Vinou Office – Adressbuch

Vom Stammkunden mit Sechserkiste bis zum Gastronomiebetrieb: Alle Adressen Deines Weinguts stehen im Adressbuch, jede auf einer eigenen Kachel mit Name und Kundentyp. Über die beiden Symbole oben rechts wechselst Du zwischen Kachel- und Listenansicht – die Liste zeigt mehr Einträge auf einen Blick, die Kacheln lassen sich schneller antippen.

Ins Suchfeld gibst Du ein, was Du gerade weißt: ein paar Buchstaben vom Namen, die Postleitzahl, einen Teil der Kundennummer. Der Schalter darunter legt fest, ob alle Suchwörter zusammen passen müssen – so grenzt Du auch bei vielen tausend Adressen schnell ein. Mit Filter einblenden gehst Du gezielt auf Gruppen oder Kundentypen los, etwa für einen Preislistenversand nur an die Gastronomie.

Fährst Du eine Kachel an, klappen oben drei Aktionen auf – zu sehen bei Michael Meier: Der Briefumschlag schreibt dem Kunden direkt eine Nachricht samt passender Dokumente, das mittlere Symbol öffnet den Eintrag zum Bearbeiten, der Papierkorb löscht ihn. Neue Kontakte legst Du über Neu anlegen an, und Download gibt Dir die Adressen als Liste – praktisch, wenn Du damit einen Newsletter verschicken willst.

Ein Anruf, eine Bestellung beim Hoffest, eine Anfrage aus der Gastronomie – damit daraus später eine Rechnung werden kann, legst Du den Kunden in diesem Fenster an. Zwingend sind nur zwei Dinge: der Typ (Privatperson, Gastronomie, Handel) und der Nachname. Alles andere kannst Du in Ruhe nachtragen, wenn Du mehr weißt.

Die Kundennummer lässt Du am besten leer, dann vergibt Vinou sie selbst. Der Typ entscheidet mit darüber, welche Preise gelten – bei Gastronomie also automatisch Deine Gastropreise. Die externe Nummer und die GLN brauchst Du nur für Abnehmer mit zentraler Abrechnung, etwa Edeka-Märkte; die GLN sorgt dafür, dass Deine E-Rechnung dort sauber durchläuft.

Mit den Kundengruppen sortierst Du Deine Kontakte nach eigenen Kriterien – "Family & Friends", "Promotion" oder eine neue Gruppe, die Du direkt hier anlegst. Danach kannst Du gezielt nach dieser Gruppe filtern, etwa für den Versand der Preisliste. Beim Ansprechpartner lohnt sich die Briefanrede: Sie wird später in Deinen Schreiben genau so übernommen.

Kundennummer und Typ sind Pflicht: Die Nummer macht den Eintrag eindeutig, der Typ – Privatperson, Gastronomie, Handel – entscheidet später mit, welche Preise gelten. Rechts kannst Du eine externe Nummer ergänzen, falls Dein Kunde bei Dir unter einem anderen Zeichen läuft, und die GLN eintragen. Die brauchst Du für Abnehmer mit zentraler Abrechnung wie Edeka-Märkte: Vinou übernimmt sie in die E-Rechnung, damit der Empfänger sie automatisch zuordnen kann. Geht die Rechnung an eine andere Stelle, etwa an die Großhandlung, pflegst Du deren GLN an der Rechnungsadresse unter Adressen & Kontakte.

Hat der Kunde offene Posten oder zahlt er regelmäßig zu spät, warnt Dich Vinou links unter dem Namen – rot, sobald etwas überfällig ist, mit Betrag und Anzahl der Rechnungen. So weißt Du schon beim Öffnen, ob Du vor der nächsten Lieferung erst nachhaken solltest.

Darunter trägst Du den Ansprechpartner ein: Anrede, Titel, Vor- und Nachname, dazu die Briefanrede, die Vinou in Briefe und Nachrichten übernimmt. Mit Kundengruppen wie „Family & Friends“ sortierst Du Deine Kontakte nach eigenen Kriterien und filterst später danach.

Wie viel bringt dieser Kunde, und zahlt er pünktlich? Links oben steht der Gesamtumsatz aller berechneten oder gelieferten Bestellungen, darunter die letzten 30 Tage, das letzte Quartal und die letzten zwölf Monate. Unter Zahlungen siehst Du die offenen Posten und die Zahlungsmoral: Der Balken zeigt, wie viele Rechnungen auf Ziel pünktlich, verspätet oder noch gar nicht bezahlt sind – rot markiert, wenn es eng wird.

