Vinou Office – Angebote

Bevor eine Bestellung zustande kommt, steht oft ein Angebot: Ein Restaurant fragt nach Konditionen, ein Wiederverkäufer will Preise schwarz auf weiß. Über das orangene Plus legst Du ein neues Angebot an – mit Kunde, Positionen und Preisen, ganz wie bei einer Bestellung. Sagt der Kunde zu, hast Du die Zahlen schon erfasst und musst nichts doppelt tippen.

Das Suchfeld oben findet ein Angebot über Name, Kundennummer oder Adresse – auch wenn Du nur einen Teil davon weißt. Mit den beiden Feldern "Von" und "Bis" grenzt Du den Zeitraum ein, so siehst Du zum Beispiel nur die Angebote der letzten Monate und nicht die aus dem Vorjahr.

Solange nichts erfasst ist, steht im Bereich darunter der Hinweis, dass noch keine Einträge vorhanden sind. Sobald Angebote da sind, erscheinen sie als Liste – und über Download rechts oben holst Du sie Dir als Datei heraus, praktisch für die Nachfassaktion oder die Buchhaltung.

Ein Gastronom fragt nach Preisen, ein Händler will ein Paket für die Weinkarte – in fünf Schritten baust Du ihm daraus ein Angebot. Der Fortschritt oben zeigt Dir, wo Du gerade stehst; die späteren Schritte öffnen sich erst, wenn der aktuelle sitzt.

Im ersten Schritt geht es um den Kunden. Über die Suche findest Du ihn nach Name, Firma, Kundennummer oder Adresse. Ist er noch nicht im System, legst Du ihn gleich hier neu an – Du musst den Dialog also nicht verlassen. Soll die Rechnung an eine andere Anschrift gehen, etwa an die Buchhaltung eines Betriebs, trägst Du sie über Abweichende Rechnungsadresse ein.

Links stehen die Zeiträume: Das Gültigkeitsdatum ist wichtig, damit klar ist, wie lange Dein Preis steht – gerade bei knappen Jahrgängen. Der Leistungszeitraum ist optional und kann später folgen. Darunter füllt sich die Zusammenfassung mit jedem Schritt, den Du abschließt, sodass Du vor dem Versenden noch einmal alles im Blick hast: Adresse, Versand, Positionen und Zahlungsmodalitäten.

An wen geht das Angebot? Über Kunde suchen holst Du Dir den passenden Eintrag aus Deiner Kundenliste – mit ihm kommen Rabatt, Zahlungsart, Rechnungstyp und Notizen gleich mit. Das spart Dir das Nachschlagen und sorgt dafür, dass ein Exportkunde auch wirklich seine Exportpreise bekommt.

Steht der Kunde noch nicht in Vinou, legst Du ihn über Neuen Kunden anlegen direkt an, ohne das Angebot zu verlassen. Soll die Rechnung an eine andere Adresse gehen als die Ware – etwa an eine Zentrale oder ein Steuerbüro –, trägst Du sie unter Abweichende Rechnungsadresse ein.

Links oben setzt Du den Gültigkeitszeitraum: bis wann Dein Preis steht. Das schützt Dich, wenn ein Kunde erst Monate später zugreift. Der Leistungszeitraum ist optional und sagt, für welchen Zeitraum die Lieferung gedacht ist.

Genau das entscheidest Du in diesem Schritt. Bei Paketsendung rechnet Vinou Verpackung und Versandkosten automatisch dazu, sodass im Angebot gleich der Betrag steht, den der Kunde am Ende wirklich zahlt. Wählst Du Abhofverkauf, entfällt die Lieferung komplett – nichts wird aufgeschlagen, der Kunde holt die Ware bei Dir ab.

Darunter legst Du fest, wohin geliefert wird. Meist passt Wie Rechnungsadresse, und Du bist mit einem Klick durch. Geht die Ware aber an ein Lager, eine Filiale oder direkt an den Beschenkten, wählst Du Abweichende Lieferadresse – dann kannst Du eine der beim Kunden hinterlegten Adressen nehmen oder eine neue anlegen.

Oben im Gültigkeitszeitraum steht, bis wann Dein Angebot gilt. Das lohnt sich zu prüfen: Weinpreise und Restmengen ändern sich, und ein Enddatum schützt Dich davor, Monate später noch an alte Konditionen gebunden zu sein.

