Vinou Office – Einstellungen

Einmal eingestellt, läuft vieles im Alltag von allein – und genau das wird in diesem Bereich festgelegt. Ganz oben stehen die Account-Einstellungen: Dein Abrechnungsmodell (hier ein Voll-Account) und die Rechnungsinformationen, also Rechnungsadresse und Bankverbindung für Deine Vinou-Mitgliedschaft. Damit ist geklärt, wohin Unsere Rechnungen gehen, ohne dass Du Dich später darum kümmern musst.

Darunter steht Dein Weingut mit Anschrift – im Beispiel das Musterweingut Vinou in Mainz. Über das Stift-Symbol änderst Du die Angaben, mit dem Schalter daneben legst Du fest, ob es im Vinou-Netzwerk öffentlich zu sehen ist. Mit „Neu anlegen“ kommen weitere Weingüter dazu, etwa wenn Du Weine zusätzlich als Abfüller vertreibst.

Im Bereich System-Einstellungen stellst Du ein, wie Vinou für Dich arbeitet:

• Applikation: Währung und Textverarbeitung – die Grundlagen, damit Preise und Texte überall gleich aussehen.

• E-Mails: Dein Postfach hinterlegen und auswählen, welche Nachrichten Vinou und Dein Online-Shop verschicken. So geht Post an Kunden unter Deiner eigenen Adresse raus.

• Vorlagen: das Aussehen Deiner Dokumente, etwa Rechnungen – einmal in Deinem Look eingerichtet, passt es bei jedem Ausdruck.

Betreibst Du mehr als ein Weingut oder verwaltest Du einen weiteren Betrieb mit, trägst Du ihn über diesen Dialog ein. Alles, was Du hier hinterlegst, taucht später auf Deinen Dokumenten und in den Stammdaten wieder auf – Du tippst es also nur einmal.

• Bezeichnung und Land sind Pflicht – ohne sie lässt sich der Betrieb nicht speichern.

• Ansprechpartner, Straße, PLZ und Stadt gehören zur vollständigen Anschrift, etwa für Rechnungen und Lieferscheine.

• Die Weinregion ordnet den Betrieb seiner Herkunft zu, die USt-ID brauchst Du vor allem beim Verkauf ins Ausland.

Weiter unten folgen die Kontaktdaten mit Telefon und Fax. Was Dir gerade nicht vorliegt, kannst Du offen lassen und später ergänzen – gespeichert wird über das Symbol unten rechts, mit dem X schließt Du den Dialog wieder.

Damit Deine Rechnung von Vinou korrekt bei Dir ankommt, hinterlegst Du in diesem Fenster einmal die Angaben zu Deinem Betrieb. Was Du hier einträgst, erscheint später unverändert auf der Rechnung – ein sauberer Eintrag erspart Dir Rückfragen und Korrekturen.

Pflicht sind Ansprechpartner, Firma, Straße und Hausnummer, PLZ, Stadt, Land samt Weinregion sowie die USt-ID. Die Steuernummer kannst Du leer lassen und später nachtragen, wenn Deine Buchhaltung sie braucht. Links lädst Du außerdem ein Bild hoch, etwa Dein Gutslogo, und entfernst es über Bild löschen wieder.

Bist Du fertig, sicherst Du alles über das Speichern-Symbol unten rechts. Über das Kreuz oben rechts schließt Du das Fenster und bist zurück in den Einstellungen.

Arbeitest Du mit Kollegen, Kellereien oder Vertriebspartnern zusammen, regelst Du in diesem Fenster, wie eng dieser Austausch sein soll. Du entscheidest selbst, was andere Mitglieder bei Dir bewirken dürfen – nichts passiert ohne Dein Zutun.

Die eine Einstellung, auf die es ankommt, ist die Stammdaten-Synchronisation. Schaltest Du sie ein, dürfen andere Mitglieder Angaben zu Artikeln direkt in Dein Sortiment übertragen. Das spart Dir das Abtippen, wenn ein Partner einen neuen Wein anlegt – und sorgt dafür, dass Bestellungen für neue Artikel automatisch beim richtigen Empfänger landen.

Pflicht ist hier nichts: Lässt Du den Schalter aus, bleibt Dein Sortiment unverändert, und Du pflegst neue Artikel weiter selbst. Du kannst die Einstellung jederzeit ändern – mit dem grünen Symbol unten rechts speicherst Du, über das Kreuz oben schließt Du das Fenster ohne Änderung.

