Vinou Office – Bestellungen

Ob telefonisch aufgenommen, im Shop eingegangen oder direkt am Verkaufstresen erfasst – jede Bestellung landet in dieser Liste. Du siehst auf einen Blick Bestelleingang, Rechnungsadresse, woher sie kommt (Office oder Shop, dazu „Abhofverkauf“, wenn nicht geliefert wird), den Bestellwert samt Mehrwertsteuer, ob schon bezahlt wurde und in welchem Status die Bestellung gerade steckt – Status und Bestellnummer tragen dieselbe Farbe. So weißt Du jederzeit, was noch offen ist.

Rechts an jeder Zeile öffnest Du die Bestellung zum Bearbeiten oder Ansehen. Hinter den drei Punkten liegen Dokumente, Tickets, Sendungen und Stornieren – je nachdem, was bei der Bestellung gerade passt.

Über das Suchfeld findest Du eine Bestellung auch mit nur einem Teil des Namens, der Kundennummer oder der Adresse. Mit Filter anzeigen grenzt Du die Liste weiter ein, mit Neu anlegen erfasst Du eine Bestellung von Hand – das geht komplett über die Tastatur und ist im Verkaufsgespräch schneller als mit der Maus. Hinterlegte Preisgruppen und Kundenrabatte rechnet Vinou dabei automatisch mit ein. Über Download holst Du Dir die Bestellungen als Datei, praktisch für die wöchentliche Übergabe an die Buchhaltung.

Klickst Du eine Bestellung an, klappt sie auf: Links zeigt eine Zeitleiste den Stand – Bestelleingang, Rechnung, Lieferschein, Versand und Zahlungseingang. Rechts erzeugst Du mit einem Schritt Rechnung und Lieferschein zusammen oder einzeln. Jede Rechnung ist dabei automatisch eine E-Rechnung, Du musst also nichts extra dafür tun.

Fünf Schritte stehen oben nebeneinander – und Du arbeitest sie der Reihe nach ab. Solange ein Schritt noch nicht dran ist, bleibt er mit einem Schloss gesperrt. So kann nichts durchrutschen, was für Rechnung und Lieferschein später fehlen würde.

Am Anfang steht der Kunde. Such ihn über das Feld nach Name, Firma, Kundennummer oder Adresse; ist er noch nicht angelegt, machst Du das gleich mit Neuen Kunden anlegen. Geht die Rechnung an eine andere Anschrift als die Lieferung – etwa an die Zentrale eines Händlers –, hinterlegst Du sie über Abweichende Rechnungsadresse.

Der Leistungszeitraum links ist kein Pflichtfeld, sondern hilft Dir bei Lieferungen, die sich über mehrere Wochen ziehen. In der Zusammenfassung daneben siehst Du jederzeit, was schon steht und was noch folgt. Erst wenn der Kunde gewählt ist, wird Weiter zum Versand anklickbar – graue Schaltflächen sind gerade nicht dran, orange schon.

Jede Bestellung beginnt mit einem Namen und einer Anschrift. Über das Suchfeld tippst Du ein paar Buchstaben, den Ort oder die Kundennummer – ein Klick übernimmt den Kunden, und mit ihm Rabatt, Zahlungsart, Rechnungstyp und hinterlegte Notizen. Hat der Kunde offene Posten oder zahlt er regelmäßig zu spät, steht die Warnung gleich darüber, mit Betrag und Anzahl der überfälligen Rechnungen. Ab dem zweiten Schritt bleibt sie links in der Zusammenfassung sichtbar.

Geht die Rechnung an eine andere Anschrift – etwa an die Buchhaltung oder bei Edeka an die Großhandlung –, wählst Du über Abweichende Rechnungsadresse eine der Rechnungsadressen des Kunden; die Suche zeigt dabei auch deren GLN. Die Preise richten sich weiter nach der Preisklasse des bestellenden Kunden, die unter der Adresse steht.

Den Leistungszeitraum links setzt Du, wenn Lieferung und Rechnung in unterschiedliche Zeiträume fallen – Deine Buchhaltung dankt es Dir.

Zwei Entscheidungen stehen an, und beide wirken sich später auf Rechnung und Lieferschein aus.

