Vinou Office – Behälter

Jedes Fass und jeder Tank in Deinem Keller steht auf dieser Seite als eigene Kachel – gruppiert nach Aufstellort, hier „Barrique Lager“ und „Halle 1“. So siehst Du auf einen Blick, was wo steht, wie viel Platz belegt ist und wo noch Volumen frei ist. Der grüne Balken zeigt die Füllung, etwa 496 l von 500 l.

Über Neu anlegen kommt ein weiterer Behälter dazu – mit Nummer, Bauart und Fassungsvermögen, damit Deine Bestände später sauber zusammenpassen. Das Suchfeld findet einen Behälter über Nummer, Aufstellort oder Hersteller, und mit Filter anzeigen grenzt Du die Liste weiter ein – hilfreich, wenn Du viele Gebinde hast. Rechts oben wechselst Du zwischen Kachel- und Listenansicht; über Download holst Du Dir die Übersicht als Datei, etwa für die Inventur.

Fährst Du über eine Kachel – wie bei B000005 – erscheinen zwei Symbole: Mit dem Stift änderst Du die Angaben zum Behälter, mit dem Symbol oben links legst Du eine Kopie an. Das spart Tipparbeit, wenn Du mehrere gleiche Barriques oder Tanks nacheinander erfasst.

Ein Behälter, der noch nicht in Vinou steht, lässt sich auch nicht befüllen – mit diesem Formular holst Du ihn ins System. Die Nummer schlägt Vinou schon vor, Du kannst sie aber überschreiben, wenn Du im Keller eine eigene Nummerierung angeschrieben hast.

Fünf Angaben musst Du machen: Nummer, Aufstellungszeitpunkt, Typ beziehungsweise Material, Fassungsvermögen in Liter und den Aufstellort. Damit weiß Vinou später, wie viel in den Behälter passt und in welcher Halle er auftaucht – die Übersicht gruppiert ja nach Aufstellort.

Alles andere kannst Du in Ruhe nachtragen: Hersteller, eine eigene Kennzeichnung und Notizen. Den Schalter „Behälter zur Klärung?“ setzt Du nur, wenn der Behälter zum Klären genutzt wird. Gespeichert wird über das Symbol unten rechts.

Die Eckdaten des Behälters stehen oben fest zusammen: Nummer, Typ und Material, Aufstellort, Aufstellungszeitpunkt, Fassungsvermögen und Hersteller. So weißt Du auf einen Blick, womit Du es zu tun hast – etwa dass dieses Barrique mit 500 Litern im Barrique-Lager steht.

Darunter kannst Du eintragen, was nur bei Dir im Keller gilt. Unter Kennzeichnung kommt der Name hin, den Deine Leute tatsächlich benutzen – die aufgemalte Nummer am Fass oder ein Kürzel. Die Notizen sind Platz für alles Weitere: letzte Reinigung, Reparatur am Deckel, Besonderheiten beim Verschluss.

Der Schalter „Behälter zur Klärung?“ markiert Behälter, die für die Klärung vorgesehen sind. Speichern nicht vergessen – dafür ist der grüne Knopf unten rechts da.

Was ist mit diesem Tank in den letzten Jahren passiert? Der Verlauf beantwortet das Zeile für Zeile: Datum des Vorgangs, die Menge in Litern, um welche Art von Vorgang es sich handelt – etwa Ernte oder Umlagerung – und das Weinkonto samt Weinname dahinter.

Zugänge stehen in Grün mit Pluszeichen, Abgänge in Rot mit Minuszeichen. So erkennst Du auf einen Blick, wann der Behälter gefüllt wurde und wann etwas herausging – und kannst nachvollziehen, wie der aktuelle Füllstand zustande kommt.

Der Verlauf entsteht von selbst aus Deinen Eintragungen im Keller, Du musst dafür nichts nachtragen. Praktisch, wenn Du bei einer Rückfrage – auch von der Weinkontrolle – belegen willst, welcher Wein wann in diesem Behälter lag.

Ein aufgeklebter QR-Code erspart Dir das Suchen: Handy davor halten, und schon öffnet sich der Wein, der gerade in diesem Behälter liegt. Genau dafür legst Du auf diesem Reiter Deine Codes an – mit "Neu anlegen" entsteht ein weiterer.

Zu jedem Code siehst Du, wohin er führt (die Zieladresse) und wie oft er schon aufgerufen wurde. Über "Zieladresse öffnen" prüfst Du selbst, ob alles stimmt, bevor der Aufkleber an den Tank geht.

Mit "Download SVG" holst Du Dir den Code als Datei – in dieser Form bleibt er auch groß gedruckt gestochen scharf, ob als Aufkleber oder Schild am Behälter. Über die Symbole rechts oben änderst oder löschst Du einen Code wieder.

Reinigungsnachweis, Foto vom Typenschild, Datenblatt des Herstellers oder die Rechnung vom Kauf – all das lässt sich direkt an den Behälter hängen. Über "Neu anlegen" wählst Du die Datei aus und gibst ihr einen Titel und eine kurze Beschreibung, damit später jeder weiß, worum es geht.

Solange noch nichts hinterlegt ist, steht an dieser Stelle nur der Hinweis, dass keine Einträge vorhanden sind. Sobald Du etwas ablegst, erscheint es als Liste und bleibt beim Behälter – auch wenn der Wein darin längst gewechselt hat.

Der Vorteil: Fragt die Weinkontrolle nach einem Nachweis oder brauchst Du beim Reparieren die Maße des Tanks, musst Du keinen Ordner durchsuchen, sondern findest alles beim Behälter selbst.

