Vinou Office – Händler Für Weingüter

Weinhandlungen, Vinotheken und Fachgeschäfte, die Deine Weine führen, stehen auf dieser Seite als eigene Kachel – mit Firmenname und Land. So hast Du auf einen Blick, wer Deine Weine weiterverkauft, und musst nicht in alten Notizen suchen.

Über das Suchfeld findest Du einen Händler auch, wenn Du nur einen Teil des Firmennamens, den Ansprechpartner oder die Anschrift im Kopf hast. Mit „Land auswählen“ schränkst Du die Liste auf ein Land ein – praktisch, wenn Du sehen willst, wie gut Du im Ausland vertreten bist. Rechts oben schaltest Du zwischen Kachel- und Listenansicht um; über Download holst Du Dir alle Händler als Datei, etwa für eine Bezugsquellenliste auf Deiner Internetseite.

Fährst Du über eine Kachel, klappt sie auf und zeigt drei Möglichkeiten: mit dem Stift öffnest Du den Eintrag und pflegst Anschrift und Kontaktdaten, der kleine Schalter blendet den Händler aus, ohne ihn zu löschen, und der Papierkorb entfernt ihn ganz. Neue Partner legst Du links über das Plus an – so wächst Deine Übersicht mit jedem Geschäft, das Deine Weine ins Regal stellt.

Sobald ein Fachhändler, eine Gastronomie oder ein Großabnehmer regelmäßig bei Dir kauft, legst Du ihn über diesen Dialog einmal an. Danach steht er Dir bei jeder Bestellung zur Auswahl, ohne dass Du Adresse und Konditionen neu tippen musst.

• Firmenname und Anschrift – das brauchst Du zwingend, damit Lieferschein und Rechnung stimmen.

• Ansprechpartner, Telefon und E-Mail – so hast Du bei Rückfragen zur Lieferung gleich den richtigen Kontakt zur Hand.

• Preisgruppe und Rabatt – einmal hinterlegt, rechnet Vinou die Konditionen bei jeder Bestellung automatisch mit.

Pflicht ist nur das Nötigste, damit Du zwischendurch schnell fertig wirst. Alles Weitere – Steuernummer, Notizen, abweichende Lieferanschrift – kannst Du später in Ruhe im Eintrag des Händlers ergänzen. Mit Speichern schließt sich der Dialog, und der neue Händler steht sofort in Deiner Liste.

Firmenname und Land musst Du ausfüllen, alles andere ergänzt Du nach Bedarf: Ansprechpartner, Straße, PLZ und Stadt, Telefon, Fax, E-Mail und Internetseite. Diese Angaben zieht Vinou später automatisch auf Angebote, Lieferscheine und Rechnungen – Du tippst sie also nur einmal.

Die USt-ID lohnt sich besonders bei Händlern im Ausland, weil sie für die steuerliche Abwicklung gebraucht wird. Fehlt sie, merkst Du das oft erst beim Rechnungschreiben – deshalb besser gleich hier eintragen.

Links lädst Du ein Bild hoch, etwa das Logo des Händlers. So erkennst Du den richtigen Eintrag in der Übersicht schneller, ohne den Namen lesen zu müssen. Empfohlen sind 1000x1000 Pixel als freigestellte .png-Datei. Zum Schluss speicherst Du unten rechts über das grüne Feld.

Große Abnehmer haben selten nur eine Anschrift: Die Rechnung geht in die Zentrale, die Ware an das Lager oder gleich an mehrere Filialen. Über „Neue Adresse anlegen“ legst Du zu diesem Händler so viele Anschriften ab, wie Du brauchst.

Beim Erfassen einer Bestellung greifst Du dann auf die hinterlegten Adressen zu, statt sie abzutippen. Das spart Zeit und verhindert, dass ein Paket an der falschen Stelle ankommt.

Solange noch nichts eingetragen ist, steht an dieser Stelle „Noch keine Einträge vorhanden“ – dann ist einfach die Rechnungsanschrift aus dem Reiter „Allgemein“ maßgeblich.

Zwei Schalter regeln die Sichtbarkeit: Intern zeigt den Eintrag Deinen Kunden im Login-Bereich Deines Shops, Öffentlich macht ihn auf der Website für jeden sichtbar – etwa in Deiner Liste der Bezugsquellen. Du kannst beides einzeln setzen, je nachdem, ob ein Partner öffentlich genannt werden möchte oder nicht.

Unter Website-Einstellungen legst Du fest, unter welcher Adresse der Eintrag erreichbar ist. Das Pfadsegment – der letzte Teil der Adresse – entsteht automatisch aus dem Firmennamen. Stellst Du auf Manuell, vergibst Du ihn selbst, zum Beispiel kürzer oder einprägsamer. Alte Adressen funktionieren weiter, verlinkte Seiten laufen also nicht ins Leere.

Die Angaben unter Suchmaschinen bestimmen, wie der Eintrag bei Google erscheint. Links siehst Du gleich eine Vorschau darauf. Lässt Du den Title-Tag leer, wird der Name verwendet – ein eigener Titel mit Ort oder Region bringt Dir aber meist mehr Klicks.