Oben wählst Du die Versandart. Bei Paketsendung geht die Ware an die Rechnungs- oder eine Lieferadresse, Verpackung und Versandkosten rechnet Vinou automatisch dazu – Du musst also nicht selbst nachschlagen, was das Paket kostet. Beim Abhofverkauf entfällt das, weil der Kunde die Kisten selbst mitnimmt.

Darunter legst Du die Lieferadresse fest. Steht sie auf Wie Rechnungsadresse, wird alles an die Anschrift geschickt, die Du im ersten Schritt gewählt hast. Über Abweichende Lieferadresse greifst Du auf die hinterlegten Adressen des Kunden zu oder legst eine neue an – praktisch für Geschenksendungen oder wenn die Firma woanders sitzt als das Lager.

Ein Blick lohnt sich noch auf den Leistungszeitraum links: Trägst Du hier Von- und Bis-Datum ein, erscheint es später auf der Rechnung – hilfreich, wenn Deine Buchhaltung die Lieferung einem bestimmten Zeitraum zuordnen muss.

Jetzt kommt der Wein in den Warenkorb. Mit dem Schalter Produkte | Tickets wählst Du, was Du suchst: Unter Tickets findest Du die kommenden Termine Deiner Veranstaltungen mit Ticketart und freien Plätzen – so verkaufst Du die Weinprobe gleich mit dem Wein. Tipp im Suchfeld den Namen oder die Artikelnummer ein, und der Artikel landet als Position in der Liste – mit Jahrgang, Füllmenge und Artikelnummer, damit Du beim Kommissionieren keine Verwechslung riskierst.

Die Menge stellst Du über – und + ein oder trägst sie direkt ins Feld. Einzelpreis und Zeilenpreis rechnen sich sofort mit, ebenso die Summe unten. Achte dabei auf die Preisklasse des Kunden aus Schritt 1 – im Beispiel Export –, denn sie bestimmt, welcher Preis gezogen wird. Über die drei Punkte rechts an einer Zeile passt Du eine Position nachträglich an oder nimmst sie wieder heraus.

Verpackung und Versand erscheint automatisch als eigene Zeile. Der Hinweis darunter zeigt, wie viel noch bis zur versandkostenfreien Grenze fehlt – oft lohnt der kurze Anruf beim Kunden, ob noch eine Flasche dazu soll. Tickets zählen dabei nicht mit, denn sie werden nicht verschickt. Links oben kannst Du außerdem einen Leistungszeitraum eintragen, wenn die Buchhaltung ihn auf der Rechnung braucht.

Vier Kacheln oben stehen für die Zahlarten: Per Rechnung, Vorkasse, Barzahlung und SEPA-Lastschrift. Die ausgewählte ist orange umrandet und mit einem Haken versehen. So steht später auf der Rechnung gleich der passende Hinweis, und Du musst nicht nachtragen, wie bezahlt wurde.

Darunter regelst Du die Rechnung selbst. Der Schalter Ohne MwSt. ist für Fälle wie Kleinunternehmerregelung oder Lieferungen ins Ausland – dann wird die Steuer nicht ausgewiesen. Ob Netto- oder Bruttorechnung, entscheidet, wie die Preise auf dem Beleg erscheinen. Das Zahlungsziel in Tagen ist ein Pflichtfeld; trägst Du 30 ein, weiß der Kunde genau, bis wann das Geld da sein soll.

Für Nachlässe hast Du zwei Wege:

• Skonto in Prozent, zusammen mit dem Skonto-Zeitraum – das Feld für den Zeitraum wird erst nutzbar, wenn ein Prozentsatz drinsteht. Ein Anreiz für Kunden, früher zu zahlen.
• Rabatt in Prozent oder ein fester Nettorabatt in Euro – gut für Stammkunden oder größere Abnahmen.

Zuletzt kannst Du eine Kampagne hinterlegen, etwa einen Gutscheincode aus Deiner Weihnachtsaktion. Codes, die für diese Bestellung nicht gelten, erscheinen ausgegraut – Du siehst also sofort, was wirklich anwendbar ist. Der Betrag links oben aktualisiert sich mit jeder Eingabe, so erkennst Du gleich, was die Nachlässe ausmachen.