Welche Weine sollen ins Angebot, und wie viele? Über die Suche oben holst Du Dir Artikel für Artikel in die Liste. Jede Position zeigt Bezeichnung, Jahrgang, Artikelnummer, Einzelpreis und Gesamtpreis – so siehst Du sofort, was der Kunde am Ende zahlt.

Die Anzahl änderst Du direkt in der Zeile über Plus und Minus. Der Einzelpreis richtet sich nach der Preisklasse des Kunden aus Schritt 1 – im Beispiel „Export“. Passt etwas nicht, lohnt ein Blick zurück auf die Rechnungsadresse.

Verpackung und Versand kommen als eigene Position dazu und fließen in die Summe ein. Der Hinweis darunter zeigt Dir, wie weit es noch bis zur versandkostenfreien Grenze ist – ein gutes Argument, wenn Du dem Kunden eine etwas größere Menge vorschlagen willst.

Links oben legst Du außerdem fest, wie lange das Angebot gilt und für welchen Leistungszeitraum es gedacht ist. Ein gesetztes Ende erspart Dir Diskussionen, wenn der Kunde erst Monate später zugreift.

Vier Kacheln stehen oben zur Wahl: Per Rechnung, Vorkasse, Barzahlung und SEPA-Lastschrift. Die ausgewählte ist orange umrandet und mit einem Haken markiert. Was Du hier festlegst, steht später auf dem Angebot – der Kunde weiß also von Anfang an, worauf er sich einlässt.

Darunter regelst Du die Feinheiten der Rechnung. Der Schalter Ohne MwSt. ist für Fälle wie Kleinunternehmerregelung oder Lieferung ins Ausland gedacht. Beim Rechnungstyp entscheidest Du zwischen Netto und Brutto – für Händler meist netto, für Privatkunden brutto. Das Zahlungsziel in Tagen musst Du ausfüllen, ohne Angabe geht es nicht weiter.

Skonto und Rabatt sind freiwillig:

• Skonto lohnt sich, wenn Du schneller an Dein Geld kommen willst – erst wenn Du einen Prozentsatz einträgst, lässt sich auch der Zeitraum ausfüllen.
• Rabatt gibst Du wahlweise in Prozent oder als fester Betrag in Euro an.
• Unter Kampagne hängst Du eine laufende Aktion samt Gutscheincode an. Kampagnen, die für dieses Angebot nicht passen, erscheinen ausgegraut.

Alles steht beisammen – Weine, Verpackung, Rabatte, Zahlungsweise. Rechts läuft die Rechnung durch: jede Position mit Einzelpreis, darunter Verpackung und Versand, ein möglicher Kampagnenrabatt und zum Schluss Netto, Mehrwertsteuer und Brutto. Lies die Summe einmal in Ruhe, denn genau diese Zahl geht so zum Kunden.

Oben links trägst Du den Gültigkeitszeitraum ein. Das lohnt sich: Ein Angebot mit klarem Enddatum schützt Dich, wenn sich Preise ändern oder der Wein ausverkauft ist. Der Leistungszeitraum daneben ist freiwillig und sagt, für welchen Zeitraum die Lieferung gedacht ist.

Stimmt etwas nicht, kommst Du über Ändern neben Rechnungsadresse, Versand oder Zahlung direkt zurück in den passenden Schritt – ohne dass die übrigen Angaben verloren gehen. Unter Referenz und Notizen kannst Du noch eine Bestellnummer des Kunden oder einen Hinweis für den Lieferschein hinterlegen. Mit Angebot speichern ist der Vorgang angelegt und taucht in Deiner Angebotsliste auf.

Der orange Knopf oben rechts öffnet ein kleines Menü mit drei Wegen, Deine Angebote aus Vinou herauszuholen. Den Zeitraum dafür legst Du direkt darunter mit "Von" und "Bis" fest, und über die Schalter bestimmst Du, ob Rechnungsadresse, Versand und die erfassende Person mit ausgegeben werden.

Je nachdem, was Du vorhast, wählst Du die Angebote als fertige Dokumente, eine Liste zum Weiterrechnen oder eine Datei für die Buchhaltung. Was die einzelnen Punkte genau liefern, steht in den folgenden Abschnitten.

Du legst einen Zeitraum fest, und Vinou stellt Dir alle Angebote daraus als Liste zum Herunterladen zusammen. Darin stehen Deine Angebote mit den zugehörigen Kunden, Daten und Beträgen, so wie Du sie erfasst hast.

Nützlich ist das, wenn Du nachhalten willst, wie viele Angebote in einer Saison zusammengekommen sind und welche noch ohne Bestellung geblieben sind. Die Liste lässt sich außerhalb von Vinou weiter sortieren und auswerten – etwa für ein Gespräch über die Verkaufszahlen des Jahres.

