Vinou Office – Benutzer

Nicht jeder im Betrieb braucht Zugriff auf alles: In diesem Bereich stehen alle Personen, die mit Vinou arbeiten – jede mit eigener Kachel, Name und Rolle. Unter dem Namen siehst Du, ob jemand Administrator ist oder einfacher Benutzer. So behältst Du im Blick, wer im Weingut welche Rechte hat.

Über Neu anlegen kommt eine weitere Person dazu, etwa der Aushilfe im Verkauf oder dem Kellermeister. Das Suchfeld findet einen Eintrag über Name oder E-Mail, auch wenn Du nur einen Teil eingibst. Mit Filter anzeigen grenzt Du die Liste weiter ein, und rechts oben wechselst Du zwischen Kachel- und Listenansicht – die Liste ist übersichtlicher, wenn viele Leute Zugang haben. Download gibt Dir die Übersicht als Datei, praktisch fürs eigene Archiv.

Fährst Du über eine Kachel, färbt sie sich ein und zeigt drei Möglichkeiten: den Stift in der Mitte zum Bearbeiten von Angaben und Rolle, den Schalter links oben, um den Zugang vorübergehend abzuschalten, und den Papierkorb zum endgültigen Entfernen. Der Schalter ist der ruhigere Weg, wenn jemand nur eine Weile pausiert – die Daten bleiben erhalten.

Kommt jemand Neues dazu, bekommt er ein eigenes Konto – so arbeitet jeder unter seinem Namen und Du siehst später, wer was eingetragen hat. Im Reiter „Allgemein“ brauchst Du unter Zugangsdaten den Namen (mindestens drei Zeichen), die E-Mail-Adresse, die zugleich der Anmeldename ist, und ein Passwort mit mindestens zwölf Zeichen, das Du zweimal eingibst.

Unter Einstellungen wählst Du die Sprache und das Startmodul. Wer nur im Keller arbeitet, startet gleich dort. Der Schalter „aktiv“ oben rechts entscheidet, ob sich die Person anmelden darf.

Was jemand sehen und tun darf, legst Du im Reiter „Rollen und Rechte“ fest – etwa bei der Aushilfe im Verkauf, die nicht das ganze Programm braucht. Gespeichert wird über Speichern in der Fußleiste, Abbrechen schließt das Fenster ohne Änderung.

Ganz oben siehst Du, um wen es geht: Bild oder Anfangsbuchstabe, Name und E-Mail-Adresse. Über Bild hochladen bzw. Bild ändern kommt ein Foto dazu, am besten als freigestelltes PNG mit 1000 × 1000 Pixeln. Rechts daneben sitzt der Schalter „aktiv“: Scheidet jemand aus oder pausiert eine Saisonkraft, schaltest Du den Zugang ab – die Daten bleiben erhalten.

Unter Zugangsdaten änderst Du Name, E-Mail-Adresse und Passwort. Ein Passwort musst Du nicht selbst vergeben: Mit Passwort-Mail verschicken bekommt die Person einen Link und legt ihr Passwort selbst fest. Unter Einstellungen stehen Sprache und Startmodul – damit landet jemand nach dem Anmelden gleich dort, wo er arbeitet.

Was jemand darf, regelst Du im Reiter „Rollen und Rechte“. Gespeichert wird über Speichern in der Fußleiste – egal, in welchem Reiter Du gerade bist.

Dein eigenes Profil öffnest Du über Deinen Namen oben in der Kopfzeile. Dort fehlen der Reiter „Rollen und Rechte“, der Schalter „aktiv“ und die Passwort-Mail – Deine eigenen Rechte und Deinen Zugang kann nur ein anderer Administrator ändern.

Ganz oben wählst Du die Rolle: Administrator oder Benutzer. Darunter legst Du fest, welche Bereiche die Person im Menü sieht – zum Beispiel bei der Aushilfe im Verkauf, die nur einen Teil des Programms braucht.

Links stehen alle Module, jedes mit eigenem Schalter. Die Zahl daneben, etwa „5/7“, zeigt, wie viele Untermodule freigegeben sind. Ein Klick auf ein Modul öffnet rechts seine Untermodule, die Du einzeln an- und ausschaltest oder mit Alle auswählen und Alle abwählen auf einmal. Schaltest Du ein Modul ein, sind zunächst alle Untermodule frei; ist es aus, sind seine Untermodule gesperrt.

Auch die Einstellungen sind ein eigenes Modul: Schaltest Du es ab, verschwindet der Menüpunkt für diese Person. Auf dem Smartphone tippst Du ein Modul an und kommst auf eine eigene Seite mit den Untermodulen, über „Module“ geht es zurück. Die Änderungen gelten, sobald die Person Vinou neu lädt oder sich neu anmeldet.

Wer im Weingut mit Vinou arbeitet, steht in dieser Liste. Über das Download-Menü holst Du Dir diese Übersicht als Datei auf den Rechner – mit Namen, E-Mail-Adressen und der jeweiligen Rolle.

Das hilft Dir, wenn Du bei einer Prüfung oder gegenüber Deiner Geschäftsführung belegen musst, wer Zugang hat. Zwei Ausgabewege stehen bereit: einer zum Ansehen und Ausdrucken, einer zum Weiterverarbeiten in einer Tabelle.

Mit Export lädst Du die Liste Deiner Benutzer als Datei herunter – mit den Angaben, die Du auch in der Übersicht siehst, etwa Name, Zugang und Rolle im Betrieb.

Praktisch ist das, wenn Du einmal im Jahr durchgehen willst, wer noch im Weingut arbeitet und wer nicht mehr – oder wenn Du für Deine Unterlagen festhalten musst, wer wann Zugriff auf Eure Daten hatte.

Brauchst Du Deine Benutzer einmal außerhalb von Vinou, holst Du Dir die Liste über Export (EDV) als Datei auf den Rechner. Darin stehen die Angaben, die Du zu den einzelnen Konten hinterlegt hast – so, wie Du sie auch in der Übersicht siehst.

Das ist zum Beispiel praktisch, wenn Du in einer Tabelle in Ruhe durchgehen willst, wer alles Zugang hat, oder wenn Deine Verwaltung eine Aufstellung der Zugänge braucht.

Fährst Du eine Kachel an, färbt sie sich ein und oben erscheinen zwei kleine Symbole. Der Schalter links stellt den Benutzer aktiv oder inaktiv: Ein inaktiver Benutzer bleibt mit allen Angaben erhalten, kann sich aber nicht mehr anmelden – praktisch bei Saisonkräften, die im Winter pausieren.

Das Papierkorb-Symbol daneben entfernt den Benutzer ganz. Das lässt sich nicht rückgängig machen, der Zugang ist danach weg. Wenn jemand später vielleicht zurückkommt, schalte ihn lieber nur inaktiv.

Ein Klick auf die Kachel selbst öffnet den Eintrag zum Bearbeiten – dort änderst Du Name, E-Mail und die Rolle. Wer Administrator ist, darf auch Benutzer anlegen und Einstellungen ändern; ein einfacher Benutzer arbeitet nur mit.