Stimmt alles? Auf der rechten Seite stehen sämtliche Positionen mit Anzahl, Einzel- und Gesamtpreis, dazu Verpackung und Versand sowie ein eventueller Kampagnenrabatt mit Code und Zeitraum. Darunter siehst Du Nettosumme, Mehrwertsteuer und Bruttobetrag – so weißt Du vor dem Speichern genau, was der Kunde später auf der Rechnung liest.

Passt etwas nicht, springst Du über Ändern links direkt zu Adresse, Versand, Zahlart oder Zahlungsziel zurück, ohne alles neu einzugeben. Unter Referenz und Notizen kannst Du die vom Kunden hinterlegte Rechnungs- und Liefernotiz aufklappen und prüfen – etwa eine Bestellnummer, die die Buchhaltung Deines Kunden braucht.

Der Leistungszeitraum oben links ist für Rechnungen gedacht, die einen Zeitraum ausweisen müssen. Mit Bestellung speichern legst Du den Auftrag an; danach taucht er in der Übersicht auf und durchläuft von dort die Bearbeitung bis zum Versand.

Sobald Du eine Bestellung öffnest, führt Dich der Balken oben durch fünf Stationen: Rechnungsadresse, Versand, Positionen, Zahlungsmodalitäten und zum Schluss die Bestellübersicht. Abgehakte Schritte sind grün, der Schritt, an dem Du gerade arbeitest, ist orange hervorgehoben. So verlierst Du auch bei längeren Bestellungen nicht den Faden.

Links bleibt dabei immer die Zusammenfassung stehen: Bestellnummer, Eingangsdatum, Status, Leistungszeitraum und die Summe inklusive Mehrwertsteuer. Darunter stehen Rechnungsadresse, Versandart und Zahlungsweise mit einem Ändern daneben – Du kannst also jederzeit zurückspringen, ohne den ganzen Ablauf neu zu durchlaufen.

Rechts siehst Du die Bestellung selbst mit allen Positionen, Verpackung und Versand sowie der Aufteilung in Netto, Steuer und Brutto. Passt alles, speicherst Du unten rechts – und die Bestellung steht sauber für Rechnung und Lieferschein bereit.

Hat ein Kunde Karten für eine Veranstaltung gekauft, stehen sie hier Zeile für Zeile: Ticketnummer, Name des Gasts, Termin und Art der Karte – etwa Familienticket für die Kellerführung. So weißt Du vor dem Termin genau, wer kommt und mit welcher Karte.

Das Häkchen bei Bezahlt hältst Du fest, wenn das Geld da ist, und der Status zeigt Dir, ob eine Karte noch Gültig ist. Rechts neben jedem Ticket liegen die Symbole zum Weitergeben: das PDF zum Ausdrucken oder Mitgeben und der Briefumschlag, um die Karte per E-Mail zu verschicken. Das geht jederzeit, solange der Termin nicht vorbei ist – unabhängig davon, ob schon bezahlt wurde. Über die drei Punkte erreichst Du die weiteren Aktionen zum Ticket.

Mit Tickets an Kunden senden oben schickst Du alle Tickets der Bestellung, deren Termin noch kommt, in einem Rutsch an den Kunden. Fehlt beim Kunden eine E-Mail-Adresse, steht dort stattdessen ein Hinweis: Trag die Adresse beim Kunden nach – oder gib die Tickets als PDF weiter.

Der Knopf oben rechts sammelt alles, was Deine Bestellungen als Datei verlassen soll. Je nach Auswahl bekommst Du fertige Auswertungen, die Belege selbst oder rohe Zahlen, die sich in Excel weiterrechnen lassen.

Praktisch ist das vor allem zum Monatsende: Umsätze, Zahlungseingänge und offene Beträge holst Du Dir in einem Rutsch und gibst sie an Deine Buchhaltung weiter, statt sie einzeln abzuschreiben. Was die einzelnen Punkte genau liefern, steht weiter unten.

Wie lief der Verkauf im letzten Quartal? Dieses Fenster stellt Dir die Zahlen aus Deinen Bestellungen als Datei zusammen – für die Buchhaltung, den Steuerberater oder einfach für den eigenen Überblick.

