Vinou Office – Berichte Neu

Kommt die Kontrolle oder braucht der Steuerberater Zahlen, musst Du nichts zusammensuchen: Die Nachweise Deiner Weinbuchführung liegen fertig bereit und lassen sich einzeln als PDF herunterladen – jeweils getrennt nach Produktionsjahr.

Diese Bücher stehen zur Verfügung:

• Kellerbuch – das reine Journal aller Arbeiten im Keller, chronologisch mit Zeitpunkt und dem Mitarbeiter, der sie ausgeführt hat. Damit ist lückenlos belegbar, wann was am Wein passiert ist.
• Herbstbuch – alle Ernten eines Jahrgangs auf einen Blick, gut für den Rückblick auf den Herbst.
• Weinbuch – die Übersicht Deiner Weinkonten je Produktionsjahr.
• Flaschenbuch – Deine Flaschenbestände, praktisch für die Inventur.
• Behälterliste – welcher Behälter womit belegt ist.

Beim Flaschenbuch steht ein Hinweis dabei, den Du kennen solltest: Arbeitest Du mit Vinou-Office, werden Flaschenbewegungen als Lagerbewegung in der Warenwirtschaft geführt, nicht im Keller. Flaschenwein und Fasswein wandern erst mit der jeweiligen Freigabe im Keller einmalig in die Warenwirtschaft – so vermeidest Du doppelte Bestände.

Kellerbuch, Herbstbuch, Weinbuch, Flaschenbuch und die weiteren Aufstellungen liegen in diesem Bereich fertig bereit – jeweils nach Produktionsjahr sortiert. Statt Zahlen aus verschiedenen Ecken zusammenzutragen, lädst Du das passende Dokument einzeln als PDF herunter.

Das spart Dir die Vorbereitung, wenn eine Prüfung ansteht oder jemand einen Nachweis von Dir verlangt. Was in den einzelnen Berichten steht, erfährst Du in den folgenden Abschnitten.

Was im Keller passiert, wird beim Arbeiten mitgeschrieben – das Kellerbuch gibt es Dir als fortlaufendes Journal wieder: jede durchgeführte Aktion in zeitlicher Reihenfolge, mit dem Zeitpunkt der Durchführung.

Such Dir den Jahrgang aus, den Du brauchst, und lade die Datei über Download herunter. Für die digitale Weinbuchführung ist genau diese Aufstellung verlangt – Du hast sie also griffbereit, wenn eine Prüfung ansteht oder jemand nachvollziehen will, was mit einer Partie geschehen ist.

Jede Anfuhr, die Du im Herbst erfasst hast, sammelt sich im Herbstbuch – gebündelt nach Produktionsjahr und als PDF zum Herunterladen. Du wählst das Jahr aus, etwa 2024 oder einen der älteren Jahrgänge bis zurück zu 2017, und bekommst die Übersicht der Ernten dieses Jahres.

Gebraucht wird die Datei vor allem dann, wenn jemand von außen die Erntemengen sehen will: die Weinbaukartei, eine Kontrolle oder Dein Steuerberater. Statt Zettel und Waagescheine zusammenzusuchen, schickst Du die fertige Aufstellung weiter.

Jedes Weinkonto, das Du im Laufe eines Produktionsjahres geführt hast, fasst das Weinbuch in einem PDF zusammen. Über Download holst Du Dir die Datei für den gewählten Jahrgang – zur Auswahl stehen die Jahre von 2017 bis 2024.

Gebraucht wird das Weinbuch vor allem dann, wenn jemand von außen nachvollziehen will, was mit Deinen Weinen passiert ist: bei einer Kontrolle, für die Buchhaltung oder wenn Du selbst einen älteren Jahrgang noch einmal nachlesen willst.

Abgefüllt ist der Wein noch lange nicht abgehakt: Das Flaschenbuch listet Dir die Bestände aller Flaschenweine eines Produktionsjahres auf. Du wählst den Jahrgang – von 2017 bis 2024 – und lädst Dir die Aufstellung als Datei herunter.

Gebraucht wird sie immer dann, wenn jemand von außen Zahlen sehen will: bei einer Kontrolle, für die Buchhaltung oder wenn Du zum Jahresabschluss Deine Lagerbestände belegen musst.

Welcher Tank steht wo, und was ist gerade drin? Die Behälterliste zieht Dir alle Behälter, die derzeit in Deinem Keller geführt werden, in eine Datei zusammen.

Über Download lädst Du sie herunter – hilfreich bei einer Kontrolle, beim Inventurabgleich oder wenn Du vor dem Herbst wissen willst, welche Kapazitäten Dir noch frei bleiben.

Trester bleibt nach dem Keltern übrig, und was damit geschieht, will nachgewiesen sein. Das Tresterbuch führt alle Vorgänge zusammen, die mit der Verwertung zu tun haben – vom Anfall bis zur Abgabe.

Über Download holst Du Dir die Aufstellung als Datei. Das spart Dir das Zusammensuchen, wenn die Kontrolle danach fragt oder Du den Verbleib gegenüber der Brennerei belegen musst.

Schwefel, Hefe, Schönungsmittel – was Du für die Arbeit im Keller vorrätig hältst, steht in der Stoffliste mit dem jeweiligen Bestand. Über Download holst Du sie Dir als Datei.

Gebraucht wird sie vor allem dann, wenn jemand von außen wissen will, was bei Dir im Lager steht – etwa bei einer Kontrolle. Genauso hilft sie Dir selbst vor dem Einkauf: Ein Blick in die Liste zeigt, wovon noch genug da ist und was zur Neige geht.