Was auf Deinen Rechnungen, Lieferscheinen und Angeboten oben steht, kommt aus diesem Fenster. Trägst Du die Angaben einmal sauber ein, musst Du Dich später nicht mehr darum kümmern.

Zwingend nötig sind nur zwei Dinge: die Bezeichnung Deines Betriebs und das Land. Alles andere kannst Du in Ruhe ergänzen – Ansprechpartner, Straße, Postleitzahl und Ort, dazu die Weinregion, etwa Rheinhessen. Die Umsatzsteuer-ID lässt Du frei, wenn Du keine hast; sobald sie eingetragen ist, erscheint sie auf Deinen Dokumenten.

Weiter unten folgen Telefon und Fax, links stellst Du Dein Logo ein. Über die runde orange Fläche lädst Du eine Bilddatei hoch, mit Bild löschen nimmst Du sie wieder weg. Zum Schluss speicherst Du unten rechts über das grüne Feld – erst dann sind die Änderungen übernommen.

Zwei Angaben, die Du einmal setzt und dann selten wieder anfasst – dafür ist dieses Fenster da. Beides wirkt sich auf ganz Vinou aus, von den Preisen bis zu den Beschreibungen Deiner Weine.

Die Währung solltest Du gleich zu Beginn richtig wählen, denn sie erscheint auf allen Preisen, Rechnungen und Auswertungen. Für die meisten Betriebe ist Euro die richtige Wahl; verkaufst Du in ein anderes Währungsgebiet, stellst Du hier um.

Die HTML-Verarbeitung entscheidet, wie Du Beschreibungstexte zu Weinen, Produkten und Paketen erfasst. Ist der Schalter an, bekommst Du einen ausführlichen Editor mit Formatierungen – hilfreich, wenn die Texte in Deinem Online-Shop ansprechend aussehen sollen. Willst Du einfach nur schnell tippen, schaltest Du ihn aus. Zum Schluss speicherst Du über das Symbol unten rechts; Du kannst die Einstellung jederzeit wieder ändern.

Standardmäßig gehen alle Nachrichten an Deine Kunden über das Postfach von Vinou raus – als Absender steht dann noreply@vinou.de darin. Wenn Deine Kunden lieber eine Adresse Deines Weinguts sehen sollen, trägst Du in diesem Fenster Dein eigenes Postfach ein.

Nötig sind vier Angaben, die Du von Deinem E-Mail-Anbieter bekommst: Host bzw. Server, der TLS-Port sowie Benutzername und Passwort. Ohne diese vier läuft der Versand nicht. Darunter kannst Du zusätzlich festlegen, welche Adresse und welcher Name bei ausgehenden E-Mails erscheinen sollen – das kannst Du auch später noch nachtragen oder ändern.

Mit dem Schalter oben entscheidest Du, ob wirklich alle E-Mails aus Vinou über Dein Postfach verschickt werden. Speichern nicht vergessen – über das Symbol unten rechts; links daneben löschst Du die Angaben wieder, falls Du zurück zum Vinou-Postfach willst.

Soll Deine Preisliste aussehen wie Dein Etikett und nicht wie eine Standardvorlage? In diesem Fenster tauschst Du das Layout der PDF-Dokumente gegen ein eigenes aus – für die Expertise, die Preislisten, Textdokumente, Angebote und die weiteren Dokumentarten in der Liste.

Zu jeder Zeile siehst Du, welche Vorlage gerade aktiv ist – steht dort "(Standard)", arbeitet Vinou noch mit dem eigenen Layout. Über Datei auswählen lädst Du Deine Version hoch, erlaubt sind Dateien mit der Endung .vin bis 5 MB. Du musst nichts hochladen: Jede Dokumentart, die Du auslässt, läuft weiter mit dem Standard, und Du kannst jederzeit nachträglich eine eigene Vorlage ergänzen.

Ein Hinweis, der wirklich zählt: Solche Vorlagen sind technisch aufgebaut und sollten nur von jemandem erstellt werden, der sich damit auskennt. Ist eine Vorlage fehlerhaft, lassen sich die betroffenen Dokumente nicht mehr sauber erzeugen – im Zweifel lieber vorher mit Uns sprechen.

Jedes PDF, das Vinou für Dich erzeugt, folgt den Vorgaben aus diesem Fenster. Ganz oben legst Du das Hintergrund-PDF fest – Deine Briefpapier- oder Designvorlage, die unter jedem erzeugten Dokument liegt. Wichtig: eine PDF-Datei mit Vektordaten, höchstens 1 MB. Eine Rastergrafik wird beim Druck unsauber.