Die Karte ganz oben fasst den Kunden kompakt zusammen, mit Hinweisen wie „833,84 EUR offen“ oder „zahlt zu spät“. Ein Klick darauf klappt die Warnungen und die Stammdaten aus. Darunter stehen die meistgekauften Weine – praktisch, wenn Du vor einem Anruf wissen willst, worüber Du sprichst.

Rechts listet die Auftragshistorie jede Bestellung mit Datum, Wert und Stand. Mit den Schaltflächen darüber filterst Du nach Status, etwa nur „In Versandvorbereitung“, und über die Symbole rechts holst Du Dir Rechnung oder Lieferschein, ohne im Verkauf suchen zu müssen.

Was hast Du diesem Kunden zuletzt geschickt? Links stehen alle Nachrichten als Karten mit Datum, Betreff, Empfänger und der Zahl der Anhänge. Ein Klick zeigt rechts die Nachricht so, wie sie beim Kunden angekommen ist – mit den angehängten Belegen darüber.

Über Neue Nachricht schreibst Du direkt aus dem Eintrag heraus. Die Liste tritt dann zur Seite, damit Du Platz zum Schreiben hast: Du wählst per Kachel, ob die Nachricht an die normale oder an die Rechnungs-E-Mail geht, hängst Rechnungen, Lieferscheine oder Auftragsbestätigungen aus seinen Bestellungen an und schickst sie mit Nachricht senden ab. Verwerfen bringt Dich ohne Versand zurück.

Nur ausgehende Nachrichten werden hier festgehalten. Antworten Deiner Kunden landen wie gewohnt in Deinem E-Mail-Programm.

Rechnung an die Buchhaltung, Lieferung an den Markt, Absprachen mit dem Einkauf: Auf diesem Reiter sammelst Du alles, was neben den Stammdaten zu einem Kunden gehört. Links steht die Stammdaten-Karte, rechts die Rechnungsadressen, Lieferadressen und Kontaktpersonen. Vinou zeigt zuerst die Rechnungsadressen; über die Schaltflächen oben wechselst Du zu Lieferung, Kontakten oder Alle – die Zahl daneben verrät, wie viele Einträge es jeweils gibt.

Jede Karte zeigt die Anschrift samt Hinweisen wie Standard-Lieferadresse, Steuernummer oder GLN. Ein Klick auf die Karte oder das Stift-Symbol öffnet sie zum Bearbeiten, der Papierkorb entfernt sie. Eine neue Adresse oder Kontaktperson legst Du über die gestrichelte Karte am Ende des jeweiligen Abschnitts an.

Für Händler wie Edeka hinterlegst Du hier die abweichende Rechnungsadresse der Großhandlung. Bei einer Bestellung wählst Du sie im ersten Schritt als Rechnungsadresse – die Preise richten sich trotzdem weiter nach dem bestellenden Markt.

Zuerst legst Du über die Kacheln fest, was die Adresse ist: Rechnungsadresse für eine abweichende Rechnungsanschrift wie Buchhaltung oder Großhandlung, Lieferadresse für eine zusätzliche Anschrift, an die geliefert wird, oder Packstation für eine Lieferung an eine DHL-Packstation. Darunter folgen in eigenen Abschnitten der Empfänger – Firma oder Name, eins von beiden reicht – und die Adressinformationen.

Im Abschnitt E-Rechnung trägst Du die 13-stellige GLN ein. Bei einer Rechnungsadresse ist das die GLN des Rechnungsempfängers – bei Edeka etwa die der Großhandlung, nicht die des Markts. Bei einer Lieferadresse ist es die GLN des Warenempfängers. Vinou übernimmt sie in die E-Rechnung, damit der Empfänger sie automatisch zuordnen kann; Leerzeichen entfernt Vinou selbst. Bei Rechnungsadressen steht daneben die Steuernummer des Rechnungsempfängers.

Über Zurück zur Übersicht kehrst Du ohne Änderungen zu allen Adressen zurück.

Unterschriebene Lieferverträge, eine Preisvereinbarung mit der Gastronomie, das Foto vom letzten Kundenevent: Solche Unterlagen legst Du zu diesem Kunden ab, statt sie im Ordner oder im E-Mail-Postfach zu suchen. Über das orange Plus lädst Du eine neue Datei hoch und gibst ihr einen Titel und eine kurze Beschreibung.