Drei Angaben brauchst Du: das Dateiformat (Excel oder CSV – je nachdem, womit weitergearbeitet wird), den Zeitraum von–bis und mindestens eine Auswertung. Umsatz, Storno und Zahlungseingänge schaltest Du einzeln zu, je nachdem, was in der Datei stehen soll. Das Auftragsvolumen ist grau, also gerade nicht wählbar – wie überall in Vinou gilt: orange kannst Du anklicken, grau nicht.

Beim Intervall legst Du fest, wie fein die Zahlen aufgeteilt werden, etwa monatlich. So siehst Du nicht nur eine Summe, sondern auch, wie sich der Verkauf über das Jahr verteilt. Mit dem grünen Knopf unten rechts erzeugst Du die Datei – falsch gewählt ist kein Problem, Du kannst den Download jederzeit mit anderen Einstellungen wiederholen.

Über "Dokumente herunterladen" packt Vinou die Belege zu Deinen Bestellungen in eine Datei, die Du Dir auf den Rechner holst. Statt jede Rechnung einzeln zu öffnen, hast Du den ganzen Stapel auf einmal beisammen.

Das lohnt sich, wenn Deine Buchhaltung die Belege eines Zeitraums am Stück braucht oder Du für die eigenen Unterlagen eine Kopie ablegen willst. Welche Bestellungen in der Datei landen, bestimmst Du vorher über die Auswahl in der Liste.

Wer hat wann gezahlt? Diese Liste beantwortet genau das: Sie enthält die verbuchten Zahlungseingänge zu Deinen Bestellungen und Rechnungen und landet als Datei auf Deinem Rechner.

Gebraucht wird sie vor allem beim monatlichen oder wöchentlichen Übergeben an die Buchhaltung – Dein Steuerbüro bekommt die Zahlen dann fertig aufbereitet und muss nichts abtippen. Auch für Dich selbst lohnt der Blick, wenn Du prüfen willst, welche Beträge tatsächlich eingegangen sind.

Am Monatsende stellt sich die Frage, wer noch offen ist. Genau dafür lädst Du Dir die Offene-Posten-Liste herunter: Sie enthält alle Rechnungen, die noch nicht ausgeglichen sind – als Datei, die Du in Ruhe am Rechner durchgehen kannst.

Praktisch ist das, wenn Du nachtelefonieren oder Zahlungserinnerungen schreiben willst, ohne jede Bestellung einzeln aufzurufen. Auch Deine Buchhaltung kann mit der Liste direkt weiterarbeiten.

Zahlen aus dem Verkauf lassen sich außerhalb von Vinou oft leichter weiterverarbeiten. Der Export legt Dir Deine Bestellungen dafür in eine Datei, die Du herunterlädst und zum Beispiel in einem Tabellenprogramm öffnest.

Darin stehen die Bestellungen so, wie sie in der Übersicht aufgelistet sind – mit Kunde, Datum und den Beträgen. Filterst Du die Liste vorher, etwa auf einen Zeitraum, landet auch nur dieser Teil in der Datei.

Gebraucht wird das meist am Monats- oder Quartalsende: für die Übergabe an Deine Buchhaltung oder wenn Du selbst nachrechnen willst, wie sich der Verkauf entwickelt hat.

Nicht die Bestellung als Ganzes, sondern jede einzelne Zeile daraus landet in dieser Datei: welcher Artikel in welcher Menge zu welchem Preis über den Tisch gegangen ist. Damit siehst Du, welcher Wein sich wirklich verkauft hat – und nicht nur, wie hoch die Summe unter der Bestellung war.

Praktisch ist das, wenn Du in einer Tabellenkalkulation weiterrechnen willst: Absatz je Jahrgang, Vergleich zwischen zwei Zeiträumen oder eine Grundlage für die Planung der nächsten Abfüllung.

Deine Steuerkanzlei oder Dein Buchhaltungsprogramm arbeitet lieber mit Rohdaten als mit PDFs – genau die liefert dieser Punkt. Vinou stellt Dir die Bestelldaten als CSV-Datei zusammen, die Du in einer Tabellenkalkulation öffnen oder weitergeben kannst.

Viele Betriebe holen sich die Datei einmal pro Woche oder zum Monatsabschluss und schicken sie an die Buchhaltung. Wenn Du eine bestimmte Aufbereitung brauchst, sag Uns Bescheid – eine passgenaue Übergabe an Dein Buchhaltungsprogramm lässt sich einrichten.

