Vinou Office – Weine

Jeder abgefüllte Wein Deines Betriebs bekommt eine eigene Kachel – mit Flaschenbild, Name, Jahrgang und Geschmacksrichtung. So erkennst Du Dein Sortiment auf einen Blick, statt in einer nüchternen Liste zu suchen. Über die beiden Symbole rechts oben wechselst Du zwischen dieser Kachelansicht und einer kompakten Zeilenansicht, in der mehr Weine auf den Bildschirm passen.

Das Suchfeld nimmt Name, Land, Region, Jahrgang oder Artikelnummer – auch nur Teile davon. Mit den beiden Auswahlfeldern schränkst Du zusätzlich nach Kategorie und Weintyp ein, etwa um schnell alle Rotweine vor Dir zu haben. Über Neuen Wein anlegen startest Du einen neuen Eintrag mit allen weinspezifischen Angaben, und Download gibt Dir Dein Sortiment als Liste – praktisch für Preislisten oder die Buchhaltung.

Fährst Du über eine Kachel, klappt oben eine schmale Leiste auf – wie hier beim Riesling Weber. Damit schaltest Du den Wein sichtbar oder unsichtbar (etwa wenn er ausverkauft ist und im Shop nicht mehr erscheinen soll), legst eine Kopie an, wenn der neue Jahrgang ansteht, löschst den Eintrag oder verknüpfst ihn weiter. Grau dargestellte Weine sind ausgeblendet und werden gerade nicht angeboten.

Ein neuer Jahrgang ist abgefüllt und soll in den Verkauf – dann füllst Du dieses Formular aus. Zwingend brauchst Du nur zwei Angaben: den Namen und den Typ. Alles andere kannst Du später in Ruhe ergänzen, sobald die Analyse vorliegt oder der Text steht.

Darunter ordnest Du den Wein ein: Geschmacksrichtung, Qualitätsstufe samt Zusatzangabe und die Art der Abfüllung. Zwei Schalter kennzeichnen bio-zertifizierte und vegane Weine – das spart Dir später Rückfragen im Verkauf und im Shop.

• Tags sind Deine eigenen Schlagwörter, etwa „Vinothek“ oder „Probierpakete“. Fehlt eines, legst Du es über „Neu anlegen“ direkt dazu und sortierst Deine Weine später danach.

• Unter Zusammensetzung suchst Du die Rebsorten heraus; für einen Verschnitt setzt Du den Schalter „Cuvée“.

• Oben links wählst Du die Sprache – so pflegst Du denselben Wein auch für Kunden im Ausland.

Alles, was Deinen Wein ausmacht, steht auf diesem ersten Reiter: Name, Typ, Geschmacksrichtung, Qualitätsstufe mit Zusatzangabe und die Art der Abfüllung. Diese Angaben zieht Vinou später für Preislisten, Etiketten und den Shop heran – je sauberer sie hier stehen, desto weniger musst Du anderswo nachbessern.

Oben lädst Du das Flaschenbild hoch oder tauschst es aus und öffnest Weinpass und Expertise in einem neuen Fenster. Über die Sprachauswahl pflegst Du denselben Wein zusätzlich in einer anderen Sprache – praktisch, wenn Du ins Ausland lieferst. Die Schalter Bio zertifiziert und Vegan sowie die Tags darunter steuern, wie der Wein in Listen und Filtern auftaucht.

Ein kleiner Hinweis zur Bedienung: Was orange ist, kannst Du anklicken; was grau ist, steht gerade nicht zur Auswahl.

Seit der neuen Kennzeichnungspflicht muss auf jeder Flasche stehen, was drinsteckt – auf diesem Reiter legst Du diese Angaben ab. Links stehen die eLabels dieses Weins mit Datum und Nummer, jedes einzeln aufrufbar. Über Neu anlegen erstellst Du ein weiteres, etwa wenn sich nach der amtlichen Prüfung noch etwas geändert hat oder ein Fehler drin war – die schon gedruckten Etiketten bleiben gültig, Du hängst das neue eLabel einfach an den bestehenden QR-Code.