Wie viel steckt eigentlich gerade in offenen Angeboten? Über Export bekommst Du Deine Angebote als Datei zum Herunterladen – mit den Angaben, die auch in der Übersicht stehen, also Kunde, Datum und Wert je Angebot.

Das lohnt sich, wenn Du am Schreibtisch in Ruhe durchgehen willst, was noch nicht in eine Bestellung übergegangen ist, oder wenn Du die Zahlen für eine eigene Auswertung in der Tabellenkalkulation brauchst.

Manchmal willst Du Deine Angebote einfach in Ruhe durchrechnen – in einer Tabelle, mit eigenen Formeln. Genau dafür ist der Export (EDV) da: Er legt Dir Deine Angebote als Datei zum Herunterladen bereit, die Du in einem Tabellenprogramm öffnest.

Praktisch ist das, wenn Du auswerten willst, was gerade in offenen Angeboten steckt, oder wenn jemand außerhalb des Betriebs mit den Zahlen weiterarbeiten soll – etwa Deine Buchhaltung. Was genau in der Datei landet, richtet sich nach dem Zeitraum, den Du vorher auswählst.

Die Karten unter Schnellaktionen öffnen die häufigsten Aufgaben dieses Bereichs mit einem Klick – ohne Umweg über das Menü. Was eine Aktion öffnet, ist dort beschrieben, wo die Funktion zu Hause ist; die Abschnitte darunter führen direkt hin. Nur was es ausschließlich hier gibt, ist an dieser Stelle selbst erklärt.

Sagt der Kunde zu, machst Du aus dem Angebot direkt eine Bestellung – ohne die Weine, Mengen und Preise noch einmal einzutippen. Alles, was Du im Angebot festgelegt hast, wandert mit in den neuen Auftrag und läuft von dort ganz normal weiter bis zur Lieferung und Rechnung.

Die Aktion steht nur bei Angeboten bereit, die noch auf Antwort warten – also solchen mit dem Stand Eingegangen. Sobald ein Angebot angenommen, abgelehnt oder anders abgeschlossen ist, verschwindet sie.

Ist die Bestellung erst einmal angelegt, gilt das Angebot als erledigt und lässt sich nicht mehr verändern. Korrekturen an Mengen oder Preisen nimmst Du danach in der Bestellung selbst vor.

Manche Kunden kommen auf dasselbe Angebot zurück – der Gastronom ruft im Frühjahr an und möchte die gleiche Zusammenstellung noch einmal. Bei einem bereits angenommenen Angebot bleibt die Annahme deshalb weiter möglich: Vinou legt daraus eine zusätzliche Bestellung an, mit denselben Weinen, Mengen und Konditionen. Du sparst Dir das Abtippen und bist in ein paar Klicks durch.

Die Aktion taucht nur bei Angeboten auf, die noch laufen und bereits den Stand „Angenommen“ haben. Abgelaufene oder abgesagte Angebote bieten sie nicht an.

Jede Annahme erzeugt eine eigene neue Bestellung – das ursprüngliche Angebot bleibt unverändert bestehen. Willst Du eine so entstandene Bestellung wieder loswerden, musst Du sie in der Übersicht der Bestellungen stornieren; über das Angebot lässt sie sich nicht mehr zurücknehmen.

Nicht jede Anfrage führt zu einem Abschluss. Kommt vom Kunden eine Absage – oder hat sich die Sache anders erledigt – setzt Du das Angebot mit dieser Aktion auf abgelehnt. So bleibt Deine Liste sauber und Du siehst auf einen Blick, was wirklich noch offen ist.

Die Aktion taucht nur bei Angeboten auf, die noch als eingegangen geführt werden – also bei allen, zu denen der Kunde sich noch nicht entschieden hat. Sobald Du ein Angebot in eine Bestellung überführt hast, ist der Weg zur Ablehnung zu.

Ein abgelehntes Angebot kannst Du danach nicht mehr in eine Bestellung umwandeln. Die Weine und Mengen bleiben aber gespeichert: Meldet sich der Kunde später doch, machst Du Dir aus dem alten Angebot einfach ein neues.

Die Karten unter Schnellaktionen öffnen die häufigsten Aufgaben dieses Bereichs mit einem Klick – ohne Umweg über das Menü. Was eine Aktion öffnet, ist dort beschrieben, wo die Funktion zu Hause ist; die Abschnitte darunter führen direkt hin. Nur was es ausschließlich hier gibt, ist an dieser Stelle selbst erklärt.