Der Ventilkopf tropft, die Isolierung soll im Sommer erneuert werden, oder der Behälter darf nur für Rotwein genutzt werden – solche Dinge schreibst Du Dir als Notiz zum Behälter auf. So steht die Information dort, wo Du sie brauchst, und nicht auf einem Zettel im Büro.

Solange noch nichts erfasst ist, steht an dieser Stelle nur der Hinweis, dass keine Einträge vorhanden sind. Über "Neu anlegen" schreibst Du die erste Notiz; jede weitere kommt darunter dazu.

Praktisch ist das vor allem, wenn mehrere im Keller arbeiten: Wer den Behälter das nächste Mal öffnet, sieht sofort, was zuletzt aufgefallen ist.

Nicht alles bleibt im Programm: Über das Download-Menü oben rechts holst Du Dir Deine Behälter als Datei heraus oder spielst sie hinein. Das spart Tipparbeit, wenn Du viele Tanks auf einmal anlegen willst, und liefert Dir Zahlen für Weinkontrolle, Buchhaltung oder die eigene Planung.

Vier Einträge stehen zur Auswahl: Füllzustand zum Stichtag, Export, Export (EDV) und Import (EDV). Was jeder davon macht, erklären Wir Dir gleich einzeln.

Zur Inventur, für die Weinkontrolle oder wenn die Versicherung Zahlen will: Mit diesem Fenster ziehst Du Dir den Füllzustand Deiner Behälter zu genau einem Datum – auch rückwirkend. Der Stichtag ist die einzige Pflichtangabe, alles andere ist schon sinnvoll vorbelegt.

Lässt Du bei den Aufstellorten alle Schalter aus, kommt der ganze Keller in die Auswertung. Schaltest Du einzelne Orte ein, bekommst Du nur diese – praktisch, wenn Du bloß das Barrique-Lager oder die Halle 1 durchgehen willst. Der Dateityp entscheidet, was Du hinterher damit machst: PDF zum Ausdrucken und Mitnehmen in den Keller, Excel oder CSV, wenn die Zahlen weiterverarbeitet werden sollen.

Mit der Gruppierung nach Aufstellort steht jeder Bereich als eigener Block in der Liste – so arbeitest Du beim Kontrollgang Tank für Tank ab. Den QR-Code kannst Du zusätzlich einblenden lassen. Unten rechts auf das Speichern-Symbol, und die Datei wird erzeugt. Nichts davon ist endgültig: Passt die Auswahl nicht, machst Du die Auswertung einfach neu.

Ein Klick auf Export, und Deine Behälter wandern als Tabelle auf den Rechner — mit den Angaben, die Du in Vinou zu ihnen gepflegt hast, also etwa Nummer, Typ, Material, Aufstellort und Fassungsvermögen.

Das lohnt sich immer dann, wenn jemand außerhalb von Vinou Zahlen braucht: die Buchhaltung zum Jahresabschluss, die Versicherung beim Nachweis Deines Kellerbestands oder Du selbst, wenn Du in Ruhe am großen Bildschirm sortieren und rechnen willst.

Die Datei ist ein Stand vom Moment des Herunterladens. Änderst Du danach etwas an Deinen Behältern, holst Du Dir den Export einfach neu.

Manchmal reicht die Ansicht im Programm nicht – dann brauchst Du die Zahlen schwarz auf weiß. Über Export (EDV) lädst Du Deine Behälter als Tabelle herunter, mit den Angaben, die Du in Vinou zu ihnen hinterlegt hast.

Nützlich ist das etwa, wenn Dein Steuerberater oder die Weinkontrolle eine Aufstellung möchte, wenn Du für die Versicherung Deinen Behälterbestand nachweisen musst oder wenn Du Dir die Liste einfach in Ruhe am Rechner sortieren und ausdrucken willst.

Die Datei ist eine Momentaufnahme: Sie zeigt den Stand zum Zeitpunkt des Herunterladens. Änderst Du später etwas an Deinen Behältern, lädst Du sie einfach neu herunter.

Arbeitet Dein Steuerberater, ein Labor oder ein anderes Kellerprogramm mit Deinen Behältern, brauchst Du die Angaben in einer Form, die ein Rechner lesen kann. Genau das liefert Import (EDV): Ein Klick, und Deine Behälter liegen als Datei auf dem Rechner, fertig zum Einlesen an anderer Stelle.

Praktisch ist das etwa beim Wechsel zu einer neuen Auswertung oder wenn jemand außerhalb des Betriebs mit Deinen Kellerdaten weiterrechnen soll – Du musst nichts abtippen.

Fährst Du mit der Maus über eine Kachel, tauchen oben links kleine Symbole auf – die Aktionen zu genau diesem Behälter. Am Handy genügt ein Antippen der Kachel, um sie zu erreichen.

Das Duplizieren-Symbol legt einen zweiten Behälter mit denselben Angaben an – Typ, Material, Volumen, Aufstellort. Nur die Behälternummer vergibt Vinou neu, und der neue Behälter ist leer, es wird also kein Inhalt mitkopiert. Das spart Tipparbeit, wenn Du gleich mehrere baugleiche Tanks in einer Halle stehen hast.

Über den Stift kommst Du ins Bearbeiten und änderst die Angaben des Behälters – etwa wenn ein Tank in eine andere Halle umzieht oder Du das Volumen korrigieren musst. Deine Änderung gilt ab dem Speichern für alles, was künftig auf diesen Behälter gebucht wird; bereits eingetragene Arbeitsschritte bleiben unberührt.