Rechts trägst Du die Nährwerte je 100 ml ein. Energie und Zucker rechnet Vinou aus Alkoholgehalt, Restsüße und Säure selbst aus – das spart Dir die Rechnerei und beugt Zahlendrehern vor. Die übrigen Zeilen wie Fett, Eiweiß oder Salz bearbeitest Du über das Stift-Symbol, löschst sie über den Papierkorb oder ergänzt weitere Zeilen. Mit Reihenfolge speichern legst Du fest, wie die Tabelle später auf dem digitalen Etikett erscheint.

Im Feld darunter kannst Du zusätzliche Angaben schreiben, die unterhalb der Nährwerttabelle stehen sollen – zum Beispiel Hinweise, die sonst nirgends Platz finden. Danach nicht das Speichern vergessen, sonst landet nichts beim QR-Code.

Ein QR-Code auf dem Etikett führt Deine Kunden zum digitalen Etikett dieses Weins. Über das Plus links legst Du einen neuen Code an – Du kannst ihn schon erzeugen und an die Druckerei geben, bevor alle Angaben endgültig feststehen. Das digitale Etikett hängst Du später einfach dahinter, gedruckt werden muss nichts noch einmal.

Jeder Code in der Liste zeigt Dir, worauf er zeigt, unter welcher Adresse er landet und wie oft er schon aufgerufen wurde. So siehst Du, ob Deine Kunden den Code an der Flasche überhaupt nutzen. Mit dem Stift änderst Du einen Code, mit dem Papierkorb entfernst Du ihn.

Über Zieladresse öffnen prüfst Du selbst, was Dein Kunde nach dem Scannen sieht. Download SVG gibt Dir den Code als Datei – in einer Qualität, die auch für den Etikettendruck sauber bleibt. Der optionale Name hilft Dir, mehrere Codes eines Weins auseinanderzuhalten, etwa je Abfüllung oder Kunde.

Fünf Schalter entscheiden darüber, wer diesen Wein zu sehen bekommt: das Vinou-Netzwerk, Dein Login-Bereich für Stammkunden, die öffentliche Website, Dein Shop und die Weinsuchmaschine WINESEARCH.io. So kannst Du einen Wein etwa nur Deinen Kunden zeigen, solange die Restmenge knapp ist – oder ihn breit sichtbar machen, wenn der neue Jahrgang in den Verkauf soll.

Darunter legst Du die Adresse fest, unter der der Wein auf Deiner Website und im Shop erreichbar ist. Das Pfadsegment baut Vinou automatisch aus Artikelnummer, Name und Jahrgang zusammen und passt es bei Änderungen an. Willst Du eine eigene Schreibweise, schaltest Du auf Manuell um. Änderst Du sie später, bleiben die bisherigen Adressen trotzdem erreichbar – verlinkte Seiten und Newsletter laufen also nicht ins Leere.

Links siehst Du eine Vorschau, wie der Wein in einer Suchmaschine erscheint: mit Titel und den ersten Zeilen der Beschreibung. Ein guter Anhaltspunkt, ob Name und Text auch außerhalb Deiner Seite verständlich wirken.

Wie viele Flaschen sind noch da, und wo sind die anderen geblieben? Links steht der verfügbare Bestand – hier 69 Flaschen – samt Flaschenreihe, die Dir den Füllstand auch ohne Zahlenlesen zeigt. Rechts läuft die Liste aller Vorgänge mit Datum, Menge, Art und Beleg- oder Rechnungsnummer, dazu der Kunde oder Lieferant.

Über die Schaltflächen oben filterst Du die Bewegungen nach Art: Abfüllung, Rechnung, Gutschrift oder Probe. Die Zahl daneben sagt Dir sofort, wie viele Vorgänge dahinterstecken – praktisch, wenn Du nachvollziehen willst, wie viele Flaschen als Probe rausgegangen sind.

