Vinou Office – Produkte

Traubensaft, Marmelade, Gutscheine, Gläser – alles, was Du neben dem Wein verkaufst, bekommt auf dieser Seite eine eigene Kachel. So stehen diese Artikel bei einer Bestellung genauso zur Verfügung wie Deine Weine, mit Preis, Bestand und Bild.

Über das Suchfeld findest Du einen Artikel auch mit einem Teil des Namens oder der Artikelnummer – schneller, als die ganze Liste durchzublättern. Rechts oben schaltest Du zwischen Kachel- und Listenansicht um, und mit Download holst Du Dir alle Produkte als Datei, etwa für die Buchhaltung oder eine Inventur. Ein neues Produkt legst Du über das Pluszeichen an.

Fährst Du über eine Kachel – im Bild ist es Haribo –, erscheinen oben zwei kleine Symbole: Mit dem einen legst Du eine Kopie an, praktisch bei ähnlichen Artikeln, die sich nur in Größe oder Sorte unterscheiden. Mit dem anderen löschst Du den Eintrag. Ein Klick auf die Kachel selbst öffnet das Produkt, damit Du Bild, Beschreibung, Preis und Gewicht pflegen kannst – das Gewicht brauchst Du später für den Paketversand.

Nicht alles im Verkauf ist Wein: Gläser, Kartons, Präsentkisten oder Traubensaft brauchen einen eigenen Eintrag, damit sie später in Bestellung und Rechnung auftauchen. Genau dafür ist dieses Fenster da.

Der Name ist die einzige Angabe, die Du wirklich brauchst – damit lässt sich das Produkt speichern. Der Schalter oben stellt das Produkt auf aktiv, sodass es Dir im Verkauf sofort angeboten wird. Willst Du es erst noch vorbereiten, schaltest Du ihn ab und aktivierst es später.

Die Beschreibung schreibst Du im Textfeld darunter, mit Absätzen, Listen und Hervorhebungen – der Text wandert mit ins Datenblatt und in den Shop. Über die Schlagwörter (Tags) sortierst Du das Produkt so ein, dass Du es später schnell wiederfindest. Beides kannst Du in Ruhe nachtragen, wenn Du das Produkt zwischen zwei Arbeitsgängen nur schnell anlegen willst.

Der Schalter aktiv oben entscheidet, ob das Produkt überhaupt zum Verkauf angeboten wird. Schaltest Du ihn aus, bleibt der Eintrag erhalten, taucht aber im Shop nicht mehr auf – praktisch, wenn Gutscheine nur zur Weihnachtszeit laufen sollen.

Darunter trägst Du den Namen ein und schreibst im Textfeld die Beschreibung. Mit den kleinen Symbolen über dem Feld setzt Du Fettungen, Listen oder einen Link – so liest sich der Text im Shop so, wie Du ihn gedacht hast, und der Kunde weiß gleich, was er bekommt.

Links lädst Du über den runden Knopf ein Bild hoch. Der Hinweis darüber nennt die günstigste Größe: 1000 x 1000 Pixel, am besten als freigestelltes .png – dann steht Dein Produkt sauber vor weißem Hintergrund und wirkt neben den Weinen nicht wie ein Fremdkörper. Gespeichert wird über den grünen Knopf unten rechts.

Über "Neuen QR-Code anlegen" erzeugst Du einen Code, der auf dieses Produkt zeigt. Den kannst Du ausdrucken und aufkleben, an die Druckerei geben oder auf ein Flugblatt setzen. Wer ihn mit dem Handy scannt, sieht sofort die Angaben zum Produkt – ohne dass er suchen muss.

Solange noch nichts angelegt ist, steht rechts "Noch keine Einträge vorhanden". Sobald Du Codes erstellt hast, stehen sie dort untereinander, und Du kannst sie jederzeit wieder aufrufen und herunterladen.

Praktisch ist das vor allem, weil der gedruckte Code bleibt: Änderst Du später etwas am Produkt, führt derselbe Aufkleber weiterhin zum aktuellen Stand. Neu drucken musst Du also nicht.

Vier Schalter oben steuern, wo das Produkt auftaucht: im Vinou-Netzwerk für andere Mitglieder, intern für Deine angemeldeten Kunden, öffentlich auf Deiner Website ohne Login und im Shop. So verkaufst Du einen Gutschein zum Beispiel nur an Stammkunden im Login-Bereich, während andere Artikel für alle sichtbar bleiben.

Links siehst Du eine Vorschau, wie der Eintrag in einer Suchmaschine erscheint – mit Betriebsname, Adresse und Produktname. Das hilft Dir einzuschätzen, was ein Kunde zu sehen bekommt, bevor er überhaupt auf Deiner Seite ist.

Darunter legst Du das Pfadsegment fest, also den letzten Teil der Web-Adresse. Auf Automatisch entsteht er aus dem Produktnamen; auf Manuell schreibst Du ihn selbst, etwa für eine kürzere, einprägsame Adresse. Alte Adressen bleiben nach einer Änderung weiterhin erreichbar, verlinkte Seiten laufen also nicht ins Leere.

