Vinou Office – Reports

Auswertungen, die Du regelmäßig brauchst, musst Du nicht jedes Mal von Hand anstoßen. In dieser Übersicht legst Du Berichte an, die sich von selbst wiederholen – monatlich, 14-tägig oder wie Du es brauchst. So liegt der Zahlenstand pünktlich vor, ohne dass Du daran denken musst.

Über das Pluszeichen links erstellst Du einen neuen Bericht. Mit dem Zeitraum darüber – Von und Bis – grenzt Du ein, welche Zeitspanne ausgewertet werden soll. Praktisch, wenn Dich zum Beispiel nur die Monate seit der letzten Abfüllung interessieren.

In der Liste steht zu jedem Eintrag der Titel mit der Art des Berichts in Klammern, darunter wann er zuletzt lief, daneben die nächste Ausführung und der Rhythmus. Beim Monatlichen Geschäftsbericht siehst Du so auf einen Blick, dass er als Geschäftsübersicht monatlich erzeugt wird. Rechts kannst Du je Eintrag:

• den Bericht mit dem Schalter an- oder ausschalten, wenn Du ihn gerade nicht brauchst

• ihn mit dem Pfeil sofort neu erzeugen, statt auf den nächsten Termin zu warten

• ihn über den Stift ändern – etwa Titel oder Wiederholung

• ihn über den Papierkorb löschen

Statt jeden Monat dieselbe Auswertung von Hand zu ziehen, richtest Du sie einmal ein und lässt sie laufen. Im oberen Teil legst Du fest, um welche Art von Bericht es geht – etwa Geschäftsübersicht oder Lagerübersicht – und gibst ihm einen Titel, an dem Du ihn in der Liste wiedererkennst. Beides ist Pflicht.

Darunter trägst Du die Empfänger ein. Jeder, den Du hier hinzufügst, bekommt den fertigen Bericht zugeschickt – praktisch, wenn Deine Buchhaltung oder Dein Steuerberater die Zahlen ohnehin regelmäßig braucht. Empfänger kannst Du auch später noch ergänzen oder wieder herausnehmen.

Im Bereich Ausführung bestimmst Du die Wiederholung, also ob der Bericht täglich, monatlich oder in einem anderen Rhythmus erzeugt wird – ebenfalls eine Pflichtangabe. Der Schalter daneben entscheidet, ob der Bericht gerade aktiv ist. Steht er auf aus, bleibt alles gespeichert, es wird nur nichts verschickt, bis Du ihn wieder einschaltest.

Der Schalter ganz links legt fest, ob der Bericht weiterläuft. Steht er auf aus, bleibt der Eintrag erhalten, es wird aber nichts mehr automatisch erstellt und verschickt – praktisch, wenn Du eine Auswertung eine Weile nicht brauchst, sie aber nicht neu einrichten willst.

Mit dem Pfeilsymbol daneben startest Du den Bericht sofort, ohne auf den nächsten Termin zu warten. Der Stift öffnet den Eintrag zum Bearbeiten: Titel, Zeitraum, Wiederholung und Empfänger kannst Du ändern, ab dem nächsten Lauf gilt dann die neue Einstellung.

Der Papierkorb entfernt den Bericht ganz. Damit ist auch die Wiederholung weg – es wird nichts mehr erstellt, und Du müsstest ihn bei Bedarf neu anlegen. Bereits heruntergeladene Auswertungen bleiben davon unberührt.