Diese Datei zerlegt Deine Bestellungen in ihre einzelnen Positionen: also nicht nur den Auftrag als Ganzes, sondern jede Zeile mit Artikel, Menge und Preis. So kannst Du außerhalb von Vinou nachrechnen, welche Weine sich wie oft verkauft haben.

Gebraucht wird sie immer dann, wenn Zahlen weiterverarbeitet werden sollen - für die Buchhaltung, für eine eigene Auswertung in der Tabellenkalkulation oder wenn ein Partnerbetrieb die Verkaufsdaten in seinem eigenen System einlesen möchte.

Die Karten unter Schnellaktionen öffnen die häufigsten Aufgaben dieses Bereichs mit einem Klick – ohne Umweg über das Menü. Was eine Aktion öffnet, ist dort beschrieben, wo die Funktion zu Hause ist; die Abschnitte darunter führen direkt hin. Nur was es ausschließlich hier gibt, ist an dieser Stelle selbst erklärt.

Ab Hof gezahlt, und trotzdem fehlt noch der Beleg? Bei einer Bestellung, die frisch eingegangen ist, als Barzahlung vereinbart wurde und für die es noch keine Rechnung gibt, erledigt dieser eine Schritt alles auf einmal.

Vinou erzeugt Rechnung und Lieferschein, legt beide Belege bei der Bestellung ab und vermerkt den Betrag gleich als bezahlt. Du sparst Dir den Umweg über Rechnung schreiben, Zahlung suchen und Zahlung eintragen.

Danach verschwindet die Aktion: Eine zweite Rechnung zur selben Bestellung entsteht nicht, und auch die Positionen und Preise lassen sich nicht mehr ändern. Stimmt etwas nicht, bleibt nur der Weg über eine Stornierung - prüf also Mengen, Preise und Adresse, bevor Du den Schritt auslöst.

Sobald eine Bestellung bei Dir eingegangen ist und nicht bar ab Hof bezahlt wird – oder wenn der Kunde schon vorab überwiesen hat –, bietet Dir Vinou an, Rechnung und Lieferschein zu erzeugen. Beide Belege entstehen gemeinsam aus den Angaben der Bestellung, Du musst also nichts doppelt eintippen.

Die Aktion taucht nur so lange auf, wie noch keine Rechnung zu dieser Bestellung existiert. Danach verschwindet sie, und die Bestellung rückt einen Schritt weiter. Änderungen an Positionen, Preisen oder der Rechnungsadresse sind dann nicht mehr möglich – wer korrigieren muss, braucht eine Stornierung. Lohnt sich also, vorher einmal über die Zeilen zu schauen.

Sobald die Ware gepackt ist, gibst Du die Bestellung über diese Aktion in den Versand. Es öffnet sich ein kurzer Ablauf in drei Schritten: Versandart wählen, Adresse und Preis vom Versanddienstleister prüfen lassen, Etiketten erstellen. Wie das im Einzelnen aussieht, steht im Kapitel Bestellung in den Versand geben weiter unten.

Etiketten kosten Geld – deshalb entstehen sie erst im letzten Schritt und nur, wenn der Versanddienstleister die Sendung vorher akzeptiert hat. Danach steht die Bestellung auf In Auslieferung, und Sendungsnummer und Verlauf findest Du unter Sendungen.

Ist der Versand über Vinou in Deinen Einstellungen nicht aktiv, markiert die Aktion die Bestellung nach einer Rückfrage nur als versendet.

Kommt das Geld auf Deinem Konto an, trägst Du das mit dieser Aktion direkt an der Bestellung ein. Die Bestellung gilt damit als bezahlt und taucht nicht mehr in Deinen offenen Posten auf – Du siehst also beim Blick in die Liste sofort, wem Du noch hinterhertelefonieren musst.

Die Aktion steht Dir bei allen Bestellungen zur Verfügung, die auf "Zahlung erwartet" stehen. Auch bei einer Bestellung, die schon in Auslieferung ist und noch nicht als bezahlt markiert wurde, kannst Du das Geld nachtragen – praktisch bei Kunden, die erst nach Erhalt der Ware überweisen.