Überlegt ein Kunde noch, kannst Du die Weine aus dem Angebot schon für ihn blockieren. Die Mengen gelten dann als reserviert und stehen im Bestand nicht mehr für andere Verkäufe zur Verfügung – so erlebst Du keine böse Überraschung, wenn die Zusage zwei Wochen später kommt.

Die Aktion taucht nur bei Angeboten auf, für die noch nichts zurückgelegt wurde. Ist ein Angebot abgelehnt oder storniert, bleibt sie weg – dort wäre eine Reservierung ohnehin sinnlos.

Reserviert wird einmal: Danach bietet Dir Vinou an dieser Stelle nur noch an, die Reservierung wieder aufzuheben. Achte also darauf, dass die Mengen im Angebot stimmen, bevor Du zurücklegst.

Hat ein Kunde zu lange überlegt oder springt ab, gibst Du die zurückgelegten Flaschen mit dieser Aktion wieder frei. Die Menge steht danach sofort wieder für andere Kunden im Verkauf zur Verfügung.

Der Punkt taucht nur bei Angeboten auf, für die Du vorher tatsächlich Ware reserviert hast – überall sonst bleibt er weg. Das Angebot selbst bleibt unverändert bestehen, Du ziehst nur die Sperre auf den Bestand zurück.

Beachte: Nach dem Zurückziehen ist die Ware für jeden verfügbar. Willst Du sie später doch wieder für diesen Kunden blockieren, musst Du neu reservieren – und dann kann es sein, dass der Bestand inzwischen woanders hingegangen ist.

Die Karten unter Schnellaktionen öffnen die häufigsten Aufgaben dieses Bereichs mit einem Klick – ohne Umweg über das Menü. Was eine Aktion öffnet, ist dort beschrieben, wo die Funktion zu Hause ist; die Abschnitte darunter führen direkt hin. Nur was es ausschließlich hier gibt, ist an dieser Stelle selbst erklärt.

Ruft ein Kunde an und fragt nach, willst Du schnell wissen, was genau Du ihm angeboten hast. Ein Klick auf das Angebot öffnet die vollständige Ansicht: welche Weine in welcher Menge, zu welchem Preis, mit welcher Gültigkeit.

Diese Möglichkeit steht bei jedem Angebot offen – egal, ob es gerade erst geschrieben, schon verschickt, angenommen oder abgelehnt wurde. Du kannst also auch ältere Vorgänge jederzeit nachschlagen, etwa um zu sehen, welchen Preis Du diesem Kunden im letzten Jahr gemacht hast.

Beim reinen Ansehen passiert nichts mit dem Angebot: Es wird nicht verschickt, nicht abgeschlossen und nicht storniert. Alle Schritte, die den Stand wirklich ändern, löst Du bewusst über die jeweilige Aktion aus.

Schickst Du mehreren Kunden fast dasselbe Sortiment, kopierst Du Dir das bestehende Angebot einfach. Vinou legt ein neues an, das alle Weine, Mengen und Preise des Originals übernimmt – Du änderst nur noch den Empfänger oder tauschst eine Position aus.

Die Aktion steht bei jedem Angebot zur Verfügung, egal ob es noch offen, bereits angenommen oder abgelehnt ist. Das ursprüngliche Angebot bleibt dabei unangetastet.

Die Kopie startet wieder ganz am Anfang: Sie ist noch nicht verschickt, und es ist auch nichts für den Kunden zurückgelegt. Wenn Du Flaschen reservieren willst, machst Du das im neuen Angebot noch einmal.

Springt ein Kunde ab oder war die Anfrage nur ein Missverständnis, ziehst Du das Angebot mit dem Stornieren aus dem Rennen. Es bleibt als Eintrag erhalten, gilt aber nicht mehr als offen – so verwässern alte Karteileichen weder Deine Übersicht noch die Summe Deiner laufenden Angebote.

Die Aktion taucht nur bei Angeboten auf, die noch den Stand Eingegangen haben, also bei denen weder eine Zusage noch eine Absage vermerkt ist. Sobald ein Angebot weitergelaufen ist, steht sie nicht mehr zur Verfügung.

Nach dem Stornieren kannst Du aus diesem Angebot keine Bestellung mehr machen und es nicht wieder öffnen. Brauchst Du den Vorgang doch noch, legst Du Dir über das Kopieren ein neues Angebot mit denselben Positionen an.