Darunter folgen Schalter für das, was auf dem Dokument erscheinen soll. Arbeitest Du mit eigenem Briefpapier, blendest Du Logo und Adressblock aus – sonst stehen sie doppelt auf dem Blatt. Und mit Lieferadresse immer auf Lieferschein taucht die Adresse auch beim Abhofverkauf auf, was Verwechslungen vorbeugt.

Pflicht ist nichts davon: Ohne eigene Vorlage nutzt Vinou weiter den Standard, und die Schalter kannst Du jederzeit nachziehen, wenn sich Dein Briefpapier ändert. Zum Schluss speichern – erst dann greifen die Einstellungen für neue Dokumente.

Jede Rechnung, jeder Kunde und jeder Behälter bekommt in Vinou eine eigene Nummer – wie diese Nummern aussehen, legst Du in diesem Fenster fest. So bleibt Deine Nummerierung so, wie Du sie aus Deinem Betrieb kennst, auch wenn Du von einem anderen System umsteigst.

Für jede Art von Eintrag gibt es drei Angaben:

• Prefix: ein Kürzel, das vorne steht, etwa "RE" für Rechnungen
• Stellen: wie lang die Nummer ist – bei vier Stellen wird aus der 7 die 0007
• Starte mit: die erste Nummer, ab der Vinou weiterzählt

Pflicht ist nichts davon – lässt Du eine Zeile leer, zählt Vinou einfach fortlaufend. Sinnvoll ist es vor allem beim Umstieg: Trägst Du bei "Starte mit" die nächste freie Nummer aus Deiner bisherigen Buchhaltung ein, gibt es keine Lücken und keine doppelten Rechnungsnummern. Ändern kannst Du die Vorgaben später jederzeit, sie gelten dann für alles, was neu dazukommt. Mit dem grünen Symbol unten rechts sicherst Du Deine Eingaben.

Gastronomie, Export, Abhof oder Onlineshop: Wer bei Dir kauft, bekommt oft einen anderen Preis. Genau dafür sind Preisklassen da. Du legst sie einmal an und hinterlegst später bei jedem Artikel den passenden Preis je Klasse – beim Kunden musst Du dann nur noch die Klasse auswählen.

Zum Anlegen brauchst Du nicht mehr als einen aussagekräftigen Namen. Wähl ihn so, dass Du ihn im Alltag sofort zuordnest – "Weinpreisliste 16/17" sagt Dir später mehr als "Preisliste 2". Alles Weitere, also die konkreten Preise, trägst Du in Ruhe bei den Artikeln nach.

Über das Stiftsymbol benennst Du eine Klasse um, mit dem Papierkorb wirfst Du sie raus. Lösch aber nur, was wirklich niemand mehr nutzt – hängen bei einer Klasse noch Kunden und Preise dran, fehlt die Zuordnung anschließend.

Der QR-Code auf Deiner Flasche führt zum eLabel – und mit den vier Schaltern in diesem Fenster legst Du fest, wie viel davon gezeigt wird. So bleibt die Seite so knapp oder so ausführlich, wie es zu Deinem Wein passt.

Zur Auswahl stehen:

• Flaschenbild – zeigt Deine Flasche auf allen eLabels, gut zum Wiedererkennen im Regal
• Weindaten – Rebsorte, Jahrgang und Alkoholgehalt, die Angaben, nach denen am häufigsten gesucht wird
• Weitere Angaben – Zusatzinfos wie die Trinktemperatur
• Weinbeschreibung – Boden, Ausbau und Deine Beschreibung, wenn Du mehr erzählen willst

Ein Schalter wirkt immer auf alle eLabels gleichzeitig, Du musst das also nicht Wein für Wein einstellen. Mit dem grünen Symbol unten rechts speicherst Du. Ein Hinweis noch: Was rechtlich auf dem Etikett stehen muss, prüfst Du selbst – Vinou übernimmt dafür keine Haftung.

Für jede Art von Nachricht legst Du hier einen festen Text an – etwa für die Auftragsbestätigung, die Du gerade vor Dir hast. Verschickst Du später ein Dokument, ist der Text schon da und Du musst nur noch abschicken.

Zwei Angaben zählen: der Standard Betreff und die Textvorlage darunter. Beides lässt sich frei formulieren und im Textfeld mit Fett, Kursiv, Listen oder einem Link gestalten. Die geschweiften Platzhalter wie {order.number} oder {customer.company} füllt Vinou beim Versand automatisch mit den richtigen Angaben – so wirkt jede Mail persönlich, ohne dass Du etwas nachträgst.