Mit dem orangen Plus buchst Du einen Warenein- oder -ausgang von Hand. Das brauchst Du für alles, was nicht über eine Rechnung läuft – Bruch, Eigenverbrauch, eine Nachabfüllung oder eine Korrektur nach der Inventur.

Wie gut läuft dieser Wein eigentlich? Die Kurve rechts zeigt Monat für Monat, wie viele Flaschen weggegangen sind – so erkennst Du auf einen Blick, ob sich der Absatz gleichmäßig verteilt oder an einzelnen Monaten hängt, etwa nach einer Messe oder einer Aktion.

Links stellst Du den Abverkaufszeitraum ein, Anfangs- und Enddatum. Darunter rechnet Vinou Dir zusammen, wie viele Flaschen in dieser Zeit verkauft wurden und was Du im Schnitt pro Flasche erlöst hast. Der Durchschnittspreis ist besonders aufschlussreich, wenn Du viel mit Rabatten und Preisgruppen arbeitest – Du siehst, was unterm Strich wirklich übrig bleibt.

Spiel ruhig mit dem Zeitraum: Stellst Du zwei Jahrgangszeiträume nacheinander ein, siehst Du schnell, ob der Wein besser oder schlechter läuft als zuvor. Das hilft bei der Frage, wie viel Du vom nächsten Jahrgang abfüllst.

Zu welchem Essen passt dieser Wein? Genau das legst Du auf diesem Reiter fest: Fleisch, Zubereitung, Käse, Gemüse, Gewürze, Brot, Süßes – und Anlässe wie Grillabend, Aperitif oder Geschenk. Du klickst einfach die Begriffe an, die passen, und ein zweiter Klick auf das Kreuz nimmt sie wieder heraus.

Angeklickte Begriffe bleiben farbig markiert, so siehst Du Deine Auswahl auf einen Blick. Mehrere Angaben pro Zeile sind kein Problem – ein Riesling darf zu Fisch und Wild stehen.

Der Nutzen liegt im Verkauf: Diese Einordnung erscheint beim Wein und lässt sich im Online-Shop nutzen, damit Deine Kunden selbst den passenden Wein zum Essen finden. Und im Verkaufsgespräch hast Du die Empfehlung parat, ohne lange zu überlegen. Speichern nicht vergessen – über den grünen Knopf unten rechts.

Über das Plus links lädst Du Dateien zu diesem Wein hoch: Fotos vom Etikett, die Urkunde einer Prämierung, ein Laborergebnis oder ein Handzettel für die Vinothek. Jede Datei bekommt einen Titel und eine Beschreibung, damit Du auch nach zwei Jahren noch weißt, was sich dahinter verbirgt.

Bei jedem Eintrag stehen rechts drei Schalter: ein- oder ausblenden, löschen und bearbeiten. Der Vermerk „öffentlich sichtbar“ zeigt Dir, ob Deine Kunden die Datei zu sehen bekommen – so kannst Du interne Unterlagen und Material für den Verkauf im selben Bereich ablegen, ohne sie zu verwechseln.

Auch ein Video lässt sich anhängen: Du hinterlegst einfach den Link zu Deinem Verkostungsvideo. Das spart Dir das Suchen in Ordnern, wenn ein Händler kurzfristig Unterlagen zu diesem Wein braucht.

Neben Deinem eigenen Verkauf gibt es Plattformen, über die Du Wein zusätzlich an Endkunden bringst. Auf diesem Reiter entscheidest Du für jeden Partner einzeln, ob dieser Wein dort mitlaufen soll – mit dem Schalter links schaltest Du die Verbindung an oder aus. Zu jedem Partner steht kurz, worum es geht, etwa der Verkauf zu günstigen Preisen bei Wein-Deal-Online oder die Genusstouren von YummyTours.