Sobald der Zahlungseingang gebucht ist, verschwindet die Aktion bei dieser Bestellung. Ein versehentlich gesetzter Eingang lässt sich an dieser Stelle nicht wieder zurücknehmen – schau also kurz auf den Betrag, bevor Du buchst.

Ist die Ware raus und das Geld da, hat die Bestellung ihren Weg durch Deinen Betrieb hinter sich. Mit Als abgeschlossen markieren setzt Du den Schlusspunkt – die Bestellung verschwindet damit aus Deinen offenen Vorgängen, und Du siehst schneller, woran Du noch arbeiten musst.

Ein kurzes Fenster fragt nach, ob Du das wirklich willst. Bestätigst Du, wandert die Bestellung in den abgeschlossenen Bestand; über die Filter in der Übersicht holst Du sie jederzeit wieder hervor, etwa wenn ein Kunde nachfragt.

Lass Dir mit dem Abschließen ruhig Zeit, bis Lieferung und Zahlung wirklich erledigt sind. So bleibt Deine Liste der offenen Bestellungen ein verlässlicher Arbeitsvorrat und nicht nur eine Sammlung alter Vorgänge.

Die Karten unter Schnellaktionen öffnen die häufigsten Aufgaben dieses Bereichs mit einem Klick – ohne Umweg über das Menü. Was eine Aktion öffnet, ist dort beschrieben, wo die Funktion zu Hause ist; die Abschnitte darunter führen direkt hin. Nur was es ausschließlich hier gibt, ist an dieser Stelle selbst erklärt.

Hat ein Kunde Plätze für eine Veranstaltung gebucht, erzeugt Vinou dazu Eintrittskarten. Mit dieser Aktion schickst Du sie dem Kunden per Mail zu, ohne dass Du selbst etwas zusammenstellen oder ausdrucken musst.

Die Aktion taucht nur bei Bestellungen auf, in denen Tickets für noch kommende Termine stecken und deren Kunde eine E-Mail-Adresse hat – bei einer reinen Weinbestellung bleibt sie aus. Vor dem Versand zeigt Vinou Dir, an welche Adresse die Mail geht.

Verschickt werden alle Tickets, deren Termin noch nicht vorbei ist – unabhängig davon, ob schon bezahlt wurde. Du kannst das jederzeit wiederholen, etwa wenn ein Gast die Mail nicht mehr findet.

Steht der Verkauf fest, machst Du daraus mit dieser Aktion die Rechnung – Kundendaten, Positionen und Beträge übernimmt Vinou direkt aus der Bestellung, Du musst nichts abtippen.

Angeboten wird die Aktion nur, solange zu der Bestellung noch keine Rechnung existiert und sie nicht storniert ist. Gibt es schon eine, verschwindet der Punkt – so kann Dir keine Nummer doppelt vergeben werden.

Ist die Rechnung einmal erzeugt, bekommt sie ihre feste Nummer und lässt sich nicht mehr einfach löschen oder inhaltlich umschreiben. Stimmt etwas nicht, korrigierst Du das über eine Stornierung und stellst neu aus. Prüf also vorher kurz Anschrift, Mengen und Preise.

Wenn die Kartons gepackt auf der Rampe stehen, fehlt nur noch das Papier dazu: Mit dieser Aktion machst Du aus der Bestellung einen Lieferschein – mit Anschrift, Weinen und Mengen, so wie sie in der Bestellung stehen.

Die Aktion taucht nur bei Bestellungen auf, für die noch kein Lieferschein da ist. Sobald Du ihn erzeugt hast, verschwindet sie; ein zweiter Lieferschein zur selben Bestellung ist nicht möglich. Bei stornierten Bestellungen bietet Dir Vinou die Aktion gar nicht erst an.

Der fertige Lieferschein hängt danach an der Bestellung und lässt sich jederzeit wieder öffnen, ausdrucken oder an den Kunden schicken. Ändert sich an der Lieferung noch etwas, korrigierst Du die Bestellung – der bereits erzeugte Beleg passt sich nicht von allein an.

Storniert wird bei Dir nicht mit dem Radiergummi: Sobald zu einer Bestellung eine Rechnung geschrieben ist, lässt sich diese nicht mehr einfach löschen. Stattdessen erzeugst Du eine Gutschrift – sie hebt die Rechnung auf und hält gleichzeitig fest, warum. Das ist es auch, was Dein Steuerberater sehen will.