Du musst nicht alle Vorlagen auf einmal schreiben. Fang mit den Nachrichten an, die Du täglich brauchst, und ergänze den Rest später. Mit dem grünen Speichern-Symbol unten rechts sicherst Du Deine Änderungen.

Nicht jeder Betrieb arbeitet gleich – dieses Fenster passt den Ablauf einer Bestellung an Deine Praxis an. Zwei Punkte stellst Du ein, beide sind bereits mit dem üblichen Wert belegt. Du musst also nichts ändern, wenn Dein Alltag mit der Standardeinstellung gut läuft.

Bei der Reihenfolge der Belegerstellung entsteht normalerweise zuerst die Rechnung, dann der Lieferschein. Lieferst Du an Kunden mit eigenem eRechnungs-Ablauf, etwa an große Lebensmittelhändler, drehst Du das um: Dort wird die Lieferscheinnummer für die eRechnung gebraucht, sonst bleibt der Beleg beim Kunden liegen.

Der Zeitpunkt der Bestandsminderung entscheidet, wann die Flaschen aus Deinem Bestand verschwinden – ab Rechnungsstellung oder erst beim Lieferschein. Wer erst später kommissioniert, sieht mit der zweiten Variante genauer, was tatsächlich noch im Lager steht. Beide Einstellungen kannst Du jederzeit ändern; gespeichert wird über das Symbol unten rechts.

Mit welchem Paketdienst Deine Weine zum Kunden gehen, legst Du in diesem Fenster einmal fest – Vinou schlägt ihn dann bei jeder Sendung automatisch vor. Der orange markierte Dienstleister ist der aktive; ein Klick auf einen der grauen Punkte macht DHL, DPD oder UPS zum neuen Standard.

Pflicht ist eigentlich nur diese eine Entscheidung. Der Schalter darunter ist für Betriebe gedacht, die konsequent bei einem Anbieter bleiben wollen: Ist er an, wird beim Versand kein anderer Dienstleister mehr angeboten – das spart Klicks und verhindert, dass versehentlich der falsche Aufkleber entsteht.

Den ShipCloud-Schlüssel kannst Du jederzeit nachtragen. Hast Du ein eigenes Konto dort, verbindest Du es über dieses Feld und erzeugst Deine Versandaufkleber direkt aus Vinou heraus, statt sie beim Dienstleister einzeln anzulegen. Zum Schluss unten rechts speichern.

Sechs Flaschen kosten im Versand weniger als eine Palette – genau diese Staffel legst Du in diesem Fenster an. Jede Zeile besteht aus einer Mengenspanne und dem Preis dazu, etwa 1 bis 6 Flaschen für 5,04 EUR. Vinou rechnet den passenden Betrag später automatisch auf die Bestellung, Du musst beim Auftrag nichts mehr nachschlagen.

Über Neu anlegen kommt eine weitere Stufe dazu. Wichtig ist, dass die Spannen lückenlos aneinander anschließen und die letzte Stufe nach oben offen bleibt – sonst bleibt eine Großbestellung ohne Versandpreis. Mit dem Stift änderst Du eine bestehende Stufe, mit dem Papierkorb wirfst Du sie raus.

Mindestens eine Stufe brauchst Du, wenn Du Deinen Vinou-Shop betreiben willst. Die Preise selbst kannst Du jederzeit nachziehen, etwa wenn Dein Paketdienst erhöht.

Ein 6er-Karton misst andere Maße als ein 12er – und genau diese Maße braucht der Paketdienst, um Porto und Aufkleber zu berechnen. In diesem Fenster legst Du fest, welche Kartonagen bei Dir im Einsatz sind.

Jede Versandeinheit braucht einen Namen, an dem Du sie beim Packen wiedererkennst – etwa "6 Flaschen" oder "12 Flaschen" –, dazu Breite, Höhe und Tiefe in Zentimetern. Diese drei Maße sind Pflicht, ohne sie lässt sich kein Aufkleber erzeugen. Miss den Karton außen, so wie ihn der Fahrer in der Hand hält.

Über Neu anlegen kommt eine weitere Kartonage dazu. Mit dem Stift änderst Du die Maße einer bestehenden Einheit, wenn Du den Lieferanten wechselst; der Papierkorb entfernt Kartonagen, die Du nicht mehr verwendest.