Rechts daneben siehst Du die Preisklasse, mit der Dein Wein bei diesem Partner angeboten wird – hier der Standardpreis. So verkaufst Du über verschiedene Wege, ohne die Preise doppelt zu pflegen: Änderst Du den Preis beim Wein, gilt er auch dort.

Unter „Manuelle Verbindungen“ sammeln sich Kanäle, die nicht automatisch beliefert werden. Solange dort nichts steht, ist dieser Wein nur über die oben aktivierten Verbindungen unterwegs.

Kleine Bemerkungen, die sonst auf Zetteln landen, sammelst Du auf diesem Reiter direkt am Wein: „Restposten nur an Gastronomie“, „Etikett bei Nachdruck korrigieren“ oder eine Absprache mit dem Kollegen. So findet jeder im Team die Information dort, wo sie hingehört.

Über das Plus links schreibst Du eine neue Notiz. Jeder Eintrag zeigt, wer ihn verfasst hat und wann – bei „Testnotiz für Felix“ etwa Christian Händel am 17.08.2022. Damit ist immer klar, wie aktuell eine Bemerkung ist.

Mit den beiden Zeichen rechts an der Notiz änderst Du den Text nachträglich oder löschst ihn, wenn sich die Sache erledigt hat. So bleibt die Liste kurz und Du siehst nur, was wirklich noch offen ist.

Manchmal brauchst Du Deine Weindaten nicht am Bildschirm, sondern als Datei: für die Buchhaltung, für die Inventur oder weil eine andere Software die Zahlen braucht. Genau dafür ist der orange Knopf oben rechts da – er klappt eine Liste mit mehreren Ausgaben auf.

Je nach Auswahl bekommst Du Bewegungen im Lager, Zu- und Abgänge je Artikel, eine Inventurliste oder einen vollständigen Auszug Deiner Weine. Über den letzten Punkt lassen sich Weindaten auch wieder einlesen, wenn Du sie aus einem anderen Programm übernehmen willst. Was die einzelnen Punkte genau liefern, erklären Wir Dir gleich im Anschluss.

Braucht Deine Buchhaltung nachvollziehbar, wie sich die Bestände entwickelt haben? Über diesen Dialog holst Du Dir die Lagerbewegungen Deiner Weine für einen frei gewählten Zeitraum als Datei auf den Rechner.

• Von und Bis: beide Datumsfelder brauchst Du – sie grenzen ein, welcher Zeitraum in der Datei landet. Ein Klick auf das Kalendersymbol öffnet die Datumsauswahl.

• Intervall: hier legst Du fest, wie fein die Bewegungen zusammengefasst werden, zum Beispiel monatlich. Wählst Du eine gröbere Einteilung, wird die Liste kürzer und übersichtlicher.

Mit dem grünen Speicher-Knopf unten rechts erzeugst Du die Datei. Passt der Zeitraum doch nicht, änderst Du ihn einfach und lädst erneut herunter – die Daten selbst bleiben davon unberührt. Über das Kreuz oben rechts schließt Du den Dialog wieder.

Möchtest Du schwarz auf weiß haben, wie viele Flaschen in einem bestimmten Zeitraum zu- und abgegangen sind? Dieses kleine Fenster erzeugt Dir genau diese Aufstellung – je Artikel, für den Zeitraum, den Du festlegst.

Nötig sind nur zwei Angaben: ein Datum bei Von und eines bei Bis. Beide sind vorbelegt, Du kannst sie aber frei ändern – etwa auf ein Quartal, ein Geschäftsjahr oder die Wochen rund um die Abfüllung. Alles Weitere ergibt sich aus Deinen erfassten Bewegungen, da musst Du nichts nachtragen.

Mit dem grünen Knopf unten rechts erstellst Du die Datei und speicherst sie ab – so kannst Du sie direkt an die Buchhaltung weitergeben oder für eine Kontrolle bereithalten. Das Kreuz oben schließt das Fenster wieder, ohne etwas zu erzeugen.