Solange noch nichts abgelegt ist, steht rechts nur der Hinweis, dass es keine Einträge gibt. Sobald Du etwas hochlädst, erscheinen die Dateien dort als Liste – und jeder im Betrieb, der den Kunden aufruft, findet sie sofort.

Besonders praktisch ist das bei Absprachen, die man selten braucht und dann schnell zur Hand haben muss: Wer welchen Rabatt bekommt, welche Palettenmenge vereinbart wurde, wann der Vertrag ausläuft.

Alles, was Du Dir zu einem Kunden merken willst, aber in kein Feld passt, hältst Du als Notiz fest: Vorlieben, Absprachen aus einem Telefonat, der Hinweis auf den Hund am Hoftor. Beim nächsten Kontakt weißt Du sofort wieder Bescheid – auch dann, wenn ein Kollege den Kunden betreut.

Über das Plus legst Du eine neue Notiz an. Steht noch nichts da, siehst Du den Hinweis, dass es zu Monika Reinhardt bislang keine Einträge gibt.

Weil jede Notiz beim Kunden selbst hängt, sammelt sich mit der Zeit ein kleines Gedächtnis zu jeder Kundschaft an – hilfreich vor einem Besuch oder wenn Du ein Angebot vorbereitest.

Adressen müssen manchmal das Haus verlassen – etwa wenn Deine Kundenliste ins Newsletter-Programm soll oder die Buchhaltung sie braucht. Genauso oft geht es umgekehrt: Du hast Adressen aus einem anderen Programm und willst sie nicht alle von Hand abtippen.

Über den orangen Knopf oben rechts erledigst Du beides. Dahinter liegen drei Wege: eine Liste zum Weiterarbeiten, eine Ausgabe für andere Programme und der Weg zurück ins Adressbuch. Was die einzelnen Punkte genau tun, liest Du in den folgenden Abschnitten.

Mit einem Klick auf Export packt Vinou Dein Adressbuch in eine Datei zum Herunterladen – mit den Adressdaten, die Du zu Deinen Kunden erfasst hast. Filterst Du die Liste vorher, etwa nach einer Kundengruppe, landet auch nur diese Auswahl in der Datei.

Gebraucht wird das immer dann, wenn die Adressen woanders hin müssen: ins Newsletter-Programm, zur Steuerberatung oder als Serienbrief-Grundlage für die Einladung zum Hoffest. Und Du hast damit jederzeit eine Kopie Deiner Kundendaten in der Hand.

Wenn die Adressen woanders gebraucht werden – im Newsletter-Programm, beim Serienbrief für die Einladung zum Hoffest oder in der Buchhaltung –, holst Du sie Dir über Export (EDV) als Datei herunter. Darin stehen die Angaben aus Deinem Adressbuch, also Anschriften und Kontaktdaten Deiner Kunden.

Wie Du die Liste vorher filterst, wirkt sich auf den Export aus: Wählst Du zum Beispiel nur eine bestimmte Kundengruppe, landen auch nur diese Einträge in der Datei. So musst Du hinterher nichts mehr von Hand aussortieren.

Steuerberater und Buchhaltungsprogramme brauchen Deine Kundenadressen in ihrer eigenen Form – genau die liefert Import (EDV). Vinou stellt Dir dazu eine Datei mit den Adressen Deines Adressbuchs zum Herunterladen bereit, aufgebaut so, dass die Buchhaltung sie direkt einlesen kann.

Gebraucht wird das meist zum Quartals- oder Jahresabschluss oder wenn Du neue Kunden angelegt hast, die in der Buchhaltung noch fehlen. Du lädst die Datei herunter und gibst sie weiter – abtippen muss niemand mehr.

Fährst Du eine Kundenkachel an, erscheinen oben vier Symbole. Das Briefsymbol öffnet direkt eine Nachricht an diesen Kunden – so schreibst Du eine Terminbestätigung oder ein Angebot, ohne den Eintrag erst öffnen zu müssen. Der Schalter daneben stellt den Kunden aktiv oder inaktiv: Ein inaktiver Kunde bleibt mit allen Bestellungen erhalten, taucht aber im täglichen Arbeiten nicht mehr auf – praktisch für Adressen, die Du länger nicht brauchst.

Der Papierkorb entfernt den Eintrag. Das solltest Du nur bei Adressen tun, die versehentlich angelegt wurden – hängen Bestellungen oder Rechnungen daran, ist der inaktive Schalter der bessere Weg. Der große orange Stift in der Mitte öffnet den Kunden zum Bearbeiten, mit allen Reitern von Ansprechpartnern bis Notizen.