Zwei kleine Stellschrauben zum Schluss: Mit Topseller hebst Du das Produkt hervor, und über den Sortierindex bestimmst Du, an welcher Stelle es im Shop steht – so landet die Saisonware vorne statt hinten.

Was mit Deinem Bestand passiert ist, steht in dieser Liste: jede Buchung mit Vorgangsdatum, Menge, Art des Vorgangs, Rechnungs- oder Belegnummer und dem Kunden dazu. Zugänge stehen in Grün, Abgänge in Rot – so erkennst Du auf einen Blick, wodurch der Bestand gestiegen oder gesunken ist. Im Beispiel gingen zwölf Gutscheine über eine Rechnung raus und kamen über eine Gutschrift wieder zurück.

Links siehst Du den verfügbaren Bestand, hier 0 Stück. Über das Plus buchst Du selbst einen Warenein- oder -ausgang – etwa wenn Du Ware nachbestellt hast, etwas kaputtgegangen ist oder Du nach der Inventur korrigieren musst.

Weil jede Bewegung mit ihrem Beleg festgehalten wird, kannst Du später jederzeit nachvollziehen, woher eine Zahl kommt – hilfreich bei Rückfragen aus der Buchhaltung oder wenn ein Bestand nicht zum Regal passt.

Kurze Vermerke zum Produkt sammeln sich schnell an: der Lieferant der Präsentkartons, die vereinbarte Mindestabnahme oder der Hinweis, dass Gutscheine nur zwei Jahre gültig sind. Mit "Neue Notiz erstellen" schreibst Du so etwas direkt an das Produkt – dort, wo Du es beim nächsten Mal auch suchst.

Solange noch nichts eingetragen ist, steht schlicht "Noch keine Einträge vorhanden". Jede weitere Notiz reiht sich darunter ein, sodass Ihr im Team den gleichen Stand habt und Absprachen nicht auf einem Zettel neben dem Telefon liegen bleiben.

Notizen bleiben intern – Deine Kunden bekommen sie weder im Shop noch auf Dokumenten zu sehen.

Zwei Wege stehen dort bereit: ein Export für Deine eigene Übersicht und ein Export (EDV), der auf die Weitergabe an andere Programme zugeschnitten ist. Beide legen Dir eine Datei mit allen Produkten an, die Du speichern, weiterschicken oder in einer Tabelle öffnen kannst.

So musst Du für Inventur, Steuerberater oder eine schnelle Preisübersicht nichts von Hand abtippen – Du holst Dir den Stand einfach als Datei aus dem Programm.

Statt Zahlen abzutippen, holst Du Dir mit dem Export alle Produkte aus dieser Ansicht als Liste auf den Rechner. Darin stehen die Angaben, die Du zu Deinen Produkten gepflegt hast – etwa Bezeichnung, Preis und Bestand.

Das lohnt sich immer dann, wenn die Daten das Weingut verlassen: für die Buchhaltung, für eine Preisübersicht an einen Händler oder wenn Du Dir in der Tabellenkalkulation selbst etwas zusammenrechnen willst. Filterst Du die Ansicht vorher, bekommst Du nur die Produkte, die Dich gerade interessieren.

Der Weg "Export (EDV)" ist für Maschinen gedacht, nicht fürs Auge: Vinou packt Deine Produkte mit ihren gespeicherten Angaben in eine Datei, die ein anderes Programm einlesen kann.

Gebraucht wird das immer dann, wenn Deine Zahlen weiterwandern sollen – etwa zur Buchhaltung oder zu einem Dienstleister, der die Daten in sein eigenes System übernimmt. Du tippst nichts doppelt ab, und Schreibfehler bleiben außen vor.

Für eine Liste zum Ansehen oder Ausdrucken nimmst Du dagegen den einfachen Export daneben.

Fährst Du mit der Maus über eine Kachel, färbt sie sich ein und oben erscheinen zwei kleine Symbole. Das linke dupliziert das Produkt: Vinou legt eine Kopie mit allen Angaben an, die Du anschließend nur noch anpasst – praktisch, wenn Du eine zweite Größe der Präsentkiste oder eine weitere Sorte Marmelade brauchst.

Das rechte Symbol, der Papierkorb, entfernt das Produkt aus Deiner Liste. Es verschwindet damit auch aus dem Verkauf und aus dem Shop, deshalb fragt Vinou vorher noch einmal nach. Bereits geschriebene Rechnungen bleiben davon unberührt. Willst Du ein Produkt nur vorübergehend aus dem Verkauf nehmen, ist der Schalter "aktiv" im Produkt der bessere Weg.

Ein Klick auf die Kachel selbst – erkennbar am orangen Stift in der Mitte – öffnet das Produkt zum Bearbeiten. Dort änderst Du Name, Preis, Gewicht und alles Weitere; gespeicherte Änderungen wirken sofort auf neue Bestellungen und auf Deinen Shop.