Die Aktion taucht deshalb erst auf, wenn eine Rechnung vorliegt, und verschwindet wieder, sobald die Gutschrift geschrieben ist – zweimal gutschreiben geht nicht.

Nach der Gutschrift gilt die Bestellung als storniert: Du kannst sie nicht weiter bearbeiten, keine Zahlung mehr darauf verbuchen und sie nicht wieder öffnen. Kommt der Kunde doch noch einmal auf den Wein zurück, legst Du eine neue Bestellung an.

Die Karten unter Schnellaktionen öffnen die häufigsten Aufgaben dieses Bereichs mit einem Klick – ohne Umweg über das Menü. Was eine Aktion öffnet, ist dort beschrieben, wo die Funktion zu Hause ist; die Abschnitte darunter führen direkt hin. Nur was es ausschließlich hier gibt, ist an dieser Stelle selbst erklärt.

Frisch eingegangene Bestellungen fallen in der Liste auf – sie sind noch unberührt. Genau für die gibt es diese Aktion: Du bestätigst damit, dass Du die Bestellung gesehen und geprüft hast.

Angeboten wird sie nur bei Bestellungen, die Du noch nicht angefasst hast und bei denen auch sonst noch kein Schritt läuft. Sobald Du eine Bestellung berechnest, verpackst oder anderweitig weiterbringst, verschwindet die Aktion von selbst.

Es entsteht dabei kein Beleg und nichts wird abgeschlossen – die Bestellung bleibt vollständig bearbeitbar. Der Vorteil liegt in der Übersicht: Im Tagesgeschäft erkennst Du auf einen Blick, was wirklich noch niemand angeschaut hat, und übersiehst keinen neuen Auftrag.

Der Kunde ruft an und möchte statt sechs Flaschen doch einen ganzen Karton? Solange noch niemand angefangen hat, die Bestellung abzuarbeiten, kannst Du sie öffnen und anpassen – Positionen ändern, Mengen korrigieren, Anschrift oder Notizen nachtragen.

Das Bearbeiten steht Dir nur bei Bestellungen offen, an denen noch nichts passiert ist. Sobald Du die Bestellung weiterbewegst und daraus ein Papier entsteht – Rechnung oder Lieferschein – verschwindet die Möglichkeit. Danach bleibt nur noch der Weg über eine Stornierung mit Gutschrift.

Es lohnt sich also, vor dem ersten Beleg kurz drüberzuschauen: Ein Tippfehler in der Lieferadresse ist jetzt in zehn Sekunden behoben, später kostet er Dich einen zusätzlichen Vorgang.

Angebot, Rechnung, Lieferschein, Gutschrift – was im Lauf einer Bestellung an Papieren entstanden ist, holst Du Dir über diese Aktion gesammelt auf den Schirm. Du musst also nicht erst im Rechnungsbereich suchen, wenn ein Kunde anruft und nach seiner Rechnungsnummer fragt.

Die Aktion taucht erst auf, sobald zu der Bestellung mindestens ein solcher Beleg erzeugt wurde. Solange Du nur den Auftrag erfasst hast, bleibt sie aus – dann gibt es schlicht nichts anzuzeigen.

Von hier aus kannst Du die Belege ansehen und weitergeben, etwa als Datei für die Buchhaltung oder zum erneuten Versand an den Kunden. Geändert wird an einem fertigen Beleg nichts mehr: Eine Rechnung, die raus ist, korrigierst Du nur über eine Stornierung und eine neue Rechnung.

Gebuchte Plätze für eine Weinprobe oder ein Hoffest schlagen sich als Karten an der Bestellung nieder. Über diese Aktion rufst Du genau diese Karten auf – Du siehst, wie viele zu der Bestellung gehören, und kannst sie Dir herausziehen, zum Ausdrucken oder zum Versenden an den Gast.

Die Aktion taucht nur an Bestellungen auf, zu denen überhaupt Karten erzeugt wurden. Bei einer reinen Weinbestellung bleibt sie aus – es gibt dann schlicht nichts zu zeigen.