Zum Jahresende willst Du wissen, wie viele Flaschen von jedem Wein tatsächlich im Lager liegen – genau dafür ist die Inventurliste da. Mit einem Klick bekommst Du Deine Weine mit ihren Beständen als Datei auf den Rechner.

Du kannst die Liste ausdrucken und beim Zählen im Lager mitnehmen oder sie direkt an Deine Buchhaltung oder den Steuerberater weitergeben. So musst Du die Zahlen nicht abtippen und hast einen festen Stand zum Abgleich.

Ein Klick auf Export, und aus der Weinliste am Bildschirm wird eine Tabelle auf Deinem Rechner. Darin stehen Deine Weine mit den Angaben, die Du im Programm gepflegt hast – so, wie Du sie auch in der Übersicht siehst.

Praktisch ist das immer dann, wenn jemand anders mit den Zahlen arbeiten soll: die Buchhaltung, ein Händler, der eine Sortimentsliste will, oder Du selbst, wenn Du am Jahresende in Ruhe rechnen möchtest. Filterst Du die Liste vorher, bekommst Du genau den Ausschnitt, den Du brauchst.

Die Datei lässt sich mit jedem Tabellenprogramm öffnen und dort weiter sortieren, ergänzen oder ausdrucken.

Mit Export (EDV) holst Du Dir die Weine aus dieser Übersicht als Tabelle auf den Rechner. Enthalten sind die Angaben, die Du zu Deinen Weinen gepflegt hast – also das, was Du auch in der Liste am Bildschirm siehst.

Gebraucht wird das immer dann, wenn jemand anderes mit Deinen Zahlen weiterarbeitet: die Buchhaltung, ein Händler, der eine Sortimentsliste möchte, oder Du selbst, wenn Du Dir in einer Tabelle eigene Auswertungen zusammenstellst.

Bevor Du Weine in größerer Zahl einträgst, holst Du Dir über Import (EDV) die passende Datei auf den Rechner. Darin stehen die Felder in der Reihenfolge, die Vinou beim Einlesen erwartet – Du füllst sie aus, statt jeden Wein einzeln von Hand anzulegen.

Praktisch ist das vor allem beim Umstieg von einem anderen Programm oder aus Deiner bisherigen Excel-Liste: einmal sauber vorbereiten, und die Weine sind vollständig im System. Bist Du Dir bei einzelnen Feldern unsicher, frag kurz beim Support nach, bevor Du eine große Liste einspielst.

Fährst Du eine Wein-Kachel an, klappt oben eine Reihe kleiner Symbole auf. Der Schalter ganz links stellt den Wein aktiv oder inaktiv: Inaktive Weine erscheinen ausgegraut und stehen im Verkauf und im Shop nicht mehr zur Auswahl - gut für Weine, die gerade ausverkauft sind, aber später wiederkommen sollen. Daneben legt das Kopieren-Symbol eine zweite Ausgabe des Weins an, mit allen Angaben und Texten. Das spart viel Tipparbeit, wenn der neue Jahrgang ansteht - Du änderst nur noch Jahrgang und Analysewerte.

Das Papierkorb-Symbol löscht den Wein samt seiner Angaben aus der Übersicht. Überleg vorher kurz, ob Du ihn wirklich los sein willst: Weine, die Du nur vorübergehend nicht zeigen möchtest, schaltest Du besser inaktiv, statt sie zu löschen. Mit dem vierten Symbol buchst Du Warenein- und -ausgang, trägst also zu, was aus der Abfüllung dazukommt, und ab, was ohne Rechnung aus dem Lager geht. So bleibt der Flaschenbestand richtig, ohne dass Du raten musst.

Ein Klick auf den Stift in der Mitte der Kachel öffnet den Wein zum Bearbeiten - Name, Jahrgang, Geschmack, Preise, Texte und Bild. Der Wein selbst bleibt dabei erhalten, Du änderst nur, was Du änderst, und Shop und Preisliste ziehen automatisch nach.