Ein Datum genügt, und Du bekommst eine vollständige Aufstellung Deiner Behälter mit dem, was an diesem Tag darin lag. Das Datum im Feld Stichtag ist die einzige Angabe, die Du wirklich machen musst – alles andere ist schon sinnvoll vorbelegt.

Bei den Aufstellorten kannst Du einzelne Bereiche zuschalten, etwa nur Barrique Lager und Kelterhaus. Wählst Du keinen aus, kommen alle mit in die Liste. Über die Gruppierung entscheidest Du, ob die Behälter nach Aufstellort sortiert erscheinen – gut, wenn Du mit dem Ausdruck durch den Keller gehst – oder einfach hintereinander.

Beim Dateityp ist PDF voreingestellt; Excel, CSV und JSON sind dann praktisch, wenn die Zahlen weiterverarbeitet werden sollen. Zusätzlich lässt sich je Behälter ein QR-Code einblenden, damit Du am Tank direkt zum passenden Eintrag springen kannst. Der grüne Knopf unten rechts erzeugt die Datei.

Zum 31. Dezember wissen, was im Keller liegt – genau dafür füllst Du diesen Dialog aus. Du bekommst eine Aufstellung aller Weine mit Bestand, Flaschenvolumen und dem Behälter, in dem sie zum gewählten Datum lagen.

Das Datum ist die einzige Angabe, die wirklich zählen muss – voreingestellt ist der heutige Tag, Du kannst aber jeden anderen Stichtag setzen, auch rückwirkend. Bei den Jahrgängen musst Du nichts anhaken: Lässt Du alle Schalter aus, kommen sämtliche Jahrgänge in die Liste. Erst wenn Du gezielt einzelne Jahre brauchst, schaltest Du sie ein.

Bleibt die Frage nach dem Format: PDF zum Ausdrucken und Ablegen, Excel oder CSV, wenn die Buchhaltung weiterrechnen soll. Mit der Gruppierung nach Jahrgang oder Weintyp sortiert sich die Aufstellung so, wie Du sie lesen willst – wähl Ohne, wenn Du eine durchlaufende Liste bevorzugst. Ein Klick auf das grüne Speichersymbol, und die Datei liegt bei Dir.

Füllst Du über das Jahr verteilt ab, verlierst Du leicht den Überblick, wie viel wirklich auf die Flasche gegangen ist. Dieser Bericht sammelt alle Abfüllungen eines Zeitraums – mit Wein, Flaschenzahl, Gebindegrößen, abgefüllter Menge und dem Verlust, der dabei angefallen ist.

Zwingend sind nur die beiden Daten für Von und Bis – sie sind schon vorbelegt, Du passt sie einfach an. Die Jahrgänge darunter kannst Du weglassen: Ohne Auswahl kommen alle mit in die Liste. Schaltest Du einen oder mehrere ein, bleibt der Bericht auf diese beschränkt – hilfreich, wenn Du nur nachsehen willst, was von einem Jahrgang schon gefüllt ist.

Beim Dateityp ist PDF voreingestellt, gut zum Ablegen oder Weitergeben. Willst Du mit den Zahlen weiterrechnen, nimm Excel oder CSV. Ein Klick auf das grüne Feld unten rechts erzeugt die Datei.

Zwei Daten setzen den Rahmen: Von wann bis wann sollen die Ernten gelistet werden? Mehr braucht dieser Bericht nicht – Du bekommst jede Anfuhr des Zeitraums mit Wein, Menge, Mostgewicht, Mostsäure und dem Behälter, in dem der Most gelandet ist.

Willst Du es genauer, schalte einzelne Jahrgänge dazu. Lässt Du alle Schalter aus, sind automatisch alle Jahrgänge dabei – das ist der schnellste Weg, wenn Du einfach den ganzen Herbst sehen willst. Nützlich wird die Auswahl, wenn in einem Zeitraum Anfuhren aus zwei Jahrgängen zusammenkommen.

Zum Schluss der Dateityp: PDF zum Ausdrucken und Ablegen, Excel oder CSV, wenn Du selbst weiterrechnen willst, JSON für die Übergabe an andere Programme. Ein Klick auf das grüne Speichersymbol unten rechts, und der Bericht liegt auf Deinem Rechner.

Willst Du die Berichte all Deiner Weine eines Jahrgangs in einem Stück, statt jeden Wein einzeln aufzurufen? Genau dafür ist dieses Fenster da – Du wählst den Jahrgang, und das PDF enthält jeden Wein dieses Jahrgangs mit seinem Bericht.

Pflicht ist allein der Jahrgang, oben in der Auswahl. Die drei Schalter für Weißwein, Rotwein und Rosé kannst Du liegen lassen: Rührst Du sie nicht an, kommen alle Weine mit. Setzt Du einen oder zwei davon, beschränkt sich das Dokument auf diese Farben – hilfreich, wenn Du nur die Rotweine für eine Verkostung oder eine Prüfung zusammenstellen willst.

Ein Hinweis zur Geduld: Jeder Wein belegt mindestens zwei Seiten, bei einem vollen Jahrgang kommt einiges zusammen. Das PDF entsteht deshalb in mehreren Paketen nacheinander. Klick auf PDF erzeugen und lass das Fenster offen, bis die Datei fertig ist – schließt Du zu früh, fängst Du von vorn an.