Vinou Office – Weingüter Für Händler

Fremde Weingüter, mit denen Du zu tun hast – etwa als Traubenlieferant, Abfüllpartner oder Erzeuger eines zugekauften Weins –, legst Du auf dieser Seite ab. So hast Du Herkunft und Kontakt immer griffbereit, wenn Du einen Wein anlegst oder eine Lieferung zuordnest.

Über das Suchfeld kommst Du auch bei vielen Einträgen schnell ans Ziel: Ein Teil des Namens, das Land oder die Region genügt. Rechts oben schaltest Du zwischen Kachel- und Listenansicht um – die Kacheln zeigen mehr auf einen Blick, die Liste eignet sich zum Durchgehen. Mit Download holst Du Dir alle Weingüter als Datei, etwa für eine Übersicht Deiner Lieferanten.

Mit dem orangefarbenen Plus legst Du ein neues Weingut an. Vorher wählst Du rechts das Land aus – daran hängen die passenden Anbaugebiete und Regionen, sodass die Herkunftsangaben von Anfang an stimmen und Du sie später nicht nachbessern musst.

Arbeitest Du mit anderen Betrieben zusammen – als Fassweinlieferant, Abfüllkunde oder Erzeugergemeinschaft –, legst Du sie über dieses Fenster an. Einmal erfasst, steht das Weingut später überall zur Auswahl, wo Du es brauchst, und Du musst die Adresse nie wieder eintippen.

Zwingend sind nur zwei Angaben: die Bezeichnung und das Land. Beide sind als Pflichtfeld gekennzeichnet, alles andere kannst Du in Ruhe nachtragen. So kannst Du ein Weingut auch mitten in der Arbeit schnell anlegen und die Feinheiten später ergänzen.

Sinnvoll sind darüber hinaus vor allem diese Angaben:

• Ansprechpartner und vollständige Anschrift – damit Schriftverkehr und Lieferpapiere gleich stimmen

• Weinregion – hilfreich, wenn Du Herkünfte sauber auseinanderhalten willst

• USt-ID. – wichtig für die Abrechnung, besonders bei Geschäften ins Ausland

• Telefon und Fax unter „Kontakt“ – so hast Du die Nummer parat, wenn es im Keller schnell gehen muss

Zum Sichern nutzt Du das Speichersymbol unten rechts. Mit dem Kreuz oben schließt Du das Fenster wieder, ohne etwas anzulegen.

Der orange Knopf oben rechts bündelt drei Wege, Deine Weingüter aus Vinou heraus- oder hineinzubekommen. Einmal als einfache Datei zum Weiterreichen, einmal im EDV-Format für andere Programme – und in der Gegenrichtung, um bestehende Listen auf einen Schlag zu übernehmen.

Das spart Dir vor allem Tipparbeit: Was einmal woanders erfasst wurde, musst Du nicht noch einmal von Hand eingeben. Was die drei Punkte im Einzelnen tun, steht in den folgenden Abschnitten.

Ein Klick auf Export, und Vinou stellt Dir Deine Weingüter als Datei zum Herunterladen bereit – mit den Angaben, die Du zu den Betrieben hinterlegt hast, etwa Name, Anschrift und Kontaktdaten.

Gebraucht wird das immer dann, wenn die Daten woanders hin sollen: als Adressliste für einen Serienbrief, als Grundlage für einen Newsletter-Versand oder wenn Deine Buchhaltung die Anschriften braucht. Du öffnest die Datei mit einem Tabellenprogramm und arbeitest dort ganz normal weiter.

Was in Vinou steht, bleibt dabei unverändert – der Export ist nur eine Kopie zum Mitnehmen.

Ein anderes Programm braucht Deine Weingut-Daten? Über Export (EDV) baut Vinou Dir eine Datei mit den Angaben, die Du zu den Weingütern erfasst hast – Anschrift, Kontaktdaten und die weiteren Felder aus den Einträgen.

Der Weg über EDV ist dann sinnvoll, wenn die Daten nicht für Dich zum Nachschauen gedacht sind, sondern von einem anderen System eingelesen werden sollen – etwa von der Buchhaltung oder einem Programm, das Du zusätzlich nutzt. Du lädst die Datei herunter und gibst sie einfach weiter.

Klingt verdreht, ist aber praktisch: Import (EDV) lädt Dir zuerst eine Datei herunter. Darin stehen die Spalten, die Vinou für ein Weingut erwartet – also genau die Angaben, die Du sonst im Formular einzeln ausfüllst.

Du trägst Deine Betriebe in diese Datei ein und spielst sie anschließend zurück. Das lohnt sich, wenn Du gleich mehrere Weingüter auf einmal aufnimmst – etwa alle Traubenlieferanten vor dem Herbst oder eine Liste, die Du bisher in einer Tabelle gepflegt hast.