Bereits ausgegebene Karten verschwinden nicht von selbst: Wird eine Buchung hinfällig, musst Du das über die Bestellung selbst regeln, etwa mit einer Stornierung. Eine einmal ausgehändigte Karte kannst Du nicht zurückholen – prüfe vor dem Versand also, ob Anzahl und Veranstaltung stimmen.

Sobald Du eine Bestellung auf den Weg gebracht hast, hält Vinou fest, was dazu an den Versand übergeben wurde. Über "Sendungen" rufst Du diese Übersicht an der jeweiligen Bestellung auf und siehst, welche Pakete gemeldet sind und mit welcher Nummer sie unterwegs sind – praktisch, wenn ein Kunde anruft und wissen will, wo seine Weine bleiben.

Die Aktion taucht nur dort auf, wo sie Sinn ergibt: an Bestellungen mit hinterlegtem Versand, die den Stand "In Auslieferung" erreicht haben. Bei einer Abholung vom Hof, bei einer Bestellung, die noch in der Kommissionierung steckt, oder bei einer Bestellung, die nur Tickets enthält, bleibt sie deshalb aus.

Eine gemeldete Sendung ist beim Versanddienstleister angemeldet und lässt sich von Vinou aus nicht mehr zurückholen. Stimmt etwas nicht, klärst Du das direkt mit dem Dienstleister und legst für die korrigierte Ware eine neue Sendung an.

Ein Kunde springt ab, oder die Bestellung war ein Versehen? Dann setzt Du sie mit dieser Aktion auf storniert – sie bleibt in der Liste stehen, zählt aber nicht mehr als offener Auftrag und taucht nicht mehr in Deinen Aufgaben auf.

Die Aktion steht Dir nur zur Verfügung, solange die Bestellung noch nicht in Bearbeitung ist und noch kein Beleg dazu geschrieben wurde. Bereits stornierte Bestellungen kannst Du natürlich kein zweites Mal zurückziehen.

Nach dem Stornieren lässt sich die Bestellung nicht mehr weiterbearbeiten: keine Rechnung, kein Lieferschein, keine Zahlung. Willst Du den Auftrag doch noch ausführen, legst Du ihn neu an.

Ein falsch adressiertes Paket kostet doppelt: das Etikett und den Rückversand. Deshalb läuft der Versand in drei Schritten, die oben als Versandart, Prüfung & Preis und Etiketten zu sehen sind. Erst im letzten Schritt bucht Vinou die Etiketten beim Versanddienstleister – vorher kannst Du jederzeit abbrechen, ohne dass etwas entsteht.

Im dritten Schritt erscheinen die fertigen Etiketten zum Ansehen, Herunterladen und Drucken, samt Link zur Sendungsverfolgung. Lehnt der Versanddienstleister ein Paket ab, sagt Vinou Dir, wie viele Etiketten entstanden sind und was schiefging – bereits erstellte Etiketten bleiben gespeichert und gehen nicht verloren.

Zwei Angaben braucht Vinou: den Versanddienstleister – hier DPD oder UPS – und die Sendungsart. Beides ist mit Deinen Voreinstellungen belegt, meist DPD und Standard. Du änderst es nur, wenn diese Bestellung anders laufen soll, etwa mit One Day für ein Geschenk, das zu einem festen Termin ankommen muss.

Mit Adresse prüfen & Preis berechnen geht es weiter. Das kostet nichts und bucht noch nichts – der Versanddienstleister schaut sich nur an, was er bekommen würde.

Bevor ein Etikett entsteht, prüft der Versanddienstleister die Sendung genau so, wie sie gebucht würde. Grün heißt: akzeptiert. Links siehst Du den Empfänger so, wie er auf dem Etikett steht, rechts jedes Paket mit Gewicht, Maßen und Preis, darunter die Summe brutto und netto. Wird ein Feld für das Etikett zu lang – ein langer Firmenname etwa –, zeigt Vinou Dir, was gekürzt gedruckt wird.

Lehnt der Versanddienstleister ab, steht seine Meldung rot darüber, zum Beispiel eine ungültige Postleitzahl. Dann korrigierst Du die Lieferadresse in der Bestellung oder wählst über Zurück eine andere Sendungsart und prüfst erneut. Ein orangener Hinweis wie Gewicht fehlt bedeutet, dass bei den Weinen kein Gewicht gepflegt ist – der Preis kann dann zu niedrig sein.