Rahmenverträge, Preisvereinbarungen, unterschriebene Listungsbögen oder das Firmenlogo für die Kundenpräsentation – all das legst Du auf diesem Reiter direkt beim Händler ab. So musst Du beim nächsten Telefonat nicht erst im Ordner oder im Mail-Postfach suchen, sondern hast die Unterlagen zum Kunden dort, wo Du ihn ohnehin gerade offen hast.

Über „Neue Datei anlegen“ lädst Du ein Dokument hoch und gibst ihm einen Titel und eine kurze Beschreibung. Die Beschreibung lohnt sich: Steht dort „Konditionen gültig ab 03/2025“, weißt Du später sofort, welche Fassung die aktuelle ist.

Solange noch nichts hinterlegt ist, steht an dieser Stelle „Noch keine Einträge vorhanden“. Sobald Du die ersten Dateien abgelegt hast, erscheinen sie hier als Liste – und bleiben dauerhaft an diesem Händler hängen, auch wenn im Betrieb jemand anders die Betreuung übernimmt.

Was am Telefon besprochen wurde, ist eine Woche später oft schon wieder unklar. Über „Neue Notiz erstellen“ hältst Du solche Dinge direkt beim Händler fest – etwa dass die Lieferung nur dienstags angenommen wird oder dass für den Herbst eine größere Menge angefragt ist.

Solange nichts eingetragen ist, steht schlicht „Noch keine Einträge vorhanden“. Jede weitere Notiz reiht sich darunter ein, sodass Du beim nächsten Kontakt sofort siehst, was zuletzt Thema war – auch wenn ein Kollege das Gespräch geführt hat.

Praktisch ist das vor allem bei Händlern, die Du nur wenige Male im Jahr sprichst: Du musst Dich nicht erinnern, sondern liest nach.

Manchmal brauchst Du Deine Händler nicht am Bildschirm, sondern als Datei: für die Buchhaltung, für einen Serienbrief oder als Adressgrundlage für den Versand der neuen Preisliste. Über den Download-Knopf oben rechts bekommst Du genau das – die Auswahl, die gerade in der Liste steht, samt gesetzter Filter.

Zwei Wege stehen zur Wahl: ein Export zum Weiterarbeiten in der Tabelle und ein Export (EDV) für die Übergabe an andere Programme. Was die beiden jeweils genau liefern, steht in den folgenden Abschnitten.

Über Export legt Dir Vinou Deine Händler als Datei zum Herunterladen bereit – mit den Angaben, die Du zu ihnen erfasst hast, etwa Firmenname, Anschrift und Kontaktdaten. Was gerade gefiltert ist, landet auch in der Datei, Du kannst Dir also gezielt einen Teil Deiner Händler herausziehen.

Praktisch ist das immer dann, wenn die Daten den Weg aus dem Programm heraus finden müssen: für Deine Buchhaltung, für ein Serienschreiben an alle Fachhändler oder einfach als Sicherung zum Ablegen. Du öffnest die Datei in Excel oder einem ähnlichen Programm und arbeitest dort weiter.

Weil Du den Export jederzeit neu erzeugen kannst, arbeitest Du immer mit dem aktuellen Stand – Adressänderungen, die Du in Vinou gepflegt hast, sind sofort mit dabei.

Deine Händler stecken nicht nur in Vinou fest: Über Export (EDV) legt Dir das Programm die Einträge aus dieser Ansicht als Datei zum Herunterladen bereit – mit den Angaben, die Du zu den Händlern erfasst hast. Filterst Du die Ansicht vorher, landet auch nur diese Auswahl in der Datei.

Gebraucht wird das immer dann, wenn die Daten woanders hin sollen: zur Buchhaltung, in eine Adressliste für den Newsletter-Versand oder einfach als Sicherung für Deine eigenen Unterlagen. So tippst Du nichts doppelt ab.

Fahr mit der Maus über eine Kachel – oder tipp sie am Handy an –, dann legt sich ein farbiger Bereich darüber und drei Schaltflächen werden sichtbar. Links oben der kleine Schalter: Damit stellst Du den Händler aktiv oder inaktiv. Inaktive Händler bleiben mit allen Angaben erhalten, tauchen aber im Verkauf nicht mehr als Auswahl auf – gut für Geschäftspartner, mit denen Du gerade nicht arbeitest.

Daneben das Papierkorb-Symbol. Es löscht den Händler samt hinterlegten Anschriften, Notizen und Dateien. Das lässt sich nicht rückgängig machen, deshalb kommt vorher eine Rückfrage. Wenn Du Dir unsicher bist, schalte den Eintrag lieber inaktiv, statt ihn zu entfernen.

Der Stift in der Mitte öffnet den Händler zum Bearbeiten. Dort änderst Du Firmenname, Ansprechpartner, Anschriften und alles Weitere. Nichts davon wird übernommen, bevor Du gespeichert hast – Du kannst also in Ruhe nachsehen, ohne etwas zu verstellen.