen muss, etwa für eine Lagerauswertung oder wenn Deine Buchhaltung wissen will, welche Weine sich hinter einem verkauften Paket verbergen. Einmal heruntergeladen, kannst Du die Datei einfach weitergeben.

Willst Du dagegen nur die Pakete selbst mit Preis und Bezeichnung, nimm den Export der Weinpakete – der bleibt eine Ebene darüber.

Drei kleine Symbole reichen, um ein Paket zu steuern – sie tauchen auf, sobald Du eine Kachel anfährst. Der kleine Schalter links oben stellt das Paket aktiv oder inaktiv: Ist es inaktiv, verschwindet es aus dem Verkauf und aus dem Shop, bleibt Dir aber erhalten. Praktisch für Saisonpakete, die Du im nächsten Jahr wieder brauchst.

Das Papierkorb-Symbol daneben entfernt das Weinpaket dauerhaft. Die Weine selbst bleiben unberührt – nur die Zusammenstellung ist weg, und zwar endgültig. Wenn Du nur eine Pause willst, ist der Schalter der bessere Weg.

Ein Klick auf den Stift in der Mitte öffnet das Paket zum Bearbeiten: Name, Beschreibung, enthaltene Weine, Preis. Was Du dort änderst, gilt ab dem Speichern überall – auch im Shop, ohne dass Du es ein zweites Mal pflegen musst.